Черговість, згідно з якою надають відпустки, встановлюють у графіку, який затверджує роботодавець за погодженням із профспілкою або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Про обов'язок роботодавця затверджувати графік відпусток йдеться у частині четвертій ст. 79 КЗпП і частині 10 ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР.
Як правило, графік відпусток складають на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. Саме ці строки згадуються в п. 20 Типових правилах для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1984 р. № 213.
Проте трапляються ситуації, коли потрібно внести корективи до вже затвердженого графіка відпусток. В Управлінні Держпраці у Хмельницькій області пояснюють, що працівник може подати заяву з проханням надати щорічну відпустку (її частину) поза графіком.