Заповнення єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ: відповіді на актуальні запитання

Фахівці Головного управління Пенсійного фонду України в Чернівецькій області підготували відповіді на актуальні запитання щодо податкових розрахунків.

«Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску» затверджено наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (у редакції наказу Мінфіну від 15.12.2020 № 773), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 30.01.2015 за № 111/26556, встановлює такі типи Податкового розрахунку:

• «Звітний». Такий Розрахунок подається за звітний (податковий) період перший раз. Розрахунок з типом «Звітний», який прийнятий контролюючим органом та пройшов всі контролі, у тому числі під час завантаження до Реєстру страхувальників та до Реєстру застрахованих осіб, залишається чинним під час прийняття контролюючим органом наступного Розрахунку за такий звітний (податковий) період.
• «Звітний новий». Такий Розрахунок подається наступним після «Звітного» за звітний (податковий) період до закінчення граничного строку подання з даними про уточнення в сумах нарахованого податку на доходи фізичних осіб, військового збору, єдиного внеску та/або реквізитах. Подається у разі виявлення помилок у сумах нарахованого податку на доходи фізичних осіб, військового збору, єдиного внеску у Розрахунку та/або в сумах нарахованого податку на доходи фізичних осіб, військового збору, єдиного внеску або реквізитах у рядках додатків до Розрахунку та містить виключно коригування даних на підставі інформації з попередньо поданих за такий звітний (податковий) період Розрахунків з типом «Звітний» або «Звітний новий», як передбачено порядком коригування даних Розрахунку (додатків).
• «Уточнюючий». Такий Розрахунок подається після закінчення граничного строку подання для відповідного звітного (податкового) періоду з даними про уточнення в сумах нарахованого податку на доходи фізичних осіб, військового збору, єдиного внеску та/або реквізитах. Подається у разі виявлення помилок у сумах нарахованого податку на доходи фізичних осіб, військового збору, єдиного внеску у Розрахунку та/або в сумах нарахованого податку на доходи фізичних осіб, військового збору, єдиного внеску або реквізитах у рядках додатків до Розрахунку та містить виключно коригування даних на підставі інформації з попередньо поданих за минулий звітний (податковий) період Розрахунків, як передбачено порядком коригування даних Розрахунку (додатків).
• «Довідковий». Такий Розрахунок подається платником єдиного внеску з типом «Звітний», у додатках якого наявна інформація щодо призначення пенсії застрахованим особам або матеріального забезпечення, страхових виплат.

Додаток 1 до Розрахунку «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (далі – Д1) призначений для щоквартального формування платниками єдиного внеску щодо кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) у розрізі місяців звітного кварталу.

Якщо платник єдиного внеску у звітному кварталі не використовує працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, – Д1 за відповідний квартал не подається.

Такі відомості формуються з урахуванням кодів категорій застрахованих осіб, визначених у додатку 1 до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску затверджено наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (в чинній редакції).

Внесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (нарахованого доходу) допускається лише у разі відображення:

• сум перерахунків заробітку (доходу), що пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх звітних (податкових) періодах;
• сторнованих сум відпускних, допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами.
• сторнованих сум, нарахованих платниками єдиного податку, які обрали спрощену систему оподаткування – фізичними особами – підприємцями, які належать до другої та третьої групи платників єдиного податку, а також юридичними особами, які належать до третьої групи платників єдиного податку, у період дії воєнного стану, для категорії застрахованих осіб 29, 36, 37, 39, 42-45, 47, 50, 66, 75-78 відповідно до додатка 1 до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску затверджено наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.

Якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній звітний (податковий) період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої заробітної плати включаються до заробітної плати місяця, у якому були здійснені такі донарахування.

Стосовно однієї застрахованої особи допускається декілька записів у Додатку 1 Податкового розрахунку, якщо протягом одного звітного (податкового) періоду застрахованій особі були здійснені нарахування виплат:

• за поточні та майбутні періоди (відпускні, допомога у зв’язку з вагітністю та пологами);
• за минулі періоди (тимчасова непрацездатність та перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами;
• нарахування сум заробітної плати (доходу) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання якої (яких) перевищує календарний місяць;
• за відпрацьований час після звільнення з роботи;
• згідно з рішенням суду – сум середньої заробітної плати за вимушений прогул.

Кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця не може зазначатися у звітному місяці за майбутні та минулі звітні періоди, за винятком відпустки, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами і випадків поновлення на роботі особи за рішенням суду.

За наявності декількох рядків стосовно однієї застрахованої особи кількість календарних днів перебування у трудових / цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця зазначається лише в одному, а саме у тому, в якому зазначаються дані про суми заробітної плати (за їх наявності).

Ознака «неповний робочий час» відповідно до статті 56 Кодексу законів про працю України встановлюється угодою сторін як під час прийняття на роботу, так і в період роботи. Ознака «неповний робочий час» проставляється у разі, якщо особа працює:

• неповний робочий день (тобто зменшення тривалості щоденної роботи на обумовлену кількість годин);
• неповний робочий тиждень (зберігається нормальна тривалість робочого дня, але зменшується кількість робочих днів на тиждень);
• поєднання неповного робочого дня і неповного робочого тижня (наприклад, тривалість робочого дня – 5 годин при 4 робочих днях на тиждень).

У графі 25 «Ознака (0, 1)» Додатка 1 Податкового розрахунку відображається ознака «0», якщо рядок потрібно ввести, чи ознака «1», якщо рядок потрібно виключити.

Графа заповнюється лише для «Звітного нового» та «Уточнюючого» Податкових розрахунків у порядку, визначеному розділом V Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску затверджено наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (у чинній редакції).

У Додатку 1 до Розрахунку додано нову графу 26 «Ознака наявності трудового договору з нефіксованим робочим часом (1 – так, 0 – ні), яка підлягає заповненню. Таку ознаку роботодавці встановлюють відповідно до ст. 21-1 КЗпП:

• ознаку «1» проставляють у разі, якщо працівник виконує роботу на підставі трудового договору з нефіксованим робочим часом;
• ознака «0», – якщо до працівника не застосовують умови ст. 21-1 КЗпП.

Трудовий договір з нефіксованим робочим часом – це особливий вид трудового договору, умовами якого не встановлено конкретний час виконання роботи, обов’язок працівника виконувати яку виникає виключно у разі надання роботодавцем передбаченої цим трудовим договором роботи без гарантування того, що така робота надаватиметься постійно, але з дотриманням умов оплати праці, передбачених ст. 21-1 КЗпП.

Тому наголошуємо на безумовному дотриманні Порядку заповнення страхувальниками Податкового розрахунку, заповнення всіх необхідних реквізитів звітності, в тому числі і в Додатках Податкового розрахунку в розрізі застрахованих осіб. У разі якщо при формуванні та поданні Розрахунку страхувальник допустив помилки у звітності, то інформація з такого звіту не буде завантажена до Реєстру застрахованих осіб.

Додаток 5 до Розрахунку «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (далі – Д5) призначений для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Д5 до Розрахунку подається платником єдиного внеску, якщо протягом звітного періоду:

• укладено або розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір, крім цивільно-правового договору, укладеного з фізичною особою – підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань) із застрахованою особою;
• укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;
• особу переміщено з одного структурного підрозділу до іншого, переведено на іншу постійну посаду або роботу у того самого платника єдиного внеску;
• особу призначено на нову посаду;
• особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби (із виключенням зі списків особового складу військової частини (військового навчального закладу, установи тощо)) у порядку, встановленому положеннями про проходження військової служби;
• особі надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (у тому числі особам із числа військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу);
• особі надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
• особі надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку.

Записи про причини звільнення в Д5 мають вноситися у точній відповідності до формулювань чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Наприклад, п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП.

У разі якщо за даними платника єдиного внеску протягом звітного періоду не було зафіксовано фактів укладання та розірвання трудових угод (цивільно-правових договорів), зміни посади, термінів проходження військової служби або надання відповідної відпустки, Д5 до Розрахунку не формується та не надається.

Якщо протягом звітного періоду платником єдиного внеску із застрахованою особою було розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір), а потім знову укладено, на таку застраховану особу робиться два записи в Д5 до Розрахунку: перший – із зазначенням дати припинення трудових відносин, другий – із зазначенням дати початку трудових або цивільно-правових відносин.

У разі якщо особі надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку або відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, у звітному місяці зазначається дата початку відпустки.

У разі якщо в особи закінчилась відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку або відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, у звітному місяці зазначається дата закінчення відпустки.