Кадрове діловодство — це система оформлення, обліку та зберігання документів, які регулюють трудові відносини між роботодавцем і працівником. Воно охоплює весь «життєвий» цикл працівника на підприємстві (в установі, організації): від прийняття на роботу до звільнення.
До кадрового діловодства, зокрема, належить:
- оформлення наказів з кадрових питань;
- ведення особових справ працівників;
- укладення трудових договорів та контрактів;
- оформлення прийняття, переведення, сумісництва, відпусток, відряджень, звільнення;
- ведення табелів обліку робочого часу;
- ведення військового обліку;
- формування та зберігання кадрових документів;
- ведення журналів реєстрації документів;
- дотримання вимог щодо захисту персональних даних;
- забезпечення архівного зберігання документів.
Ведення кадрового діловодства згідно із законодавством:
1. Гарантує законність трудових відносин.
Правильно оформлені кадрові документи підтверджують, що роботодавець діє відповідно до трудового законодавства. Відсутність або неправильне оформлення документів може розцінюватися як порушення законодавства про працю.
Основними нормативними актами трудового законодавства, зокрема, є:
- КЗпП;
- Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX;
- Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР;
- Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5;
- нормативні акти щодо військового обліку.
2. Захищає роботодавця в разі перевірок.
Під час перевірок органами Держпраці, ТЦК та СП, ДПС, Пенсійного фонду або аудиторськими службами саме кадрові документи підтверджують:
- законність прийняття працівників;
- правильність нарахування їм виплат;
- дотримання гарантій працівникам;
- ведення військового обліку;
- правильність оформлення кадрових дій.
Належно організоване кадрове діловодство знижує ризики штрафів та судових спорів.
3. Захищає права працівників.
Кадрові документи підтверджують:
- стаж роботи;
- право на відпустки;
- право на оплату праці;
- право на пільги та гарантії;
- періоди роботи для пенсійного забезпечення;
- факт трудових відносин.
Наприклад, наказ про прийняття на роботу або табель обліку робочого часу можуть бути ключовими доказами у трудовому спорі.
4. Забезпечує організацію роботи підприємства.
Кадрове діловодство дає змогу:
- контролювати штатну чисельність;
- планувати надання відпусток;
- вести облік вакантних посад;
- контролювати строки контрактів;
- забезпечувати порядок документообігу.
Для державних підприємств та бюджетних установ це особливо важливо через велику кількість специфічних кадрових процесів щодо, зокрема, науково-педагогічних працівників.
5. Має архівне та юридичне значення.
Для багатьох кадрових документів установлені тривалі строки зберігання — 75 років або постійно, оскільки вони можуть бути необхідними:
- для підтвердження трудового стажу;
- під час призначення пенсії;
- у судових спорах;
- під час проведення аудитів чи перевірок через багато років.
Основний принцип кадрового діловодства — кожна кадрова дія повинна бути:
- законною;
- документально підтвердженою;
- своєчасно оформленою;
- зареєстрованою;
- належним чином збереженою.