Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджують між працівником і роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Тож законодавство не містить вимоги щодо написання заяви про надання щорічної відпустки, якщо таку відпустку надають у строки, визначені графіком відпусток.
Якщо ж працівник забажав використати щорічну відпустку в інший період, ніж передбачено графіком відпусток, це питання вирішують за погодженням сторін трудового договору (між працівником і роботодавцем). У такому випадку заявник пише заяву, на яку роботодавець накладає резолюцію, погоджуючись надати щорічну відпустку у вказані в ній терміни, або через певні обставини пропонує перенести її на інший період. Далі на підставі цієї заяви видають наказ (розпорядження) про надання відпустки.
Проте слід враховувати, що за відсутності погодження із роботодавцем строків надання відпустки при отриманні зазначеної заяви роботодавець не зобов'язаний видавати наказ (розпорядження) про надання відпустки. Роботодавець може як задовольнити прохання працівника, так і відмовити йому. Відповідні висновки викладені в листі Мінекономіки України від 31.03.2020 р. № 3512-06/21620-07.
Також у міністерстві нагадують, що роботодавець може погодитися, а може й не погодитися поділити відпустку так, як того бажає працівник. А може запропонувати свої умови поділу щорічної відпустки або й взагалі її не ділити.