Відрахування із заробітної плати працівників для повернення сум, зайво виплачених унаслідок лічильних помилок, можуть проводитися за наказом роботодавця, роз'яснюють у Держпраці. У цих випадках відповідно до ст. 127 КЗпП роботодавець має право видати наказ (розпорядження) про відрахування не пізніше ніж упродовж одного місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми.
Лічильними помилками вважаються помилки, пов’язані з процесом обчислення. Наприклад, це може бути неправильність в обчисленнях, дворазове нарахування заробітної плати за один і той самий період тощо (п. 24 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.1999 р. № 13).
Слід звернути увагу, що наказ про відрахування може стосуватися тільки тих коштів, що були виплачені впродовж останнього місяця. Для відрахування таких сум згода працівника не потрібна.
Встановленої форми документа щодо факту виявлення лічильної помилки немає. Це може бути бухгалтерська довідка, доповідна записка тощо. При цьому бухгалтерську довідку слід оформити обов’язково, оскільки на її підставі вносяться відповідні зміни до регістрів бухгалтерського обліку та первинних документів з обліку заробітної плати (п. 9 Методичних рекомендацій щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну України від 29.12.2000 р. № 356).
Відповідно до ст. 128 КЗпП при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 %, а у випадках, окремо передбачених законодавством України, — 50 % заробітної плати, яка належить до виплати працівникові. Отже, період відрахувань може розтягнутися на кілька місяців.
Якщо місячний строк для видання наказу про відрахування пропущено, то суми, виплачені раніше, можуть бути добровільно внесені працівниками до каси підприємства або можуть бути утримані роботодавцем із заробітної плати на підставі особистих заяв працівників. Якщо працівники не бажають добровільно повернути надлишково виплачені їм кошти, відшкодування шкоди, завданої підприємству, може відбутися за рахунок винної особи, а саме особи, яка допустила помилку (бухгалтера). Крім того, питання відшкодування збитків підприємству може бути вирішено в судовому порядку.