У разі неможливості виконання планів з перевірки стану організації та ведення військового обліку в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях внаслідок обставин непереборної сили проводиться документальна перевірка шляхом надсилання до таких органів, підприємств, установ та організацій письмових запитів щодо отримання відповідної інформації.
Під час її проведення перевіряються такі документи:
- положення про підрозділ, функціональні обов’язки (інструкції) посадових осіб об’єкта перевірки, які визначені відповідальними за організацію та ведення військового обліку, а також організацію бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час, положення про структурні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, що забезпечують функціонування системи військового обліку у відповідній сфері управління (галузі економіки);
- копії наказів про призначення посадових осіб, відповідальних за ведення військового обліку;
- списки призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на персонально-первинному військовому обліку;
- списки персонального військового обліку;
- списки військовозобов’язаних та резервістів, яким видано мобілізаційні розпорядження;
- списки військовозобов’язаних, які заброньовані на період мобілізації та на воєнний час;
- відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів;
- інші документи з питань військового обліку.