Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин» від 01.07.2022 р. № 2352-IX (далі — Закон № 2352) частину першу ст. 36 КЗпП було доповнено також новим п. 8-3, яким передбачено припинення трудового договору в разі відсутності працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль. Тож із 19 липня 2022 р. роботодавець має можливість припинити трудовий договір із працівником через відсутність його на роботі та інформації про причини такої відсутності більше чотирьох місяців підряд.
Припинити трудовий договір з працівником за п. 8-3 ст. 36 КЗпП можна з дотриманням двох обов’язкових умов:
- відсутність працівника на роботі понад чотири місяці поспіль (тобто чотири місяці підряд, безперервно);
- роботодавцю невідомі причини відсутності працівника (при цьому поважність причин значення не має).
Відсутність працівника на роботі необхідно фіксувати: можна скласти акт у довільній формі (при цьому необов’язково це робити на всі чотири місяці відсутності) та/чи підготувати доповідну записку. Також допускається в табелі обліку робочого часу проставляти відмітку «НЗ» (неявка з нез’ясованих причин).
Звільнення за п. 8-3 ст. 36 КЗпП не є заходом дисциплінарного стягнення, тому роботодавець не повинен вимагати від працівника надати пояснення своєї відсутності. Зверніть увагу, якщо працівник виходить на зв’язок, але не приступає до роботи навіть через неповажні причини, звільнити за цією підставою не можна, адже припинення відносин за п. 8-3 ст. 36 КЗпП можливе, якщо немає інформації про причини відсутності працівника.
Щодо звільнення за згаданою підставою під час відпустки та тимчасової непрацездатності, то де-юре звільнити працівника можна, оскільки це не є розірванням трудових відносин з ініціативи роботодавця. У той же час, як зазначалося вище, звільнення можливе, якщо роботодавець не знає причин відсутності працівника. Отже, можна дійти висновку, що в період відпустки не можна припинити трудовий договір з працівником за п. 8-3 ст. 36 КЗпП.
Стосовно припинення трудових відносин за цією підставою в період тимчасової непрацездатності, то можна припустити, що звільнення можливе, якщо роботодавець не знає про непрацездатність працівника, оскільки останній про це не повідомив і не оформив згідно із законодавством України листок непрацездатності. Адже якщо тимчасова непрацездатність була належно оформлена, то ці відомості роботодавець може побачити у своєму електронному кабінеті на порталі ПФУ, тож він уже матиме інформацію про причини відсутності працівника. Але якщо особа захворіла за кордоном і не попередила про це роботодавця, то можна вважати, що звільнення за п. 8-3 ст. 36 КЗпП допускається.
Припинення трудових відносин з працівником за п. 8-3 ст. 36 КЗпП відбувається без згоди профспілки як у мирний, так і воєнний час.
Як визначити строки для звільнення за п. 8-3 ст. 36 КЗпП?
Оскільки Закон № 2352 набув чинності 19.07.2022 р., відлік чотиримісячного періоду починається з цієї дати, тобто працівника можна було звільнити не раніше 20.11.2022 р., адже згідно зі ст. 58 Конституції України закони та інші нормативно-правові акти не мають зворотної дії в часі.
Нагадаємо, що згідно зі ст. 241-1 КЗпП строк, обчислюваний місяцями, закінчується у відповідне число останнього місяця строку. Якщо кінець строку, обчислюваного місяцями, припадає на такий місяць, що відповідного числа не має, то строк закінчується в останній день цього місяця.
Яким є порядок припинення трудового договору?
Після спливу чотирьох місяців підряд з моменту нез’явлення працівника на роботі роботодавець з дотриманням процедури, про яку йшлося вище, видає наказ про припинення трудового договору у зв’язку з відсутністю працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль за п. 8-3 ст. 36 КЗпП. Підставою його видання можуть слугувати акти про відсутність працівника та / або доповідна записка відділу кадрів.
Зауважимо, що протягом усього періоду також варто складати доповідні записки (безпосереднім керівником та / або відділом кадрів), а також доцільно направляти працівнику листи на відомі підприємтву адреси задля отримання інформації про причини відсутності.
У разі наявності на підприємстві трудової книжки працівника до неї вноситься запис: «Звільнено у зв’язку з відсутністю працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль, п. 8-3 ст. 36 КЗпП».
Якщо трудова книжка зберігалася у працівника, запис про звільнення на його вимогу буде внесений після того, як останній вийде на зв’язок, з’явиться на підприємстві та подасть таку вимогу (ст. 47 КЗпП).
Через те що працівник у день звільнення швидше за все буде відсутній на роботі, у день звільнення варто надіслати йому поштове повідомлення про одержання трудової книжки або надати згоду на її пересилання поштою. Разом із цим повідомленням, для виконання норм ст. 47 КЗпП, доцільно надіслати також копію наказу про звільнення та повідомлення про суми, нараховані під час звільнення. Про суми, нараховані та виплачені працівникові під час звільнення, із зазначенням окремо кожного виду виплати (основна і додаткова зарплата, заохочувальні та компенсаційні виплати, інші виплати, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до законодавства, зокрема під час звільнення), роботодавець повинен письмово повідомити працівника в день їх виплати (частина перша ст. 116 КЗпП).
Лист із повідомленням про необхідність отримати трудову книжку в день звільнення також доцільно направити на всі адреси (у т. ч. електронну) та номери телефонів, які зазначені в особовій картці форми № П-2.
Якщо зв’язок із працівником існує, через електронну пошту, Viber чи інший месенджер його можна ознайомити з наказом. В іншому випадку ознайомлення як такого не буде, а отже, відмітка працівника про ознайомлення в наказі буде відсутня.
Особова картка форми № П-2 має заповнюватися за загальним правилом:
- у графі «Дата і причина звільнення (підстава)» особової картки має бути зазначена дата і причина припинення трудового договору, дата та номер наказу;
- у графі «Працівник кадрової служби» працівник, відповідальний за ведення кадрів, має зазначити свою посаду, прізвище та ініціали й проставити підпис;
- графа «Підпис працівника» залишається незаповненою.
У день припинення трудового договору у зв’язку з відсутністю працівника на роботі та інформації про причини відсутності понад чотири місяці поспіль (п. 8-3 ст. 36 КЗпП) бухгалтерія підприємства має провести розрахунок та виплатити всі суми, що належать працівнику при звільненні.
У цьому разі, окрім заробітної плати (якщо вона працівнику належить), роботодавець повинен виплатити працівнику грошову компенсацію за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також, за потреби, додаткової відпустки «на дітей» (ст. 83 КЗпП, ст. 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР).
Якщо працівник отримував заробітну плату через банк, у день звільнення бухгалтерія має перерахувати всі належні працівнику кошти. Якщо ж працівник отримував заробітну плату в касі підприємства, розрахунок потрібно буде провести після того, як він з’явиться на роботі.
Відповідно до ст. 116 КЗпП якщо в день звільнення працівник не працював, зазначені суми необхідно виплатити не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.