Хто може виправити запис у разі помилки
У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис (п. 2.6 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58; далі — Інструкція № 58).
Як відбувається приведення у відповідність назви посади чи професії
Приведення назви посади чи професії у відповідність до Класифікатора професій (далі — КП) може відбуватися без змін в організації виробництва та праці, тож про це не потрібно повідомляти працівника, який обіймає цю посаду (працює за професією), за два місяці. Достатньо лише видати відповідний наказ, на підставі якого внести зміни до штатного розпису, трудової книжки працівника, який обіймає цю посаду, посадової інструкції та доповнення до особового листка з обліку кадрів.
Оскільки КП не є нормативним актом, а лише документом, рекомендовано видавати на підприємствах накази (розпорядження), які приводять у відповідність до КП професійні назви робіт, затверджені штатним розписом підприємства. Також до штатного розпису слід вносити зміни, якщо назва певної посади була записана правильно, але згодом, внаслідок внесення змін та доповнень до КП, зазнала змін.
Чи повинен працівник ознайомлюватися з новим записом у трудовій книжці
Працівника потрібно ознайомити з новим записом у трудовій книжці під підпис в особовій картці, оскільки п. 2.5 Інструкції № 58 передбачено, що з кожним записом, що вноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення та звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під підпис в особовій картці, в якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки (вкладиша).
Якою є процедура приведення штатного розпису у відповідність до КП
1. Проводиться аналіз назв посад (професій) на відповідність до КП.
2. Аналізуються фактично виконувані працівниками завдання та обов’язки на відповідність до назв посад (професій) з урахуванням кваліфікаційних характеристик та вимог, установлених для певних професій.
3. Оформлюються результати аналізу штатного розпису та готується доповідна записка про необхідність внесення змін до штатного розпису.
4. Видаються накази з основної діяльності про внесення змін до штатного розпису та наказ з особового складу про внесення змін до трудових книжок працівників та інших кадрових документів (особова картка, посадова інструкція тощо).
Коли потрібно повідомляти працівника про зміну істотних умов праці
Відповідно до частини третьої ст. 32 КЗпП у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці допускається зміна істотних умов праці в разі продовження роботи за тією ж спеціальністю, кваліфікацією чи посадою. Про зміну істотних умов праці (систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад тощо) працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці. Отже, якщо зміна назви посади (професії) зумовлює зміну посадових (робочих) обов’язків, розряду, розміру оплати праці тощо, працівника має бути повідомлено про це не пізніше ніж за два місяці.
Чи варто оновлювати штатний розпис і коли
Згідно з частиною третьою ст. 64 Господарського кодексу України підприємство, тобто роботодавець, має право самостійно визначати організаційну структуру, а також встановлювати чисельність працівників і штатний розпис. На сьогодні жодним нормативним документом не затверджено типової форми штатного розпису, крім підприємств, установ, організацій з бюджетним фінансуванням, які складають його відповідно до типової форми. Штатний розпис може оновлюватися шляхом внесення змін до чинного штатного розпису (кількість і періодичність таких нововведень не обмежується) або затвердження нової редакції штатного розпису, що діятиме з дати, яка буде в ньому зазначена. Такий формат є доцільним у разі, якщо потрібно внести багато змін.