ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
адміністратора
(код КП — 4222)
1. Загальні положення
1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права та відповідальність адміністратора офісу підприємства (окремого структурного підрозділу підприємства).
1.2. Адміністратор належить до професійної групи «Технічні службовці».
1.3. Адміністратор призначається на посаду та звільняється з неї наказом директора підприємства за поданням заступника директора (менеджера з адміністративної діяльності, іншого керівника або без подання).
1.4. Адміністратор безпосередньо підпорядковується керівнику офісу підприємства (менеджеру з адміністративної діяльності, іншому керівнику).
1.5. У своїй діяльності адміністратор керується чинним законодавством України, установчими документами підприємства, локальними нормативними актами підприємства, у тому числі правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором на підприємстві, Положенням про структурний підрозділ підприємства (офіс підприємства), в якому він працює, Положенням про комерційну таємницю підприємства, Положенням про організацію охорони в офісі підприємства, корпоративними та іншими стандартами з обслуговування відвідувачів (клієнтів) офісу, а також наказами і розпорядженнями керівництва підприємства (менеджера з адміністративної діяльності), нормативними і методичними документами щодо організації діловодства на підприємстві (в офісі), інструкціями з охорони праці, цією посадовою інструкцією.
1.6. Робоче місце адміністратора знаходиться в адміністративному (іншому) офісі підприємства (структурного підрозділу) та обладнане відповідними засобами зв'язку, персональним комп'ютером, який підключено до локальної мережі підприємства та Інтернету, а також відповідною оргтехнікою, місцями збереження документації (сейфом).
1.7. У разі відсутності адміністратора на робочому місці (хвороба, відпустка, відрядження тощо) виконання його обов'язків забезпечує у межах компетенції інший працівник офісу відповідної кваліфікації (наприклад, безпосередньо менеджер з адміністративної діяльності, секретар, оператор комп'ютерного набору) за розпорядженням керівника офісу (менеджера з адміністративної діяльності). У свою чергу адміністратор може тимчасово у межах компетенції за розпорядженням керівника офісу заміщувати іншого працівника офісу (офісного службовця) у разі його тимчасової відсутності на робочому місці.
1.8. Перший екземпляр зберігається у відділі персоналу, другий — у керівника підрозділу, копія — у працівника.
1.9. У разі перерозподілу обов'язків між працівниками підприємства до цієї посадової інструкції за наказом директора підприємства можуть бути внесені зміни або доповнення відповідно до чинного законодавства.
2. Завдання та обов'язки
2.1. Забезпечує роботу з ефективного і культурного обслуговування відвідувачів.
2.2. Створює для них комфортні умови.
2.3. Здійснює контроль за збереженням матеріальних цінностей.
2.4. Консультує відвідувачів з питань наявних послуг.
2.5. Вживає заходів щодо запобігання і ліквідації конфліктних ситуацій.
2.6. Розглядає претензії, пов’язані з незадовільним обслуговуванням відвідувачів, і вживає відповідних організаційно-технічних заходів.
2.7. Здійснює контроль за раціональним оформленням приміщень, стежить за оновленням і станом реклами в приміщеннях і на будівлі.
2.8. Забезпечує чистоту і порядок у приміщеннях і на прилеглих до них територіях.
2.9. Контролює додержання робітниками підприємства, установи, організації (далі — підприємство) трудової і виробничої дисципліни, правил і норм охорони праці, вимог виробничої санітарії і гігієни, протипожежного захисту.
2.10. Інформує керівництво підприємства про наявні недоліки в організації обслуговування відвідувачів, вживає заходів щодо їх ліквідації, здійснює контроль за виконанням працівниками вказівок керівництва підприємства.
3. Права
Для виконання своїх функцій адміністратор має право:
3.1. Визначати пріоритети у взаємовідносинах керівника офісу з окремими працівниками, посадовими особами інших організацій, відвідувачами.
3.2. Візувати окремі категорії документів, що належать до його компетенції.
3.3. Ознайомлюватися з документами, які визначають його права і обов'язки, а також критерії якості здійсненої їм роботи.
3.4. Запитувати і отримувати у встановленому порядку від структурних підрозділів підприємства, а також від інших організацій (у межах своєї компетенції) різні матеріали, довідки, інформацію та документи.
3.5. Готувати проекти рішень і окремих документів в межах своєї компетенції.
3.6. У межах своєї компетенції та повноважень відповідати на телефонні дзвінки, адресовані керівнику або іншим працівникам офісу.
3.7. Вносити пропозиції керівнику офісу щодо підвищення ефективності і якості своєї роботи
4. Відповідальність
4.1. Адміністратор несе відповідальність за:
4.1.1. Неналежне виконання вимог організаційно-розпорядчих документів підприємства, що стосуються його сфери діяльності.
4.1.2. Недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства.
4.1.3. Невиконання або неналежне виконання своїх посадових обов'язків згідно з цією посадовою інструкцією.
4.1.4. Перевищення своїх повноважень, визначених цією посадовою інструкцією та відповідними організаційними документами підприємства.
4.1.5. Вчинення матеріальних збитків підприємству з власної провини у межах, встановлених чинним законодавством України.
4.1.6. Розголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства.
4.1.7. Порушення норм ділової етики під час спілкування з відвідувачами офісу.
4.1.8. Недотримання правил і норм охорони праці, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища.
4.2. Оцінювання роботи адміністратора здійснює керівник офісу (інший керівник) з врахуванням відповідних критеріїв оцінювання, чинних на підприємстві, та ступеня персональної відповідальності адміністратора. Основним критеріями при оцінюванні його роботи є відповідні об'єктивні показники, що характеризують якість і своєчасність виконання ним роботи, використання наданих йому прав
5. Повинен знати
5.1. Постанови, розпорядження, накази та інші нормативні документи і керівні матеріали, які стосуються організації підприємства.
5.2. Організаційну структуру управління підприємства.
5.3. Права і обов’язки працівників, режим їх роботи.
5.4. Правила і методи організації процесу обслуговування відвідувачів.
5.5. Асортимент послуг, що реалізуються.
5.6. Основи маркетингу.
5.7. Принципи планування та оформлення приміщень, вітрин, організації реклами.
5.8. Основи естетики, етики, психології та обслуговування відвідувачів, основи економіки, організації праці й управління.
5.9. Основи законодавства про працю.
6. Кваліфікаційні вимоги
Старший адміністратор: неповна вища освіта (молодший спеціаліст) і стаж роботи за професією адміністратора не менше 1 року або повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта і стаж роботи за професією адміністратора — не менше 2 років.
Адміністратор: неповна вища освіта (молодший спеціаліст) або повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта. Без вимог до стажу роботи.