HR: як вистояти в період кризи


◦ Персонал
◦ HR: рішення, інструменти, практика

Пропонуємо поміркувати над тим, що і як потрібно робити HR-фахівцям, щоб допомогти компанії пережити кризовий період. У такий час дуже важливо, щоб кожен член команди був на своєму місці й чітко знав, що йому необхідно робити, щоб компанія пережила важкі часи без втрат або з мінімальними збитками, а можливо й стала сильнішою

Досвід минулих криз засвідчив, що не завжди HR-фахівці були на висоті, не завжди були корисними, інколи вони не знали, чим допомогти компанії, інколи робили зовсім не те, а інколи просто не встигали допомогти, оскільки їх звільняли мало не першими. Чи зробили вони висновки з минулих криз? Хтось — так, хтось — ні, але перший зворотний зв’язок від компаній свідчить, що поки багатьом HR так і не вдається бути корисними й бути там, де це потрібно компанії просто зараз. Але на відміну від минулих років, все частіше думкою HR цікавляться, і в них є можливість використовувати цей «зоряний шанс» на повну.

А розпочнемо з невивчених уроків. Аналізуючи те, що відбувається в деяких компаніях, стає зрозуміло, що «історія вчить нас тому, що вона нічому не вчить». На мій погляд, є кілька важливих невивчених уроків, які не дали змоги HR проявити себе в минулому, тож це може завадити використати свій шанс зараз, коли, можливо, важлива кожна хвилина.

 

Невивчені уроки HR

Які ж уроки HR-фахівці так і не вивчили й до яких наслідків це може призвести? Зазвичай саме ці питання вони періодично обговорюють. Тож наразі розглянемо уроки, які спонукають HR більше часу приділити тим заходам, які потрібно буде вжити для налагодження роботи компанії.

 

Урок 1: HR не вивчили свою компанію

Через постійній цейтнот (часто створюваний самими HR) і безліч планів багато HR так і не знають ні історії своєї компанії, ні її продукції, ні бізнес-процесів, ні особливостей ринку, на якому вона працює, ні конкурентів, ні клієнтів тощо. Можливо, вони часто працювали наосліп і марно, але сьогодні, в ситуації, що погіршується, HR не зможуть дуже швидко стати корисними, дуже швидко вникнути й розібратися, що відбувається всередині компанії, які підрозділи ключові, хто є кістяком компанії, що відбувається на зовнішніх ринках, у конкурентів та клієнтів. Зараз дуже важливо, щоб кожне рішення було для компанії корисним, максимально враховувало її особливості. Якщо HR дозволяли собі працювати просто так, вважаючи, що їх сфера скрізь однакова і в компанію глибоко вникати не потрібно, то це було помилкою, і вона дорого коштувала їм і раніше, тож вона дорого може обійтися й зараз. Тому якомога швидше потрібно змінити своє ставлення, бути дуже уважними та почати працювати з розумом.

 

Урок 2: HR у багатьох компаніях — це лише фрагмент системи

З’ясовується, що реальної й повноцінної допомоги HR для компанії не було й немає, вони не володіють усіма аспектами її життя та всіма HR-функціями, які могли б бути корисними. Часто поза сферою їх уваги залишаються умови роботи співробітників, організація та нормування праці, її результативність і ефективність, навіть питання мотивації персоналу теж дуже часто поза сферою їх уваги. Не вдасться займаючись лише найманням персоналу, навчанням і корпоративними святами допомогти компанії та бути корисними. Але важливо навіть не це. Важливо те, що сфери, на які HR не звертають уваги або до яких у них не доходять руки, залишаються поза увагою всередині компанії або ж ними займаються формально чи час від часу.

І ще один дуже важливий момент, який може бути корисний HR зараз і буде корисний у їх роботі під час кризи. Чимало HR-фахівців неправильно позиціонують себе в компанії, багатьом здається, що вони відповідають лише за те, щоб у співробітників був хороший настрій. Але HR-функції значно ширші — це створення умов для того, щоб працівники могли результативно й ефективно досягати цілей компанії й отримувати потрібний їй результат. Не забувайте й про те, що HR мають розробити інструменти з управління персоналом для керівників підрозділів і навчити з ними працювати. Увесь акцент у роботі HR може й повинен зміститися на створення умов і інструментів в обставинах, що змінилися. Зрозуміло, що зробити це лише найманням або найманням і навчанням персоналу неможливо. Тож знову постає питання повноцінної й системної реалізації HR-функції. Радимо робити кроки з переналаштування HR-функції в компанії, інакше важливі питання, як і раніше, залишаться без уваги, свідомо послаблюючи її позиції.

 

Урок 3: не вибудовано партнерських відносин з персоналом

Для успішної, довгострокової та результативної роботи компанії необхідно, щоб між нею та її співробітниками були вибудувані партнерські відносини. Це як дві частини цілого, тому що лише разом можна досягти успіху. Багатьом компаніям це вдалося, багатьом ні, чимало з них навіть не замислювалися про це й не вживали жодних заходів у цьому напрямі. Тепер, в умовах, що склалися, в разі виникнення перших труднощів усі ці непорозуміння й конфлікти набирають гіпертрофованого вигляду.

На сьогодні деякі компанії оформили працівникам відпустки без збереження зарплати й намагаються порозумітися з персоналом й не можуть. І це зрозуміло, адже ні бажання, ні часу комунікувати зі своїми працівниками в хороші часи не знаходилося. HR не розуміють важливості цього й своєю роботою створюють прірву між «ми» та «вони». Налагодити зіпсовані відносини швидко не вийде.

 

Урок 4: не вирішено проблем з персоналом

Керівники компаній нерідко невдоволені тим фактом, що HR часто не бачать проблем, не хочуть (бояться) про них говорити, не хочуть чи не можуть їх вирішити і намагаються їх замовчувати або всіляко відкладати їх вирішення. Як результат, проблеми накопичуються, деякі з поточних стають нагальними й періодично вибухають. Замість їх вирішення малою кров’ю та вчасно, HR втрачають час, гроші й репутацію. На жаль, чимало компаній входять у період кризи в такому або приблизно такому вигляді. У багатьох з них проблеми з плинністю персоналу, з лояльністю, мотивацією, з довірою до компанії. Погодьтеся, що це не той багаж, який допоможе вистояти, і немає жодних гарантій, що в найнесподіваніший момент котрась із невирішених раніше проблем не вистрілить.

 

Поради, щоб підготуватися й вистояти в кризу

Найголовніша та найважливіша порада для HR — бути в період кризи з компанією. Пропонуйте свою допомогу, допомагайте там, де важко. HR — це частина команди, і в такий скрутний час важлива кожна пара рук. Немає в HR якоїсь особливої ролі й особливого місця поза компанією, не потрібно показувати, які ви розумні й досвідчені, доведіть це своєю роботою й своїми результатами. Тож пропонуємо кілька порад.

 

Порада 1: будьте в темі

Шукайте та аналізуйте інформацію не лише про пандемію, а й про те, що сьогодні роблять компанії в країні, у вашому регіоні, на вашому ринку, що планують робити, які тенденції, прогнози експертів щодо розвитку ситуації. Саме ця інформація може стати в пригоді найближчим часом. Попереджений — отже, озброєний. Карантин рано чи пізно закінчиться, бізнес буде перезапускатися. Але швидше за все умови функціонування стануть іншими, можливості та потреби споживачів зміняться, тож потрібні будуть великі зміни і в роботі компаній.

Слухайте й читайте думки експертів, економістів, бізнесменів, лідерів думок, колег. Важливо, щоб ви були в темі й детально вникали в перебіг процесів у країні, у своїй сфері. Обов’язково аналізуйте інформацію з різних джерел — лише так можна скласти для себе більш-менш повну картину того, як розвиватиметься ситуація. Але не забувайте, що це лише прогнози, не варто сприймати все буквально. Потрібно розуміти, що криза може тривати, певний час. Для кожної країни й галузі вона може йти за своїм сценарієм, і не виключено, що ваша компанія зможе використати якісь можливості розвитку ситуації. Важливо, щоб HR розуміли суть того, що відбувається, адже саме їм доведеться контактувати зі співробітниками, відповідати на запитання, тож така інформація може стати в пригоді.

 

Порада 2: підготуйте план роботи HR залежно від розвитку ситуації в компанії

Хотілося б вважати, що такий план вже мають багато компаній, але швидше за все деякі HR складають його просто зараз, намагаючись вгадати, як розвиватиметься ситуація. Наразі через карантин діяльність деяких компаній поставлена на паузу, тож є час, щоб зібратися з думками й ідеями. Але хотів би застерегти: це має бути не план HR (що складається лише з припущень), це має бути документ, в основі якого лежить план дій компанії на період кризи залежно від різних сценаріїв розвитку подій. Багато компаній готують або вже підготували такий документ, деякі вже створили антикризові штаби, але чомусь забули включити до їх складу HR. По можливості HR мають брати участь або вимагати участі в усіх антикризових зустрічах. Це важливо з багатьох причин: наприклад, щоб розуміти реальний стан справ у компанії, щоб важливі рішення не приймалися без них, щоб донести свою точку зору тощо.

План дій HR має включати в себе план стосовно всіх HR-функцій, тобто передбачати системні дії. Можливо, криза кардинально вплине на роботу компанії, яка потребуватиме глобальних змін, тож усе це має бути максимально повно враховано і в планах HR. Чим ще може допомогти план для HR? Тим, що більшість необхідних дій ви готуватимете заздалегідь, а не реагуватимете за фактом або в цейтноті. Тож раджу починати працювати в цьому напрямі. Якщо ж у компанії ніхто цим питанням ще не переймався, будьте першими, йдіть до керівництва, переконуйте, доводьте, знайдіть приклади компаній, де вже почали готуватися.

 

Порада 3: з’ясуйте, як зміниться організація роботи в компанії

Хочемо ми чи не хочемо, але перші зміни в компанії вже відбулися. Багато з них почали працювати віддалено — комусь це вдалося легко, комусь — не дуже, хтось так і не зміг впоратися з тонкощами віддаленої роботи. Але зараз важливо, яких змін потребуватиме компанія через ситуацію, що склалася. Можливо, необхідно буде переїхати в інший офіс, змінити виробничі площі, можливо, якісь підрозділи так і залишаться працювати віддалено, когось, можливо, переведуть на фріланс і залучатимуть час від часу. Усі ці зміни HR мають розуміти, щоб пояснювати й допомагати організувати роботу в нових умовах.

Дуже важливий момент — чисельність працівників. Якщо обсяги виробництва знижуватимуться, це неминуче призведе до скорочення чисельності, перерозподілу кількості працівників між підрозділами. Хтось уже почав скорочувати персонал, так і не зрозумівши, що відбувається та що буде далі. Тож наголошую на важливості планів. Безумовно, в будь-якій компанії є резерв неефективних співробітників, дублювання функцій, непотрібні ланки, які поки що ніхто не чіпав. Але наразі на кону стоїть завдання вижити, тож правильна організація праці в умовах зменшення чисельності, переформатування функцій тощо — важливе й цікаве завдання для HR.

 

Порада 4: налагодьте інформування про життя компанії

На жаль, у багатьох компаніях з цим не склалося. Але так не може тривати завжди, тим більше сьогодні, коли персонал працює віддалено, коли ні від керівника, ні від компанії загалом довго немає жодної інформації. Співробітники опиняються у вакуумі. Сюди ж можна додати історії про те, як компанії переводять своїх співробітників на віддалену роботу і... забувають про них, перестають ставити завдання, контролювати роботу і/або просто перестають платити. Через відсутність інформації з’являються різні чутки, паніка. Тож зараз особливо важливо, щоб співробітників постійно й регулярно інформували про поточну ситуацію в компанії, про плани та перспективи. Чим більше інформації є у співробітника, тим у кращій ситуації він перебуває. Мовчання за таких обставин — не золото, а швидше дурість і небезпека. HR мають спілкуватися з керівниками, цікавитися, як налагоджена робота в їх підрозділах, допомагати поліпшити інформування. У крайньому разі вони мають взяти це на себе, і періодичної розсилки буде поки достатньо. Але HR слід узгодити з відповідними службами, що й кому вони повідомлятимуть, і не пускати цю роботу на самоплив.

Ще один важливий момент, який є дуже ефективним саме в такий час. Це періодичні звернення топменеджерів і/або керівника компанії до персоналу щодо того, як ідуть справи в компанії, що відбувається, що вдається чи не вдається зробити. На сьогодні є можливість зробити це онлайн, тож такі дії можуть бути дуже корисними.

 

Порада 5: стежте за здоров’ям співробітників, їх настроєм і психічним станом

За нинішніх обставин, коли новини переважно не найкращі, запроваджено карантин, пауза в бізнесі, падіння доходів сім’ї тощо, навіть оптимісти можуть втратити рівновагу. Чому б компанії не потурбуватися про здоров’я персоналу, який продовжує працювати? Вживайте запобіжних заходів, щоб ваші співробітники залишалися здоровими: можливо, є сенс придбати для них курс вітамінів. Періодично розсилайте поради, як підняти настрій і бойовий дух. Кому потрібна підтримка, надавайте її, адже є HR-відділи, які майже наполовину складаються із психологів, тож мають змогу допомогти пережити ці важкі часи своїм співробітникам. Цікавтеся, що читають і слухають ваші працівники, порекомендуйте книги, фільми, музику, проводьте різні ігри та конкурси, щоб у працівників не виникало відчуття, що їх покинули, про них забули, що вони один на один із проблемами і невідомістю. Потурбуйтеся про них і покажіть, що кожен співробітник небайдужий компанії.

 

Порада 6: задумайтеся про зміни в системі мотивації

Як жартував один із керівників компанії, кількість співробітників не має значення до тих пір, поки їм не потрібно платити. Усі чудово розуміють жах керівників, коли бізнес завмер або продовжує працювати на мінімумі своїх можливостей, а працівникам потрібно виплачувати заробітну плату. Додайте до цього ще й проблеми з мотивацією… Тож настав час все зясувати.

Не поспішайте в паніці переставати платити або зменшувати всім зарплату. Спочатку слід зясувати, кому, скільки й за що ви платите, і як це співвідноситься з найближчими планами компанії. Але важливий ще один момент: скільки компанія зможе собі дозволити платити і як довго. Сценарії можуть бути різні, і на кожен з них має бути відповідь, тобто певне рішення. На кому й на чому компанія може заощадити, не порушуючи свого функціонування, бізнес-процесів та виконуючи взяті на себе зобов’язання? Деякі компанії оформили всім або майже всім співробітникам відпустки без збереження заробітної плати, сподіваючись перечекати кризу з найменшими втратами. Хтось зобов’язався платити місяць-два, а остаточне рішення хоче прийняти згодом, зважаючи на ситуацію. Сценаріїв може бути багато, але головне — це виживання компанії та її плани на майбутнє.   

Завдання HR — допомогти компанії перезапустити систему мотивації з урахуванням прийдешніх змін. Є приклади, коли компанія домовлялася зі співробітники про зниження витрат на оплату праці, щоб дати їй можливість прожити до того часу, поки ситуація не налагодиться. Варіантів є багато, і їх необхідно проаналізувати. Можливо, вже зараз потрібно починати розмовляти зі співробітниками, озвучувати можливий розвиток подій. Можливо, хтось із працівників потребує допомоги або строкових виплат, тож потрібно створити фонд для цих цілей. Найважливіше — не діяти наосліп чи зопалу.

 

Порада 7: переналаштуйте наймання персоналу під потреби компанії

Комусь із HR може здатися, що про наймання персоналу доведеться забути надовго, хіба що залишиться пошук заміни звільнених співробітників. Але перед деякими компаніями може постати зовсім інше завдання — замінити фахівців на посадах керівників і ключових працівників на більш підготовлених до роботи в умовах кризи. У міру розвитку ситуації такі співробітники з’являтимуться на ринку. Хтось намагатиметься замінити «дорогих» працівників на тих, які виконують ті ж функції, але за меншу зарплату. І тут є ризик найняти дешевий персонал і більше втратити, ніж зекономити.

Хотілося б застерегти від однієї великої помилки: в багатьох компаніях наймання зосереджено лише на пошуку успішних співробітників зі значними досягненнями в минулому. Але досвід компаній свідчить, що такі ідеальні кандидати занадто часто є не готовими до труднощів, не готовими боротися, терпіти й чекати, вони не готові страждати з компанією і, як підсумок, виявляються слабкими ланками, оскільки не мали такого досвіду й ніколи не працювали в таких умовах. Тож закликаю HR, які займаються найманням, добре подумати перед тим, як пропонувати кандидатів на керівні чи ключові позиції. Часом досвід невдач, досвід боротьби, досвід конфліктів і наявність своєї точки зору набагато важливіший, ніж успіх. Тож обирайте ретельно.

 

Порада 8: переналаштуйте навчання персоналу під майбутнє

Хтось може вважати, що в умовах кризи навчання в компанії припиниться надовго. Абсолютно не згоден. Навчання може стати іншим і кориснішим. По-перше, слід навчати того, з чим є проблеми і на що є запит від підрозділів. У більшості компаній ці запити зараз схожі: як продавати в кризу, як працювати ефективніше, де шукати резерви для зростання, в чому сила та стійкість компанії та як їх підвищити. По-друге, потрібно навчати того, з чим компанії доведеться зіткнутися, — це нові технології, нові інструменти тощо, щоб стати конкурентоздатнішими й гнучкішими. А по-третє, рекомендую додати до навчання досвід компаній із виживання в кризу та її подолання. Можна організувати читальний клуб і розбирати цікаві кейси, як трансформувалися ті чи інші компанії, як відроджувалися після невдач чи як виживали в кризовий період. Особливо ефективним механізм із розбирання кейсів стане в тому випадку, коли книга написана кимось із компанії, хто брав участь в описаних процесах.

 

Порада 9: організуйте пошук можливостей для компанії

Ще одним слабким місцем HR є зворотний зв’язок і робота з пропозиціями співробітників. Але цю слабкість можна перетворити на силу. Зараз перед багатьма компаніями постали питання щодо скорочення витрат, пошуку нових ніш для товарів чи послуг, створення нових продуктів, які могли б бути затребувані в умовах, що змінюються, пошуку нових можливостей для компанії тощо. Підприємства ламають голови над вирішенням усіх цих питань, уникаючи використовувати дуже сильний ресурс, а саме досвід і знання своїх співробітників. Чому б зараз не поцікавитися їхньою думкою, спрямувавши їхній досвід та знання на пошук резервів і можливостей для компанії? Крім того, це непоганий варіант залучення працівників у її життя. Досвід багатьох компаній свідчить, що це може бути невичерпним джерелом для їх розвитку.

 

Порада 10: звільняйте з повагою та по-людськи

У період кризи деяким компаніям доводиться звільняти персонал. Це можуть бути як молоді співробітники, які нещодавно прийшли в компанію, так і старожили, які відпрацювали значний час, навіть керівники та ключові співробітники тих підрозділів, майбутнє яких опинилося під питанням або які припиняють свою роботу. Тож слід зробити все можливе, щоб співробітники могли перейти на інші посади всередині компанії, звісно, якщо є така можливість. Якщо такої змоги немає, то в працівника не повинно виникнути відчуття, що його просто викинули через те, що він став непотрібним.

Але головне полягає в тому, що звільняти співробітників потрібно з максимальною повагою й турботою, подякувавши за роботу й дотримуючись усіх вимог законодавства. Якщо є можливість влаштувати працівника в суміжні компанії, на підприємства клієнтів чи навіть до конкурентів, зробіть це. Дайте йому рекомендації, допоможіть йому з резюме тощо. Так, все одно будуть незадоволені, будуть образи й прокльони. Але якщо зі свого боку ви зробили все, що могли, і навіть трохи більше, ви можете бути спокійними. Спробуйте так вчинити, і ви дасте сигнал іншим співробітникам, що компанія їх цінує й поважає.

 

Порада 11: ініціюйте розробку ідеології компанії на період кризи

Про важливість наявності ідеології в компанії наголошується постійно. Компанії часто пишаються найкращою корпоративною культурою, але інколи неписані правила, дух компанії, відносини всередині неї шкодять і руйнують її. Зараз важливо, щоб компанія прийняла деякі правила, які стосуватимуться саме періоду кризи. Це правила та внутрішні закони, яких компанія зобов’язується дотримуватися стосовно співробітників, клієнтів, продуктів чи послуг залежно від розвитку ситуації. На мій погляд, це дуже важливий крок виживання компанії, така ідеологія — це сигнал співробітникам і клієнтам, що компанія не готова виживати за будь-яку ціну, що вона готова до викликів, але поводитиметься гідно, не втративши репутацію.  

Є ще один дуже важливий момент, який потрібно передбачити в такому документі. Це поведінка й ставлення керівників до своєї компанії, до співробітників, їх реакція на поточну ситуацію. Так, керівники — це часто гордість і майбутнє будь-якої компанії, від їх досвіду, знань, впевненості у своїх силах залежить багато чого. Але їх поведінка та ставлення до компанії — дуже важливий фактор. Уявіть, як почуваються співробітники в компанії, керівники якої в неї не вірять, не поважають її, скептично ставляться до її можливостей, до її товарів та послуг, які просто використовують компанію у власних цілях. Це важливо саме в складні часи, тому й слід передбачити такі нюанси в документі й донести їх до всіх керівників та партнерів.

Яка при цьому роль HR? Щонайменше — ініціювати підготовку згаданого документа й показати його доцільність. Можливо, HR візьме на себе роль головного розробника, але повторюю, що це має бути документ на рівні компанії, а не разова акція пропагандистського характеру. Це довгострокові зобов’язання, це слово компанії та її репутація.

 

Порада 12: стежте за тим, що роблять інші

Я завжди наголошую, що HR-фахівцям дуже важливо мати широкий кругозір, стежити за суміжними сферами й темами, важливо розуміти, що відбувається у сфері HR в інших країнах, в інших компаніях у вашій країні, у вашій галузі, що роблять конкуренти, клієнти тощо. Зараз ця інформація може бути особливо корисною. Для чого? Для пошуку нових ідей і пропозицій, для вирішення тих проблем і викликів, з якими стикається ваша компанія, для розуміння подальших кроків тих компаній, які вже зіткнулися з першими ознаками кризи. Стежте за їх досвідом, зрозумійте, як і чому вони прийняли те чи інше рішення, до яких наслідків це призвело. Проте не копіюйте навіть найкращі або найправильніші на перший погляд рішення. Адже не варто забувати, що диявол криється в деталях. Крім того, де гарантія, що ви справді зясували, як це працює і до яких наслідків призводить? Думайте й ще раз думайте, аналізуйте рішення та наслідки й лише тоді щось вирішуйте.

 

Порада 13: спілкуйтеся з колегами

Усіма можливими способами спілкуйтеся з колегами, особливо поки триває карантин і персонал працює віддалено. Дізнавайтеся, як справи, як живуть, що думають і чим займаються. Діліться своїми міркуваннями, підказуйте, допомагайте, підтримуйте, слухайте, просіть допомоги й поради. HR-товариство переважно доброзичливо налаштоване й завжди допоможе та підкаже колегам. Зрозуміло, якщо не йдеться про якусь службову інформацію або комерційну таємницю. Саме зараз слід бути всім разом і допомогати один одному вистояти, а можливо й вижити. Крім того, принадність живого спілкування ніхто не скасовував, нехай і з дотриманням дистанції, адже інколи це дуже важливо.

Олег Бариш
HR-експерт

ПЕРЕДПЛАТА

за найкращими умовами звертайтесь у відділ передплати

0 800 214 008

або заходьте в

МАГАЗИН

«ЗАПИТАННЯ — ВІДПОВІДЬ»

Безкоштовна пряма телефонна лінія для передплатників

0 800 214 009
044 581 57 07

Пн-Пт з 10:00 до 15:00