У ГУ Держпраці у Дніпропетровській області розглянули питання щодо правильності зазначення посади заступника керівника установи на час відсутності керівника під час підписання поточних документів. Йдеться про ситуації, коли керівник підприємства, установи або організації тимчасово відсутній у зв'язку з перебуванням на «лікарняному» або у черговій відпустці чи відрядженні.
На думку фахівців управління, слід перевірити, чи в посадовій інструкції заступника керівника підприємства, установи, організації зазначено, що він на час тимчасової відсутності керівника виконує його функції, чи наказом того ж керівника визначено питання підписання документів його заступнику. У цьому випадку документи повинні підписуватися саме заступником із зазначенням його прізвища, імені та по батькові.
У п. 10 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р № 1000/5, визначено, що в разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали якої зазначено на проєкті документа, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково вказують фактичну посаду та прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобічну похилу риску перед назвою посади не дозволяється.
У вищевказаних нормах також зазначено, що до найменування посади керівника слова «Виконуючий обов'язки» або «В. о.» додаються в разі заступництва керівника за наказом (розпорядженням). Визначення поняття «заступництво» міститься лише в роз'ясненні «Про порядок оплати тимчасового заступництва», затвердженому Держкомпраці СРСР та Секретаріатом ВЦРПС від 29.12.1965 р. № 30/39, в якому ним вважається виконання службових обов'язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, якщо це викликано виробничою необхідністю. Про це також зазначено в листі Міністерства соціальної політики України від 21.07.2011 р. № 590/13/84-11.
Таке формулювання суперечить вимогам КЗпП, якими підприємства, установи та організації повинні керуватися під час застосування норм законодавства. Статтею 105 КЗпП законодавчо визначено виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи.
Тобто підприємство, установа або організація може самостійно визначати, який варіант оформлення тимчасово виконуючого обов'язки керівника вибрати в такому випадку, адже з цього приводу законодавством обмежень не встановлено.