Новий ДСТУ: оформлення документів


Новина про впровадження ДСТУ 4163-2003 наробила багато галасу у соцмережах серед бухгалтерів, тому спробуємо розібратися, чи цей ДСТУ такий страшний, як про нього кажуть 


Де ДСТУ застосовується

Почнемо з того, що за приписами ч. 2 ст. 15 Господарського кодексу України,  застосування стандартів, кодексів усталеної практики чи їх окремих положень є обов’язковим, зокрема, для суб’єктів господарювання, якщо обов’язковість застосування стандартів чи кодексів усталеної практики установлено нормативно-правовими актами.

Тобто, щоб не завантажувати текст Господарського кодексу України, законодавець відсилає суб’єктів господарювання до видумок стандартів, які розробляє виконавча гілка влади.

Ця відсилка приводить нас до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (далі – Правила № 1000/5. Вони, на жаль зареєстровані в Міністерстві юстиції України). Як бачимо з назви та тексту Правил, вони не поширюються на підприємців та само зайнятих осіб (хоч на цьому – дякуємо :-)).

За приписами п.1 Розділу І. Правил № 1000/5, ці Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі – установи).

А у п.4 Розділу І Правил № 1000/5, сказано, що вимоги цих Правил щодо роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною та іншою спеціальною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами, а також з підготовки документів до передавання на архівне зберігання.

Тобто, правила № 1000/5 поширюються і на первинні та облікові документи, але щодо загального вигляду Наприклад, листи повинні нумеруватися (як вхідна так і вихідна кореспонденція).

Цікавинка! Станом на початок 07.09.2021 року, на офіційному сайті Верховної Ради України в тексті Правил № 1000/5 посилання йдеться на попередній ДСТУ , а не на новий. Тож, можна казати про те, що управлінський документ, що станом на 03.09.2021 року був складений за «старим» ДСТУ є чинним.

     

А що каже судова практика?

Перш за все, варто керуватися Постановами Верховного Суду (далі – ВС).

Так, у Постанові ВС від 31 травня 2021 року в справі № 160/336/20 (адміністративне провадження № К/9901/13803/20) досліджувалася справа, коли суди першої та апеляційної інстанції не прийняли позовну заяву із посиланням на порушення приписів ДСТУ 4163-2003.

Натомість ВС зазначив, що «… Суд визнає слушними доводи скаржника про те, що суд першої інстанції необґрунтовано застосував до позивачки пункт 5.23 ДСТУ 4163-2003, який встановлює вимоги до підпису на документі, оскільки згідно з пунктом 1.1 ДСТУ 4163-2003 цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності: органів державної влади України, органів місцевого самоврядування; підприємств, установ, організацій та їх об`єднань усіх форм власності, а не на документи, які підписують фізичні особи».

Як бачимо, ВС підтвердив, що ДСТУ поширюються на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, але не на первинні документи.

 

Дійсність первинних документів

При складанні первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку потрібно керуватися приписами ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»

А в цьому Закону чітко вказано у абз. 9 ч. 2 ст. 9, що неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

Тобто, не важливо, чи документ складено на рожевому, фіолетовому папері, чи дотримано ще якихось вимог, головне, щоб можна було зрозуміти яка господарська операція відбулася і хто приймав у ній участь. Звичайно, якщо замість тушки десяти курей буде малюнок курки із сокирою на голові, то це не вважатиметься, що господарську операцію можна ідентифікувати.

 

Для відчайдух

Ну ось, наступив вересень 2021 року, а Ви щойно з відпустки про існування нового ДСТУ 4163-2020 нічого не знаєте, документи формуєте у старий спосіб… і тут – якась перевірка, чи працівник написав позовну заяву, що підприємство його неправильно звільнило (є судова практика, коли за недотримання вимог ДСТУ розпорядчий документ визнають неправильним, чи недійсним). Що робити?

Зазирнемо до ст.19 Конституції України (взагалі Конституцію потрібно пам’ятати завжди, хоча б окремі положення). Частина перша цієї норми каже нам, що правовий  порядок в Україні ґрунтується на засадах, відповідно до яких ніхто не може бути примушений робити те, що не передбачено законодавством.

Тобто, якщо немає окремого Закону, де вказано, що папір має бути лише і виключно білим, поля – 2х2х2х2 (або інші), а замість ПІБ потрібно вказувати ПІ, то можна посилатися, що ДСТУ суперечить Конституції України!

І хоча ймовірність виграти таку справу в суді не є 100%, але з практики, можу зазначити таке. Коли  податкові повідомлення-рішення підписувалися лише ім’ям та прізвищем посадової особи органу ДПС (а тоді діяв ДСТУ, за яким потрібно було вказувати ПІБ), жоден суд не скасував таку ППР на підставі недотримання вимог ДСТУ!

 


◦ Кадрова документація
ДЕМО ДОСТУП