Постановою правління ПФУ «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок» від 01.06.2022 р. № 8-3 (далі — Постанова № 8-3) було затверджено зміни до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1.
5 липня текст Постанови № 8-3 було опубліковано у виданні «Офіційний вісник України». Оскільки ця постанова набирає чинності через 10 днів з дня її офіційного опублікування, відповідно з 15 липня почнуть діяти нові правила подання відомостей про трудову діяльність в електронній формі.
Зокрема, Постановою № 8-3 передбачено:
- черговість подання даних про трудову діяльність працівників в е-формі. Так, з дати набрання чинності Постанови № 8-3 відомості про трудову діяльність працівника в електронній формі можна подавати в будь-який період упродовж 5 років з дня набрання чинності Законом № 1217, але насамперед слід подати відомості про трудову діяльність осіб, яким до настання пенсійного віку залишилося 2 і менше років, та про трудову діяльність осіб за період до 1 липня 2000 р.;
- зміни у правилах передавання відомостей про трудову діяльність через вебпортал ПФУ. Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу (його структуру наведено в затвердженому Постановою № 8-3 додатку) одним із таких способів:
- у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
- в оцифрованому вигляді шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис;
- необхідність подання тільки заповнених сторінок трудової книжки;
- порядок повторного подання трудових книжок. Зокрема, повторно подаються відомості про трудову діяльність у разі виправлення записів, якщо виявлено неправильний чи неточний запис про періоди роботи за періоди страхового стажу після 01 липня 2000 р. або створено неправильний чи неточний електронний запис в е-кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України. У разі повторного подання відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами;
- можливість подання відомостей про трудову діяльність особисто працівниками до ПФУ. Зокрема, відомості про трудову діяльність зможуть подаватися до територіального органу ПФУ працівником особисто або через вебпортал електронних послуг ПФУ працівником чи страхувальником;
- порядок подання даних у разі відсутності інформації в реєстрі застрахованих осіб. Зокрема, у разі відсутності відомостей про прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, призупинення / відновлення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання вони подаються страхувальником шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника.
Детальніше про новий порядок можна почитати тут.