Війна визначає для роботодавців особливі умови, які стосуються зберігання документів, зокрема трудових книжок. Цілком зрозумілі побоювання співробітників щодо його надійності, враховуючи те, як швидко й жахливо розвивалися події на початку російської агресії. Але ж у будь-якій ситуації треба діяти передусім за законом.
Як саме?
Отже, як роз’яснює Координаційний центр з надання правової допомоги, жодних особливих умов зберігання трудових книжок працівників правовий режим воєнного стану не визначає. Змін із цього приводу законодавство не містить. Зберігати трудові книжки працівників має підприємство. Видавати трудову книжку потрібно, лише якщо працівник звільняється. Це передбачає п. 3 постанови КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 р. № 301.
Працівник має поставити підпис про отримання трудової книжки:
- в особовій картці (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656);
- у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Підстава — п. 7.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58.
Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX передбачено нові правила обліку трудової діяльності працівника з 10.06.2021 р. — запроваджено електронний облік трудової діяльності.
Після того як Пенсійний фонд України завершить роботи щодо внесення відомостей про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Ці роботи мають бути виконані протягом п’яти років (до 10.06.2026 р.). Роботодавець на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України вносить дані в розділі «Відомості про трудові відносини робітника» про найманого працівника та завантажує скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, що також підтверджують стаж (це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток тощо). Після подання роботодавцем необхідних даних та завантаження документів Пенсійним фондом України проводиться перевірка та в разі відсутності зауважень паперова версія стає непотрібною і буде зберігатися у працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.
Відповідно до ст. 48 КЗпП з 10.06.2021 р. трудова діяльність працівника обліковується в електронній формі, трудова книжка зберігається у працівника, а роботодавець зобов’язаний вносити записи до трудової книжки лише на вимогу працівника.
Як діяти в умовах воєнного стану?
Державна служба України з питань праці у своїх роз’ясненнях від 17.06.2021 р. зазначає, що «видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця, підстав немає. Але й немає підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви».
У разі видання трудової книжки працівнику на його вимогу роботодавець знімає із себе відповідальність за збереження трудової книжки. Робиться це в інтересах працівника, який може через небезпеку змінити місце проживання, виїхати, влаштуватись за строковим трудовим договором за сумісництвом тощо. І краще, якщо трудова книжка буде на руках.
Правильно зробити це за таким алгоритмом:
- Працівник пише заяву із проханням видати йому трудову книжку з обґрунтуванням необхідності такої видачі.
- Заводиться додатковий журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок (довільної форми), де працівник розписується в отриманні та поверненні книжки.
Окрім того, згідно зі ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX у випадку перебування підприємства в районі активних бойових дій роботодавець самостійно вирішує питання зберігання кадрових документів і може приймати рішення про видачу трудових книжок працівникам під підпис. Перелік територіальних громад, що розташовані в районі проведення воєнних (бойових) дій або які перебувають у тимчасовій окупації, оточенні (блокуванні), затверджується наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України (ознайомитись із переліком можна на офіційному сайті за посиланням).