Хто підписує документи за відсутності посадових осіб


07.10.2020

Пресслужба Головного управління Держпраці в Одеській області роз’яснила питання підписання звітності в разі відпустки керівника підприємства. Аналогічні питання виникають також під час відпустки головного бухгалтера. Тож фахівці управління розглядають ці питання одночасно щодо двох посадовців підприємства, які підписують розпорядчі документі (накази, розпорядження, банківські, фінансові документи): керівника та головного бухгалтера.

Відпустка є формою відпочинку, гарантованою всім працівникам ст. 45 Конституції України.

У преамбулі Закону України «Про відпустки» зазначено, що відпустка надається працівникам для відновлення працездатності, зміцнення здоров’я, а також для виховання дітей, задоволення власних життєво важливих потреб та інтересів, всебічного розвитку особи.

У період відпустки працівник не несе обов’язку виконувати роботу, обумовлену трудовим договором, і підлягати внутрішньому трудовому розпорядку. Тож працівник має бути увільненим від виконання повноважень за посадою на час відпустки, дисциплінарне стягнення не застосовується в разі перебування працівника у відпустці.

Адже фактично робота під час відпустки (у тому числі підписання документів) суперечить суті самого поняття «відпустка». Тобто працівники, які перебувають у відпустці чи на «лікарняному», у розумінні трудового законодавства не можуть вважатися такими, що виконують у цей період роботу, обумовлену трудовим договором.

У пригоді може стати лист Міністерства соціальної політики України від 17.10.2016 р. № 376/06/186-16, в якому наголошено на неможливості виконання керівником (головним бухгалтером) посадових обов’язків у період відпустки.

Доцільно питання про призначення тимчасово виконуючих обов’язки врегулювати завчасно. Адже директор і бухгалтер можуть бути відсутні не тільки в період відпустки, а й, наприклад, у зв’язку з відрядженням.

Зазвичай найчастіше обов’язки директора/головбуха виконують їх заступники, якщо заступника немає — керівник структурного підрозділу (заступник головбуха, бухгалтер) тощо.

З метою уникнення можливих негативних наслідків до штату підприємства можна ввести посаду, наприклад, заступника керівника, обіймаючи яку працівник виконуватиме обов’язки керівника (головного бухгалтера) у разі тимчасової відсутності останнього.

Ситуацію можна спростити, якщо питання призначення виконуючих обов’язки директора (головного бухгалтера) будуть прописані в посадових інструкціях працівників, які тимчасово їх замінюватимуть.

Виконання обов’язків керівника (головного бухгалтера) під час відпустки може здійснюватися шляхом:

  • відкликання працівника з відпустки у встановленому порядку. При цьому законодавством визначено вичерпні випадки, коли допускається відкликання. Згідно з частиною восьмою ст. 79 КЗпП відкликання зі щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства. Тобто ситуація, яка розглядається (перебування у відпустці), не підпадає під ці обставини;
  • передачі повноважень(у тому числі права підпису) іншому працівнику.

Слід зазначити, що водночас Міністерство соціальної політики України в листі від 21.07.2011 р. № 590/13/84-11 вказує, що виконання службових обов’язків за більш відповідальною посадою за тимчасово відсутнього працівника, коли це пов’язано з розпорядчими функціями, є тимчасовим заступництвом.

Підприємство може самостійно визначати, який варіант оформлення тимчасово виконуючого обов’язки директора/головбуха обрати в такому випадку. Адже із цього приводу чинне законодавство обмежень не встановлює.

Оформити тимчасового заступника директора/головбуха можна шляхом:

  • тимчасового заступництва (заміщення). Працівник звільняється від своєї основної роботи й виконує лише обов’язки директора/головбуха;
  • виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. У такому випадку працівник виконуватиме обов’язки директора/головбуха без звільнення від своєї основної роботи (ст. 105 КЗпП).

Порядок оформлення та оплати тимчасового замісництва регламентується роз’ясненням Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29.12.1965 р. № 30/39.

Виконання обов’язків іншого працівника в табелі обліку робочого часу окремо не відображається, оскільки це відбувається протягом робочого часу поряд із виконанням основних обов’язків працівника. Окремого наказу керівника про припинення виконання функцій відсутнього працівника також оформлювати не потрібно.

Лист Мінсоцполітики від 17.10.2016 р. № 376/06/186-16


◦ Офіційні роз’яснення
◦ Трудовi вiдносини
◦ Заміна відсутнього працівника