Відповідно до абзацу першого п. 42.6 ПКУ електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до ПКУ, законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV та «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII без укладення відповідного договору.
Порядок обміну електронними документами платника податків та контролюючого органу затверджується центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику (абзац десятий п. 42.6 ПКУ).
Пунктом 2 розділу ІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 р. № 557 (далі – Порядок № 557), визначено, що автор (платник) створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронній та паперовій формі, із зазначенням усіх обов’язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП) та печатки (за наявності), керуючись Порядком № 557.
Згідно з абзацом другим пп. 48.5.1 ПКУ достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність накладеного на електронний документ КЕП чи печатки платника податку.
Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, автор (платник) повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває автор (платник), шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо КЕП (далі – Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 1 до Порядку № 557 (п. 3 розділу ІІІ Порядку № 557).
Пунктом 4 розділу ІІІ Порядку № 557 передбачено, що до Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються КЕП усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них – КЕП керівника і останньою – кваліфікована електронна печатка (за наявності).
Перша квитанція, що формується за результатами зазначеної в п. 7 розділу II Порядку № 557 автоматизованої перевірки Повідомлення, надсилається автору (платнику) протягом двох годин з часу його отримання контролюючим органом, в іншому разі – протягом перших двох годин наступного операційного дня.
Друга квитанція формується автоматично та є підтвердженням про прийняття або повідомленням про неприйняття в контролюючому органі Повідомлення.
- першим – головного бухгалтера;
- другим – особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор»;
- третім – кваліфікована електронна печатка (за наявності).
У разі тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) головного бухгалтера на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються КЕП керівника (директора) та кваліфікована електронна печатка (за наявності).
Джерело: ЗІР 129.03