Розробляємо посадові інструкції

Кадрові документи

 

У статті розглянуто, для чого потрібні посадові інструкції, якими нормативними актами регулюється їх розроблення, порядок складання та оформлення цих локальних документів, проаналізовано їх структуру та зміст тощо

 

Правові підстави для розробки посадових інструкцій

Відповідно до пункту 3 глави 1 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5, посадові інструкції належать до такого класу управлінської документації, як організаційно-розпорядча, і, зокрема, до його підкласу «організаційна документація«. Посадові інструкції — це організаційні документи, у яких визначено завдання, обов’язки, права та відповідальність працівників під час виконання ними роботи на певній посаді (за певною професією).

Необхідність наявності затверджених посадових інструкцій на підприємстві передбачена низкою нормативно-правових актів (НПА), зокрема статтею 29 КЗпП, у якій йдеться про обов’язок власника підприємства або уповноваженого ним органу (далі — роботодавець) роз’яснити працівникові його права та обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці. Найзручніше зробити це саме за допомогою посадових інструкцій. Зазначене підтверджується й листом Мінпраці України від 3 жовтня 2005 р. № 36-508, в якому відомство, серед іншого, погодилося «з висновком про те, що роботодавець при прийнятті на роботу працівника роз’яснює його права та обов’язки, посилаючись на посадову інструкцію».

Конкретніше про обов’язковість наявності на підприємстві посадових інструкцій йдеться і в низці підзаконних нормативно-правових і нормативно-технічних актах, зокрема в пункті 6 Загальних положень Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (далі — Випуск 1 ДКХП), затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 р. № 336. У ньому, зокрема, вказано, що посадові інструкції мають складатися для працівників усіх посад, що зазначені у штатному розписі. Виняток можуть становити лише окремі керівники, правове становище яких визначено в статуті (положенні) закладу або відповідного підрозділу, де передбачено основні завдання, обов’язки, права та відповідальність за виконання покладених на них функцій. При цьому всі посадові інструкції, що розробляються в закладі, мають бути взаємопов’язаними, щоб не допускати дублювання в роботі працівників.

Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників є нормативним документом, обов’язковим з питань управління персоналом на підприємствах, установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності. У Загальних положеннях Випуску 1 ДКХП зазначається, що:

— ДКХП, серед іншого, служить основою для розроблення посадових інструкцій працівникам, які закріплюють їх обов’язки, права та відповідальність;

— посадові інструкції після їх затвердження керівником підприємства, організації, установи або за дорученням його заступниками доводяться до працівника під розписку.

Про посадові інструкції йдеться і в інших НПА, наприклад, у Типовому положенні про службу управління персоналом державного органу, затвердженому наказом Національного агентства України з питань державної служби від 3 березня 2016 р. № 47, у пункті 2 розділу ІІ якого зазначається, що служба управління персоналом відповідно до покладених на неї завдань, серед іншого:

— контролює розроблення посадових інструкцій державних службовців державного органу, які затверджує керівник державної служби, а також переглядає їх на відповідність встановленим законодавством вимогам;

— ознайомлює державних службовців з правилами внутрішнього службового розпорядку державного органу, посадовими інструкціями та іншими документами з проставленням ними підписів та дати ознайомлення.

 

Складання та оформлення посадових інструкцій

Вимоги щодо складання та оформлення посадових інструкцій містяться в Національному стандарті України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163-2003, а також у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22 листопада 2015 р. № 7, в якому наведено й уніфіковану форму посадової інструкції (додаток 1).

Відповідно до зазначених НПА проект посадової інструкції, як правило, розробляє безпосередній керівник працівника, діяльність якого регламентуватиме цей документ, і подає його на погодження за необхідності до відповідного заступника керівника підприємства, правової служби (юрисконсульта), відділу кадрів тощо. Погоджену інструкцію підписує керівник структурного підрозділу, до якого належить працівник, що обіймає зазначену в інструкції посаду, та затверджує керівник підприємства.

Під час оформлення посадової (робочої) інструкції слід мати на увазі, що:

  • дату та реєстраційний індекс посадової (робочої) інструкції проставляє в день її затвердження керівник підприємства;
  • у заголовку до тексту зазначають найменування посади (професії) працівника (робітника), яке має відповідати Національному класифікатору України «Класифікатор професій» ДК 003:2010 (далі — КП), а також найменуванню, зазначеному в структурі та штатній чисельності й штатному розписі підприємства, а також вказують повну назву структурного підрозділу;
  • текст посадової (робочої) інструкції складається з розділів, які нумерують арабськими цифрами. Він повинен мати вказівний характер, для чого доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «має право», «слід», «потрібно», «необхідно», «забороняється». Не дозволяється використовувати в тексті посадової (робочої) інструкції формулювання зі словами: «можна», «не можна», «бажано», «не бажано», «рекомендовано» тощо;
  • після затвердження посадової (робочої) інструкції керівником підприємства (додаток 2) її доводять до відома працівника (робітника), про що на останньому аркуші першого примірника інструкції роблять відповідний запис: «З посадовою (робочою) інструкцією ознайомлений(-а)».

Як зрозуміло із зазначеного, посадові інструкції складаються майже для всіх посад, зазначених у штатному розписі, у т. ч. для вакантних. Тобто посадова інструкція для кожної конкретної посади має бути розроблена та затверджена одразу після її введення до штатного розпису підприємства, і з нею має бути ознайомлена під підпис особа у процесі оформлення на роботу. При цьому в посадовій інструкції прізвище, ім’я та по батькові працівника не вказується, але вони зазначаються наприкінці інструкції після ознайомлення з нею працівника.

Кваліфікаційні характеристики та посадові інструкції

Посадові інструкції керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців відповідно до пункту 6 Загальних положень Випуску 1 ДКХП розробляються на основі кваліфікаційних характеристик певних професій (робіт), які містяться у відповідних галузевих випусках ДКХП (для професійних груп робітників розробляються не посадові, а робочі інструкції). При цьому посадова інструкція відрізняється від кваліфікаційної характеристики складнішою структурою (кваліфікаційні характеристики мають переважно лише три розділи: «Завдання та обов’язки», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги»), і тому, на відміну від останніх, вони, як правило, детальніше характеризують посаду працівника (передбачені для неї завдання та обов’язки, права, кваліфікаційні вимоги тощо), враховуючи специфіку діяльності конкретного підприємства та особливості його штатного розпису.

Якщо виникає необхідність, завдання та обов’язки, включені до типової кваліфікаційної характеристики тієї або іншої професії, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов’язків може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації.

Наприклад, багато професійних назв робіт у сфері роботи з персоналом належать до професійного угруповання «Професіонали в галузі праці та зайнятості» (код КП 2412.2), що свідчить про їх спорідненість, тож окремі посадові обов’язки за однією посадою з цього угруповання можуть бути включені й до посадової інструкції для іншої посади з цього угруповання.

Наведемо такі приклади перерозподілу завдань та обов’язків між працівниками на різних посадах:

— на великих підприємствах завдання та обов’язки, передбачені кваліфікаційною характеристикою «Інженера з підготовки кадрів« можуть бути розподілені між двома фахівцями — «Інженером з підготовки кадрів основних виробництв» та «Інженером з підготовки кадрів допоміжного виробництва»;

— на невеликих підприємствах, навпаки, на «Інженера з підготовки кадрів» можуть бути покладені не лише обов’язки з підготовки кадрів як для основного, так і для допоміжного виробництва, а й окремі обов’язки, що більш характерні для «Інженера з профадаптації», якщо на практиці на їх виконання витрачатиметься небагато його робочого часу.

 

Структура та зміст посадової інструкції

Під час розробки посадових інструкцій слід дотримуватися порядку, про який йдеться в Загальних положеннях Випуску 1 ДКХП.

У розділі «Загальні положення» містяться основні дані про посаду, сферу діяльності працівника, найменування підрозділу, де працює працівник, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків, безпосередню підпорядкованість, кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за спеціальністю, інші вимоги), наявність підлеглих, перелік нормативно-правових актів, якими керується в роботі працівник, порядок заміщення працівників на період їх тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини).

Розділ «Завдання та обов’язки» характеризує зміст діяльності працівника. Визначається самостійна ділянка його роботи відповідно до Положення про підрозділ. Ділянка роботи може визначатися шляхом виділення групи питань з відповідних напрямів або закріплення за працівником переліку об’єктів управління, або як перелік самостійних питань. Визначаються види робіт, до яких належать виконувані функції. Під час встановлення видів робіт слід їх визначати за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо). Завдання та обов’язки працівника мають відповідати завданням і функціям підрозділу та вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади.

У розділі «Права» визначаються й наводяться делеговані працівникові повноваження, за допомогою яких у процесі діяльності він має забезпечувати виконання покладених на нього завдань та обов’язків. Наприклад, вносити пропозиції з відповідних питань, приймати певні рішення, узгоджувати проекти документів, виконувати обов’язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів тощо.

Розділ «Відповідальність» містить показники оцінки роботи працівника та межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків. Наприклад, зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку та правил охорони праці тощо.

У розділі «Повинен знати» містяться вимоги до спеціальних знань, а також знань законодавчих актів та інших нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків.

Розділ «Кваліфікаційні вимоги» містить норми, які стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів та досвіду, достатніх для повного та якісного виконання робіт за посадою.

У розділі «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою» визначається коло основних взаємозв’язків працівника із співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, організаціями, установами, з якими працівник має службові взаємовідносини, терміни отримання та надання взаємної інформації (за наявності), порядок погодження та затвердження відповідних документів тощо, наприклад: «Для виконання обов’язків та реалізації своїх прав інспектор з кадрів взаємодіє із: <…> 7.1. Іншими працівниками відділу кадрів з питань, що пов’язані з виконанням інспектором з кадрів своїх посадових обов’язків, надання та отримання відповідної інформації (матеріалів, документів тощо); 7.2. Керівниками та іншими працівниками виробничих підрозділів підприємства (ділянок, цехів) з питань отримання/надання відповідної інформації (матеріалів, документів тощо) <…>».

 

Деталізація посадової інструкції

Посадові інструкції та кваліфікаційні характеристики тісно пов’язані між собою. Разом з цим завдяки тому, що кваліфікаційні характеристики визначають основні завдання та обов’язки, а посадові інструкції — конкретні, які до того ж можуть бути доповнені додатковими роботами, останні, як правило, значно більші за обсягом. До того ж такі розділи посадової інструкції, як «Загальні положення», «Права», «Відповідальність», «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою» відсутні у кваліфікаційних характеристиках, і їх зміст повністю залежить від специфіки конкретного підприємства.

Інші розділи посадової інструкції так чи інакше можуть збігатися з аналогічними розділами кваліфікаційної характеристики, але переважно вони є більш деталізованими щодо їх змісту порівняно з кваліфікаційними характеристиками, але ступінь цієї деталізації чинними нормативними документами не встановлюється. Наприклад, на невеликих підприємствах з обмеженою чисельністю працівників відсутні складні ієрархічні організаційні структури, тож питання організації ефективних взаємовідносин між його структурними підрозділами та окремими працівниками не стоїть так гостро, як на великих підприємствах. Відповідно і розділ «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою» посадових інструкцій часто немає сенсу виписувати занадто детально.

Також на таких підприємствах часто відсутня занадто вузька спеціалізація в роботі працівників, і іноді може виникати необхідність заміни на робочому місці інших працівників, навіть тих, які працюють за іншими професіями (під час хвороби, відпустки, відрядження тощо). Тож у таких випадках доцільно підготувати, наприклад, розділ «Завдання та обов’язки» посадової інструкції в узагальненому вигляді, і в такому разі він може збігатися з аналогічним розділом кваліфікаційної характеристики. Це стосується й інших розділів посадової інструкції, аналогічних відповідним розділам у кваліфікаційній характеристиці.

На великих підприємствах, де багато працівників виконують вузькоспеціалізовані функції, а також часто взаємодіють з працівниками інших структурних підрозділів, доцільно розробляти деталізовані посадові інструкції. Крім того, такі інструкції дають можливість новим працівникам швидко увійти в курс справ та чітко зрозуміти, чого конкретно очікує від них керівник та з ким саме вони мають взаємодіяти в процесі роботи. Це допоможе уникнути можливих трудових спорів через неналежне виконання працівником своїх обов’язків, адже останній не зможе використати аргументи на кшталт того, що він не знав, що конкретно мав робити на своєму робочому місці, від кого отримувати потрібну інформацію, кому й про що та коли доповідати тощо.

 

Ознайомлення з посадовими інструкціями

Як зазначалося вище, після затвердження керівником підприємства або за дорученням його заступниками посадові інструкції доводяться до відома працівників під підпис. У разі вирішення питання щодо кількості посадових інструкцій та порядку ознайомлення з ними працівників слід ґрунтуватися на зручності та доцільності застосування підприємством того чи іншого механізму. Наприклад, якщо для однієї посади у штатному розписі передбачено дві штатні одиниці, для такої посади можна затвердити одну загальну посадову інструкцію та ознайомити з нею обох працівників. При цьому на одній інструкції стоятиме два підписи двох різних працівників про ознайомлення з нею.

Якщо ж для різних працівників, які працюють на одній посаді, передбачені дещо різні завдання та обов’язки з однієї кваліфікаційної характеристики такої посади, можна затверджувати окремі посадові інструкції, щоб відобразити спеціалізацію цих працівників та відрізнити їх від інших працівників на аналогічних посадах.

Наприклад, у відділі кадрів може працювати два працівники на посаді інспектора з кадрів, але з дещо різною спеціалізацією. Зокрема, один з них може лише формувати та вести особові справи працівників (вносити в додаток до особового листка зміни та підшивати нові копії наказів та особових документів), а інший — виконувати комплекс робіт щодо оформлення відпусток (складання графіків та ознайомлення з ним, попередження про початок відпустки, оформлення відповідних наказів, перенесення відпусток, відкликання з них тощо). У цьому випадку слід розробити дві окремі посадові інструкції інспектора з кадрів, і кожний з працівників поставить підпис про ознайомлення саме із своїм варіантом посадової інструкції «Інспектора з кадрів».

Зауважимо, що згідно з пунктом 6 Загальних положень Випуску 1 ДКХП після затвердження посадових інструкцій та ознайомлення з ними працівників зміни або доповнення до них може бути внесено лише на підставі наказу керівника підприємства за згодою працівника. Наказ про внесення змін, доповнень до посадової інструкції видається в разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності, раціональним розподілом праці. У разі зміни назви підприємства, його структурного підрозділу або посади до посадових інструкцій також вносяться відповідні зміни.

Також слід зазначити, що чинними НПА чітко не встановлена необхідна кількість оригіналів (примірників) посадових інструкцій для однієї посади та їх можливих копій. Разом з тим рекомендується готувати посадові інструкції в одному або двох примірниках, один з яких зберігається у відділі кадрів (оригінал), а другий — у керівників відповідних структурних підрозділів, де працює працівник. Також копія посадової інструкції видається працівнику під підпис.

Олександр Клименко,

консультант із соціально-трудових відносин

 

ПЕРЕДПЛАТА

за найкращими умовами звертайтесь у відділ передплати

0 800 214 008

або заходьте в

МАГАЗИН

«ЗАПИТАННЯ — ВІДПОВІДЬ»

Безкоштовна пряма телефонна лінія для передплатників

0 800 214 009
044 581 57 07

Пн-Пт з 10:00 до 15:00