Документальне оформлення компенсації замість відпустки


◦ Час відпочинку
◦ Відпустки
◦ Оплата праці
◦ Індексація і компенсація
13 жовтня 2022 р.
Як оформити грошову компенсацію замість відпустки?

Заміна частини відпустки грошовою компенсацією має бути належним чином задокументована. Жодних законодавчих норм щодо цього не встановлено та змін щодо цього у період дії воєнного стану теж не вносилося, тож зазвичай це відбувається таким чином.

Працівник звертається до відділу кадрів, щоб дізнатися, скільки днів відпустки та за який робочий рік використано, чи можливо отримати компенсацію. Відділ кадрів за відомостями, зазначеними в особовій картці працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» від 25.12.2009 р. № 495/656), перевіряє та встановлює кількість днів відпустки, на які він вже має право, без урахування днів, які могли б бути надані йому «авансом» до закінчення робочого року. Це важливо з огляду на те, що працівник може звільнитися до закінчення робочого року, а компенсацію, про яку йдеться, можна виплатити лише за частину «заробленої» відпустки.

Працівник пише заяву про заміну частини щорічної відпустки грошовою компенсацією, якщо за даними відділу кадрів він має на це право. Зразок заяви про бажання отримати грошову компенсацію  за невикористану частину щорічної відпустки без звільнення дивтут.

Заяву слід зареєструвати в обліковій формі, наприклад журналі реєстрації заяв працівників, якщо на підприємстві внутрішніми правилами передбачено їх реєстрацію.

Фахівець відділу кадрів візує заявупрацівника, вказавши кількість днів відпустки, які працівник може замінити грошовою компенсацією. Взагалі це не є обов’язковим, але віза кадровика буде гарантією того, що для виплати компенсації дотримано всіх необхідних умов, а саме:

  • працівник досягнув 18 років;
  • працівник використав щорічну відпустку за робочий рік тривалістю не менше як 24 календарнідні;
  • робочий рік, за який працівник бажає отримати компенсацію за невикористані дні відпустки, вже відпрацьовано (оскільки не можна виплачувати компенсацію за невідпрацьований час).

Якщо за даними відділу кадрів працівник не має права на отримання компенсації, але все одно подає заяву, працівник відділу кадрів має зазначити на ній причину, через яку працівнику не можна компенсувати частину відпустки грошима. Запис може бути, наприклад, таким: «Симоненко Андрійне має права на виплату компенсації за дні невикористаної відпустки, оскільки за робочий рік з 02.11.2021 р. до 03.11.2022 р. використав лише 17календарних днів щорічної основної відпустки».

Керівник може прийняти два рішення:

  • погодитися на заміну працівнику частини щорічної відпустки грошовою компенсацією — в разі наявності на це права у працівника. Таке рішення оформляється наказом керівника. У ньому слід обов’язково зазначити вид щорічної відпустки, за який робочий рік вона надається, а також кількість днів, за які виплачують компенсацію. Зразок наказу дивтут;
  • відмовити працівнику в наданні компенсації, якщо останній не має права на її одержання. Таке рішення зазвичай вказується на заяві працівника, наприклад: «Симоненку Андрію взадоволенні заяви відмовити у зв’язку з тим, що він не має права на отримання грошової компенсації замість частини відпустки».

На підставі цієї резолюції керівника підприємства відділ кадрів ознайомлює працівника з рішенням роботодавця під підпис. Далі її фахівець реєструє наказ у журналі реєстрації наказів та ознайомлює з ним працівника. Другий екземпляр наказу передається до бухгалтерії як підстава для нарахування та виплати компенсації за частину щорічної відпустки.

Працівник відділу кадрів вносить відомості про виплату працівнику компенсації за частину щорічної відпустки до облікових форм, зокрема до особової картки працівника.

Відпустки всіх видів, що надаються працівникові протягом його роботи на підприємстві, обліковують у розділі V типової форми № П-2. У разі заміни частини щорічної відпустки компенсацією відділ кадрів має зазначити вид відпустки, за який період вона надається, кількість днів, що підлягають компенсації, а у графах «Дата початку відпустки» та «Дата закінчення відпустки» зазначити: «Виплачено компенсацію».

До журналу обліку відпусток (у паперовій або електронній формі), якщо він ведеться на підприємстві, також слід внести інформацію про заміну частини відпустки грошовою компенсацією.
 

Зразки заповнення документів дивтут.

«ЗАПИТАННЯ — ВІДПОВІДЬ»

Безкоштовна пряма телефонна лінія для передплатників

0 800 214 009
044 581 57 07

Пн-Пт з 10:00 до 15:00

ПЕРЕДПЛАТА

за найкращими умовами звертайтесь у відділ передплати

0 800 214 008

або заходьте в

МАГАЗИН
ДЕМО ДОСТУП