1. Фіксація прогулу
Підтвердженням факту вчинення працівником дисциплінарного порушення може бути доповідна/службова записка та інший документ. Якщо у працівника є безпосередній керівник, його відсутність на робочому місці може бути викладена в доповідній записці керівника Але це може зробити й відділ кадрів, який, наприклад, виявить відсутність запису в журналі реєстрації виходу на роботу й відобразить це у службовій записці і табелі обліку робочого часу.
Якщо працівник був відсутній на роботі без поважних причин понад три години протягом робочого дня — складається акт про його відсутність. В табелі прогул без поважних причин позначається відміткою «ПР», але до визначення причини відсутності працівника цей день може табелюватися як неявка з нез’ясованих причин «НЗ».
Крім цього, якщо працівник протягом дня і пропрацював деякий час, і був відсутній на робочому місці понад три години без дозволу керівництва, до табеля обліку робочого часу має бути занесена кількість фактично відпрацьованих працівником годин.
2. Отримання пояснень від працівника
або направлення працівнику листа про надання пояснень
До початку проведення процедури звільнення роботодавець повинен зажадати від працівника (порушника трудової дисципліни) письмове пояснення. Оскільки законодавством чітко не встановлено, як саме це має бути зроблено, свою вимогу роботодавець може оформити у вигляді повідомлення про необхідність надати письмове пояснення. Цей документ оформляється в довільній формі.
Повідомлення бажано оформляти у двох примірниках. Обидва підписуються працівником, один із яких залишається у працівника, а другий — зберігається у відділі кадрів як підтвердження.
Якщо ж працівник відмовляється ставити підпис про отримання такого повідомлення, бажано також скласти акт. Якщо працівник погоджується надати письмове пояснення своєї відсутності на роботі, це оформляється у вигляді пояснювальної записки, в якій він має описати причини відсутності (наведені тут).
Якщо ж працівник відмовляється надавати пояснення щодо своєї відсутності на роботі, бажано також скласти акт.
3. Погодження із профспілкою звільнення працівника
Якщо прийнято рішення щодо звільнення працівника та на підприємстві є профспілка, роботодавець має погодити таке звільнення з нею. Відповідно до ст. 43 КЗпП письмове подання роботодавця про звільнення працівника за прогул профспілка має розглянути у 15-денний термін у присутності працівника. Розгляд подання в разі його відсутності допускається лише за письмовою заявою особи. Якщо працівник або його представник не з’явився на засідання, розгляд заяви відкладається до наступного засідання в межах строку, визначеного ч. 2 ст. 43 КЗпП. У разі повторної неявки працівника або його представника без поважних причин подання може розглядатися за їх відсутності.
Профспілка повідомляє роботодавця про прийняте рішення у письмовій формі у триденний строк після його ухвалення. Якщо цей строк пропущено, вважається, що профспілка надала згоду на розірвання трудового договору.
Рішення профспілки про відмову в наданні згоди на розірвання трудового договору має бути обґрунтованим. За інших умов роботодавець має право звільнити працівника без згоди профспілки. Для звільнення працівника після отримання такої згоди роботодавцю дається не більше як місяць із дня одержання згоди профспілки.
4. Видання наказу про звільнення працівника
Після погодження із профспілкою звільнення працівника роботодавець видає наказ про розірвання трудового договору. Деякі реквізити наказу мають інший вигляд відповідно до нового ДСТУ 4163:2020.
У день звільнення із працівником проводяться необхідні розрахунки (в т. ч. грошова компенсація за невикористану відпустку). Вихідна допомога в разі звільнення за цією підставою не виплачується.
5. Ознайомлення працівника з наказом
Після підписання та реєстрації наказу працівник із ним ознайомлюється під підпис. Якщо працівник відмовляється це зробити, оформляється акт.
6. Оформлення та видача трудової книжки
і копії наказу про звільнення
Відповідно до ст. 47 КЗпП роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення, а якщо працівник прийнятий після 10.06.2021 р. та його трудова книжка зберігається в нього, на вимогу останнього роботодавець повинен внести належні записи про звільнення до трудової книжки. Якщо працівник прийнятий раніше 10.06.2021 р. та його трудова книжка зберігається в роботодавця, він зобов’язаний внести до неї запис про звільнення.
Якщо звільнення відбувається в день, коли працівник не вийшов на роботу, роботодавець має направити останньому повідомлення про звільнення та необхідність отримати трудову книжку і копію наказу про звільнення.
7. Внесення інформації до особової картки
за формою № П-2 та журналу обліку руху трудових книжок
У кінці особової картки форми № П-2 міститься рядок із реквізитами «Дата та причини звільнення (підстава)», «Підпис працівника кадрової служби» та «Підпис працівника». Саме тут зазначають дату звільнення працівника згідно з наказом про звільнення, а також причину звільнення з посиланням на норму КЗпП. Записи в цьому рядку обов’язково мають бути підтверджені особистим підписом працівника. Якщо немає змоги отримати підпис працівника та його трудова книжка направлялася поштою, в рядку «Підпис працівника» варто вказати цю інформацію.
У Книзі обліку руху трудових книжок має ставитися відмітка про видання трудової книжки працівнику, але якщо такої можливості немає та працівник у день звільнення не перебуває на робочому місці, у Книзі у графах 12 і 13 доцільно прописати, що трудова книжка направлена поштою із зазначенням дати відправлення.