Отримання трудової книжки під час звільнення

Відповідно до законодавства під час звільнення роботодавець, серед іншого, повинен видати працівнику його трудову книжку, якщо вона все ще зберігається у роботодавця.

Про роль трудової книжки сьогодні та особливості її отримання працівником за різних обставин дізнаєтеся зі статті.

Яка роль трудової книжки сьогодні?

Зауважимо, що сьогодні трудова книжка вже поступово припиняє бути основним документом про трудову діяльність працівника, яким вона була ще зовсім недавно згідно з нормами законодавства, адже наразі відповідно до ст. 48 КЗпП трудова діяльність працівника обліковується в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.

Водночас паперові трудові книжки все ще продовжують вестися для багатьох працівників підприємств, установ, організацій і вони продовжують залишатися основним документом про трудову діяльність працівника, якщо йдеться про періоди роботи до започаткування обліку трудової діяльності працівника в електронній формі. Зокрема, відповідно до п. 4 Порядку № 11-1 з 10 червня 2021 р. відомості про трудову діяльність роботодавцям потрібно подавати через вебпортал ПФУ за допомогою xml-файлу[1], а за попередні періоди відомості подаються за допомогою скан-копій документів, зокрема трудових книжок із записами, які зберігаються на підприємствах або в оцифрованому вигляді.

Також трудова книжка (за її наявності) все ще залишається серед тих документів, які громадянин повинен згідно зі ст. 24 КЗпП подати для укладення трудового договору. Якщо ж у працівника немає трудової книжки та він вперше приймається на роботу, роботодавець відповідно до ст. 48 КЗпП на його вимогу повинен не пізніше п’яти днів після прийняття його на роботу оформити йому трудову книжку. Надалі, навіть якщо трудова книжка зберігається у працівника (а саме так має бути, якщо працівник приймається на роботу вже після 10 червня 2022 р.), роботодавець також зобов’язаний все одно на його вимогу вносити до трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Де зберігаються трудові книжки працівників?

Зауважимо, що нещодаіно до запровадження процесу передачі роботодавцями даних про трудову діяльність працівника в електронній формі, паперові трудові книжки усіх працівників мали, як правило, зберігатися на підприємствах, де вони працюють, за винятком випадків, коли працівник працював за трудовим договором у фізичної особи-підприємця. Про це, зокрема, зазначається і в основних нормативно-правових актах, що присвячені веденню трудових книжок, а саме: у Постанові № 301 та в Інструкції № 58, що залишаються чинними й на цей час.

Норми законодавства щодо порядку зберігання трудових книжок
 

Законодавством уже не вимагається обов’язкове ведення паперових трудових книжок усіма підприємствами «за будь-яких обставин», і вони ведуться лише в тих випадках (до них вносяться записи), коли цього вимагає працівник.

Якщо ж трудові книжки раніше були прийняті на збереження роботодавцем і все ще зберігаються на підприємстві, то після того, як ПФУ завершить роботи щодо внесення відомостей про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ці роботи мають бути виконані протягом п’яти років до 10 червня 2026 р.), трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Ця норма передбачена п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX (Прим. ред.).

До цього ж часу (до внесення відомостей про трудову діяльність до реєстру застрахованих осіб) трудові книжки, що вже зберігаються на підприємстві, мають видавати працівникам лише в разі їх звільнення з роботи з дотриманням порядку, який встановлено в розділі 4 «Видача трудової книжки у разі звільнення» Інструкції № 58.

Який порядок видання трудових книжок під час звільнення?

У п. 4.1 Інструкції № 58 зазначається, що роботодавець зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.

Для підтвердження отримання трудової книжки працівник має розписатися в особовій картці (типова форма № П-2, затверджена наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25.12.2009 р. № 495/656) і в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10, затверджена наказом Міністерства статистики України від 27.10.1995 р. № 277).

Якщо ж працівник відмовляється отримати трудову книжку або засвідчити своїм підписом її отримання, це слід підтвердити шляхом складання спеціального акта. У випадку відмови працівника підписати/отримати інші необхідні документи, це може бути зафіксовано в акті разом із відмовою отримати трудову книжку. Зразок такого акту див. за посиланням.

Зауважимо, що раніше подібна норма була передбачена безпосередньо у КЗпП. Проте у зв’язку з тим, що після передання всіх даних про трудову діяльність на основі трудової книжки роботодавцем до ПФУ трудові книжки надалі можуть зберігатися у працівника, ця норма модифікувалася, та наразі у ст. 47 КЗпП сказано: «Роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні (стаття 116) та провести з ним розрахунок у строки, визначені статтею 116 цього Кодексу, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника».

Поняття «належні записи» конкретизується також у п. 4.1 Інструкції № 58, де зазначається, що в разі звільнення працівника:

• всі записи про роботу та нагороди, що внесені до трудової книжки за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів;
• для осіб працездатного віку необхідно також вказати час, тривалість і місце проходження підвищення кваліфікації, яке пройшов працівник за останні два роки перед звільненням;
• для осіб, які працювали в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором або припинили членство в селянському (фермерському) господарстві після записів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж у цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи та завіряється печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.

Що стосується безпосередньо запису саме про звільнення, то він оформлюється відповідно до п. 2.27 Інструкції № 58, де зазначається, що запис про звільнення у трудовій книжці працівника провадиться з додержанням таких правил:

• у графі 1 ставиться порядковий номер запису;
• у графі 2 — дата звільнення;
• у графі 3 — причина звільнення;
• у графі 4 зазначається на підставі чого внесено запис, наказ (розпорядження), його дата і номер.
   

Як видається трудова книжка в разі відсутності працівника
в день звільнення?

Якщо працівник у день звільнення відсутній на роботі та видати трудову книжку йому неможливо, у наведеному вище порядку роботодавцю бажано скласти акт про відсутність працівника в день звільнення на роботі. А от саме порядок отримання трудової книжки в такому випадку прописаний у п. 4.2 Інструкції № 58, тобто роботодавець у день звільнення надсилає працівнику поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки (бажано рекомендованим листом із повідомленням про вручення). Пересилання трудової книжки поштою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника. Зразок повідомлення працівнику про необхідність отримання трудової книжки див. тут.

Зауважимо, що сьогодні поштові послуги надають не лише відділення єдиного національного оператора поштового зв’язку України АТ «Укрпошти», а й приватні структури, зокрема ТОВ «Нова пошта». У зв’язку з цим у кадровиків може виникнути питання щодо можливості надсилання трудової книжки різними поштовими організаціями. На думку автора, оскільки це питання не конкретизоване в Інструкції № 58, то можливе пересилання трудової книжки й «Новою поштою», але якщо на це дасть письмову згоду працівник, оскільки саме він є головною зацікавленою особою і саме про його згоду йдеться в Інструкції № 58.

Хто замість працівника може отримати трудову книжку?

Якщо в разі звільнення працівникне може з’явитися особисто на підприємство для отримання трудової книжки та через певні обставини (наприклад, перебування за кордоном), не бажає (чи не в змозі) отримати трудову книжку шляхом пересилання поштою, він може реалізувати свої права й обов’язки через представництво, тобто має право довірити одержання трудової книжки третій особі.

Такий порядок не прописаний в Інструкції № 58 або у КЗпП, але він можливий з урахуванням норм ЦКУ. Зокрема, у частині третій ст. 237 ЦКУ зазначається, що представництво виникає на підставі договору, закону, акта органу юридичної особи та з інших підстав, установлених актами цивільного законодавства. У ст. 244 ЦКУ також зазначається, що представництво, яке ґрунтується на договорі, може здійснюватися за довіреністю.

Довіреністю вважається письмовий документ, що видається однією особою іншій для представництва перед третіми особами. Довіреність на вчинення правочину представником може бути надана особою, яку представляють (довірителем), безпосередньо третій особі. У такому разі для отримання трудової книжки довіреність має бути посвідчена нотаріально.

Крім того, довіреність на одержання трудової книжки особи, яка проживає в населеному пункті, де немає нотаріусів, може бути посвідчена уповноваженою на це посадовою особою органу місцевого самоврядування. Довіреності, посвідчені зазначеними посадовими особами, прирівнюються до нотаріально посвідчених (абзац четвертий–шостий частини третьої ст. 245 ЦКУ).

Також у довіреності мають бути чітко визначені юридичні дії, які належить вчинити представнику. Зокрема. у тексті довіреності має бути чітко зазначено, що особа уповноважена одержати трудову книжку певного громадянина, а також представляти й одержувати необхідні документи, підписувати та робити інші дії, необхідні для виконання вказаного доручення. В іншому разі, якщо в тексті довіреності це прямо не зазначено, роботодавець не має підстав видавати трудову книжку такому представнику.

Крім того, у тексті довіреності мають бути зазначені місце і дата її складання (підписання), прізвища, імена, по батькові, місце проживання представника й особи, яку представляють, а в необхідних випадках і посади, які вони займають. Також важливий термін дії доручення, бо не можна видати трудову книжку за дорученням, термін дії якого сплинув.

Якщо довіреність відповідає зазначеним вимогам, то за умови надання представником документа, що посвідчує його особу, роботодавець може видати йому трудову книжку довірителя, залишивши для зберігання на підприємстві оригінал або належним чином засвідчену копію довіреності та копію документа, що посвідчує особу представника. У Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них можна зазначити, що трудову книжку видано на підставі довіреності, вказавши прізвище та ініціали отримувача та реквізити довіреності.

Як можна отримати трудову книжку під час війни?

Через введення в Україні воєнного стану було ухвалено Закон № 2136, у частині першій ст. 7 якого, серед іншого, зазначається, що у період дії воєнного стану порядок оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи й обліку витрат на оплату праці.

На практиці це може означати, що роботодавець може і не дотримуватися того порядку ведення та видання трудових книжок, про який йдеться у Постанові № 301 та Інструкції № 58. Наприклад, якщо існує пряма загроза захоплення приміщень підприємства, де зберігаються трудові книжки, ворогом або їх знищення внаслідок обстрілів, роботодавець може прийняти рішення про видачу трудових книжок на руки працівникам, хоча вони й не звільняються з роботи.

Варто звернути увагу на роз’яснення Держпраці, у якому зазначається, що «видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця, підстав немає. Водночас відсутні підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви».

В умовах війни роботодавець видає трудову книжку з метою її збереження та в інтересах працівника, який може через небезпеку змінити місце проживання, виїхати, працевлаштуватись за строковим трудовим договором або за сумісництвом в іншому місті тощо.

Також під час бойових дій деякі трудові книжки можуть бути знищені або загублені підприємством, і тоді замість них роботодавцем можуть бути оформлені та видані дублікати трудових книжок. Подібні випадки передбачені у п. 6.1 Інструкції № 58, де зазначається, що якщо трудова книжка працівника загублена підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.
 

Чи може трудова книжка зберігатися на підприємстві
в разі її неотримання?

У випадку неотримання працівником трудової книжки (або її дублікату) під час звільнення або в інших випадках, а також якщо немає згоди працівника на пересилання йому трудової книжки поштою, згідно з п. 6.2 Інструкції № 58 вона має зберігатися у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі, протягом двох років, після чого її можна здати до архіву, де вона має зберігатися протягом ще 50 років і після закінчення цього строку знищуватися у встановленому порядку.

Протягом зазначених строків роботодавцю також бажано за можливості зберігати підтвердні документи щодо видання трудової книжки, в т. ч. копію повідомлення працівникові про необхідність отримати трудову книжку, квитанцію поштового відділення, повідомлення про вручення, акти про відсутність працівника або його відмову отримати трудову книжку.

Володимир НАВРОЦЬКИЙ
експерт із кадрового діловодства