Табелювання працівників

Табель обліку використання робочого часу ведеться на працівників усіх категорій, прийнятих на постійну, тимчасову, сезонну роботу, а також на учнів, прийнятих на період виробничої практики з оплатою праці. Цей документ необхідний для обліку робочого часу, контролю за його дотриманням, розрахунку заробітної плати. Типову форму табеля № П-5 затверджено наказом Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489, але вона має рекомендаційний характер, про що вказано в листі Держкомстату від 19.03.2010 р. № 17/1-25/ж-61/10/59. Тому роботодавці можуть змінювати та/або доповнювати цю форму іншими позначеннями, необхідними для обліку використання робочого часу з урахуванням специфіки своєї діяльності.

Кожному працівнику присвоюється табельний номер, який відображається в усіх його документах, що стосуються обліку та оплати праці. У разі звільнення (або переведення в інший структурний підрозділ) колишній табельний номер працівника не може бути присвоєний іншій особі й має залишатися вільним не менше трьох років.

Позначення до табеля обліку використання робочого часу про причини відсутності на роботі (таблиця) та інші відхилення від нормальних умов праці вносяться лише на підставі документів (листки непрацездатності тощо). Табель складають в одному примірнику за два-три дні до початку розрахункового періоду. 

Умовні позначення, передбачені типовою формою № П-5
 

Особа, відповідальна за табелювання працівників

На законодавчому рівні не розроблено методичних рекомендацій щодо заповнення табеля обліку використання робочого часу та не визначено посад працівників, які мали б виконувати такий облік. Тому радимо розробити на підприємстві власне положення про табельний облік. Національним класифікатором України «Класифікатор професій» ДК 003:2010 (далі — КП) передбачено професійну назву роботи «Табельник» (код КП 4190), яка належить до розділу «Технічні службовці». Кваліфікаційна характеристика табельника наведена у Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженому наказом Мінпраці та соцполітики України від 29.12.2004 р. № 336.

Серед завдань та обов’язків табельника, зокрема, такі: 

• ведення табельного обліку фактичного часу перебування працівників на підприємстві;
• здійснення контролю за своєчасним прибуттям працівників на роботу, перебуванням на робочих місцях і виходом з роботи;
• внесення відповідних позначок до табеля щодо присутності працівників на роботі, їх запізнення й відсутності (із зазначенням причин); 
• систематичне внесення змін, пов’язаних з оформленням прийняття на роботу працівників, переведеннями, звільненнями, наданням відпусток тощо; 
• контроль за своєчасністю подання працівниками листків непрацездатності, довідок про догляд за хворими та інших документів, які підтверджують право на їх відсутність на роботі;
• за встановленим порядком подання табеля, який містить відомості про фактично відпрацьований час, надурочні години роботи, порушення трудової дисципліни тощо.

Залежно від розмірів підприємства обов’язки з ведення табеля обліку робочого часу можуть покладатися на різних осіб. Зокрема, на підприємствах з великою кількістю працівників штатним розписом зазвичай передбачено посаду табельника, який працює у відділі кадрів. Якщо ж у штатному розписі такої посади немає, то є сенс видати наказ по підприємству (додаток 1), в якому врегулювати питання, пов’язані з веденням табеля. 

Додаток 1. Зразок наказу про ведення табельного обліку

У наказі можна встановити, хто саме відповідатиме за ведення табеля, а також розмір доплати за виконання таких обов’язків, передбачити процедуру складання та затвердження табеля, визначити строки надання табеля до бухгалтерії для вчасного нарахування та виплати зарплати. На практиці трапляються випадки, передусім це стосується підприємств із невеликою кількістю працівників, коли функція ведення табеля покладається на бухгалтера чи інспектора з кадрів. Однак варто пам’ятати, що цей обов’язок має бути передбачений у посадовій інструкції працівника або ж визначений наказом керівника підприємства.

Журнал реєстрації виходу працівників на роботу

Паралельно з веденням табеля досить поширеним способом організації обліку робочого часу працівників є журнал реєстрації (або книга обліку) виходу працівників на роботу (додаток 2). Працівники розписуються в такому журналі до початку робочого дня. Після початку роботи ставити підпис у ньому заборонено або він ставиться ручкою іншого кольору. При цьому в разі документування невиходу на роботу або запізнення працівника, якщо адміністрація планує застосувати до нього заходи дисциплінарного стягнення, слід подбати про те, щоб порушення трудової дисципліни було підтверджено не лише даними журналу реєстрації виходу на роботу, а й іншими документами первинного обліку робочого часу.

Додаток 2. Приклад журналу реєстрації виходу працівників на роботу
 

Ігор ТАТАРІНОВ,
юрист