Фахівці Держпраці роз’яснили, як діяти, якщо трудова книжка звільненого працівника залишилася у відділі кадрів.
Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання та видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб’єкта господарювання згідно з п. 4 постанови КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 р. № 301 (далі — Постанова № 301).
Згідно з п. 3 Постанови № 301 трудові книжки повинні зберігатися на підприємствах, у представництвах іноземних суб’єктів господарювання, а в разі звільнення працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.
У день звільнення працівника підприємство зобов’язане здійснити з ним повний розрахунок і видати йому трудову книжку із записом про звільнення під розписку в журналі обліку (ст. 47 КЗпП; п. 3 Постанови № 301; п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58 (далі — Інструкція № 58).
Тож керівнику необхідно з’ясувати, з яких причин після звільнення працівника його трудова книжка залишилася на підприємстві. Причин може бути кілька, як і варіантів їх вирішення цієї ситуації.
Можливо, трапилося так, що працівник у день звільнення був відсутній на роботі. У такому випадку роботодавець у день звільнення надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника. Надсилати трудову книжку поштою без письмової згоди співробітника не можна.
Повідомлення бажано направляти рекомендованим листом з відміткою про вручення відправлення працівнику з описом вкладення. У такому випадку в разі виникнення трудового спору в роботодавця буде додатковий доказ відсутності його вини у затримці видачі працівнику трудової книжки. Можна отримати від працівника згоду на пересилання трудової книжки засобами поштового зв’язку, із зазначенням поштової адреси, на яку необхідно надіслати цей документ. Отримавши від працівника таку згоду із зазначенням адреси, роботодавець, керуючись п. 4.2 Інструкції № 58, надсилає працівникові трудову книжку на вказану ним адресу.
Інший варіант: працівнику було надано відпустку з подальшим звільненням. У день звільнення він на підприємство не прийшов. Алгоритм дій у такому випадку аналогічний описаному вище. Ще ситуація: працівник не одержав трудової книжки в день звільнення у зв’язку з відсутністю в цей день на роботі з певних причин і передав заяву з проханням видати його трудову книжку родичам. У такому разі працівнику необхідно оформити довіреність для отримання трудової книжки родичами. Видавати трудову книжку під розписку найближчим родичам (без довіреності) можна тільки в разі смерті співробітника (п. 4.3 Інструкції № 58).
Якщо затримка у видачі трудової книжки сталася з вини роботодавця, доведеться виплатити працівнику середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ст. 235 КЗпП, п. 4.1 Інструкції № 58). У цьому випадку днем звільнення вважатиметься день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення необхідно видати наказ і внести запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнають недійсним у порядку, встановленому п. 2.10 Інструкції № 58.
Що робити роботодавцю, якщо все ж не вдалося вручити трудову книжку звільненому працівникові? У цьому випадку слід керуватися нормами п. 6.2 Інструкції № 58. Відповідно до цієї норми трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у закладі окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві протягом 50 років, а після закінчення зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.