Номенклатура справ — обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (ст. 1 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 р. № 3814-XII).
Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній і паперовій формах, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Номенклатура справ підприємства складається щороку на підставі номенклатур справ структурних підрозділів.
Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляють не пізніше 15 листопада поточного року. Документи з військового обліку включають до відповідного розділу загальної номенклатури справ підприємства, а якщо військовий облік веде окремий структурний підрозділ — до номенклатури цього підрозділу.
Зведена номенклатура справ затверджується керівником підприємства не пізніше грудня поточного року і вводиться в дію з 1 січня наступного року.
Анна МІЛІЄНКО-САМСОНОВА
головна редакторка журналу
«Інспектор з військового обліку»