До початку поїздки необхідно визначити її мету, маршрут і строки, а умови відрядження зафіксувати наказом керівника підприємства. У ньому зазначають:
- прізвище, ім’я, по батькові та посаду працівника;
- мету та пункт призначення (місто / організацію);
- дати вибуття та повернення;
- умови фінансування: розмір авансу, добові та порядок відшкодування витрат.
Уніфікованої форми наказу про відрядження для підприємств приватного сектору немає. Комерційні підприємства розробляють порядок направлення у відрядження у внутрішньому положенні та затверджують кожну поїздку окремим наказом. Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59, є обов’язковою лише для державних органів, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються з бюджету.
Якщо у відрядження направляють дистанційного працівника, у наказі обов’язково вказують пункт відправлення та пункт повернення, узгоджені сторонами.
Зразок наказу про направлення директора у службове відрядження за кордон
Перед оформленням документів необхідно перевірити наявність обмежень щодо направлення у відрядження конкретного працівника:
- заборонено направляти у відрядження вагітних жінок і працівників, які мають дітей віком до трьох років (ст. 176 КЗпП);
- тільки за письмовою згодою направляються у відрядження працівники, які мають дітей віком від трьох до чотирнадцяти років або дитину з інвалідністю (ст. 177 КЗпП).
Згідно зі ст. 186-1 КЗпП зазначені гарантії діють однаково для батьків (матерів і батьків), опікунів, піклувальників, прийомних батьків та батьків-вихователів.
На весь період відрядження за працівником зберігається місце роботи (посада). Оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов трудового або колективного договору, але не може бути нижчою за середній заробіток (ст. 121 КЗпП). Також працівникові відшкодовують витрати на проїзд, проживання та виплачують добові.