Під час війни багато роботодавців зіштовхнулися із ситуацією, коли працівники переїхали до іншої місцевості або країни, якість їх роботи погіршилася або робота вимагає присутності працівника на робочому місці, тому потрібно звільнити працівника або працівник сам хоче звільнитися через зміну життєвих обставин.
Кодекс законів про працю (далі — КЗпП) передбачає, що трудовий договір може бути припинений:
- з ініціативи працівника (стаття 38 КЗпП);
- з ініціативи роботодавця (статті 40 та 41 КЗпП);
- за угодою сторін (пункт 1 частини 1 статті 36 КЗпП);
- через закінчення строку (пункт 2 частини 1 статті 36 КЗпП).
Незважаючи на те, якою стороною ініційовано звільнення, можна виокремити деякі його особливості залежно від процесу обміну документами.
Звільнення та обмін документами з електронним підписом
За статтею 14 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.
Відповідно до частини 3 статті 29 КЗпП ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов'язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису (далі — електронний підпис). У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника.
Частина 2 статті 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» на період воєнного стану надає можливість сторонам встановити будь-який доступний спосіб електронної комунікації за спільною згодою, не обмежуючись трудовим договором.
Згідно із Законом України «Про електронні довірчі послуги» електронний підпис — електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов'язуються і використовуються ним як підпис.
Тобто електронний підпис прирівнюється до особистого підпису людини, а також містить ідентифікаційні її дані, які дають змогу однозначно встановити особу підписанта.
За Законом «Про електронні комунікації» електронна комунікаційна мережа — комплекс технічних засобів електронних комунікацій та споруд, призначених для послуг, що полягають в прийманні та/або передачі інформації. Тобто мається на увазі використання email, месенджерів, програм для обміну документами тощо.
Отже, трудове законодавство дає можливість працівнику та роботодавцю обмінятися трудовими документами (заявами, додатковими угодами та наказами) шляхом їх пересилання через e-mail, месенджери, програми для обміну документами, у разі проставлення обома сторонами електронних підписів на таких документах.
Такий механізм працює для сторін у разі, якщо вони не мають претензій одна до одної, тобто здебільшого у процесі звільнення за згодою сторін або за ініціативи працівника.
Тож процедура звільнення за власним бажанням виглядає так:
1) працівник направляє роботодавцю заяву, підписану електронним підписом;
2) роботодавець видає наказ про звільнення, підписує його електронним підписом та направляє працівнику для ознайомлення;
3) деякі програми електронного документообороту надають можливість підписання одного документа двома сторонами, тому в разі отримання працівником такого наказу він має поставити електронний підпис про ознайомлення. А в разі відсутності такого програмного забезпечення радимо отримати від працівника заяву про ознайомлення із наказом про звільнення, підписану його електронним підписом.
Для використання механізму звільнення працівника з ініціативи роботодавця шляхом направлення йому наказів, повідомлень, доган, підписаних електронним підписом, має бути затверджений порядок обміну документами через e-mail, месенджери, програми. У ньому обов'язково потрібно закріпити момент, в який працівник вважається ознайомленим із трудовими документами. Адже саме з цього моменту будуть розпочинати відлік строки, передбачені трудовим законодавством.
Видача трудової книжки
До постанови КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 р. № 301 не вносилися зміни з 2018 року. Тобто на цей час постанова передбачає обов'язок роботодавця повернути трудову книжку працівнику, якщо вона зберігається у роботодавця, під розписку в Книзі руху трудових книжок та вкладишів до них та особовій картці.
Нагадаємо, що з 2021 року роботодавці ведуть облік трудової діяльності в електронній формі, при цьому паперова трудова книжка може зберігатися як у працівника, так і роботодавця, а записи до неї вносяться роботодавцем на вимогу працівника.
Якщо трудова книжка зберігається у роботодавця, то відповідно до п. 4.1. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України від 29.07.1993 р. № 58 (далі — Інструкція), роботодавець зобов'язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.
Відповідно до п. 4.2. Інструкції, якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою допускається тільки за письмовою згодою працівника.
Тож радимо передбачити в заяві про звільнення намір працівника отримати трудову книжку засобами поштового зв'язку.
Варто також зазначити, що трудові книжки заборонені до пересилання засобами міжнародного поштового зв'язку за п. 37 Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою КМУ від 05.03.2009 р. № 270. Отже, у разі наявності заяви або згоди працівника на пересилання йому трудової книжки, вона може бути надіслана лише поштовим відправленням по Україні.
Джерело: ЮРЛІГА