Відповідно до вимог частини першої статті 47 Кодексу Законів про працю України роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні та провести з ним розрахунок у строки, визначені статтею 116 цього Кодексу, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.
Трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.
Якщо працівник у день звільнення відсутній на роботі, то видати особисто трудову книжку йому неможливо. У такому випадку власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.
Згідно зі статтею 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
Водночас зауважуємо, що відповідно до абзацу третього пункту 37 Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05.03.2009 р. № 270, у міжнародних поштових відправленнях забороняється пересилати дозволи на право носіння зброї, трудові книжки, військові квитки, документи, що посвідчують особу (крім пересилання в реєстрованих міжнародних поштових відправленнях паспортів громадянина України для виїзду за кордон, а також у період дії воєнного стану або на період, що закінчується в останнє число місяця, у якому завершується дія карантину, встановленого на території України Кабінетом Міністрів України, паспортів громадянина України, посвідчення особи на повернення в Україну).
Довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Довіреність на вчинення правочину представником може бути надана особою, яку представляють (довірителем), безпосередньо третій особі (частина третя статті 244 ЦКУ). Довіреність, що видається у порядку передоручення, підлягає нотаріальному посвідченню (частина друга статті 245 ЦКУ).
Якщо довіреність відповідає вимогам законодавства, то за умови надання представником документа, що посвідчує його особу, роботодавець може видати йому трудову книжку довірителя, залишивши для зберігання на підприємстві оригінал або належним чином засвідчену копію довіреності та копію документа, що посвідчує особу представника.
У Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них зазначається, що трудову книжку видано на підставі довіреності, вказавши прізвище та ініціали отримувача та реквізити довіреності.
Зауважуємо, що трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
Джерело: Східне міжрегіональне управління Держпраці