Склад реквізитів документів, вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах, вимоги до бланків та оформлення документів, а також вимоги до виготовлення документів установлює Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» ДСТУ 4163:2020, затверджений наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. № 144 (далі — ДСТУ 4163:2020).
Відповідно до п. 5.17 ДСТУ 4163:2020 одним з реквізитів документів є резолюція — це зроблений посадовою особою напис на документі, що містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа. Резолюція максимально може складатися з таких елементів: прізвище(-а), власне(-і) ім’я(-ена) виконавця(-ів) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата. Отже, резолюція керівника на документі — це погодження, яке засвідчує його згоду із змістом документа та потребу виконати викладене в ньому.
У трудовому законодавстві відсутня імперативна норма щодо написання особою заяви під час прийняття на роботу, але вже традиційно волевиявлення громадян стосовно працевлаштування оформлюється письмовою заявою. Наявність резолюції директора на заяві про прийняття чи звільнення з роботи дає підстави працівнику кадрової служби розпочати процедуру прийняття чи звільнення працівника. Відсутність візи керівника ставить під сумнів потребу в підготовці документів.
Людмила ПОЛІЩУК
головна редакторка журналу «Кадровик України»