НАДС наказом «Про затвердження Типового порядку ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування та форми Особової картки» від 05.04.2024 р. № 62-24 затвердило:
- Типовий порядок ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування (далі — Типовий порядок);
- форму особової картки.
Наказ набере чинності не раніше ніж через шість місяців з дня припинення або скасування воєнного стану в Україні — одночасно із Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 02.05.2023 р. № 3077-IX.
Типовий порядок визначає механізм ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування, а також перелік документів, з яких формуються особові справи. Його застосовуватимуть до виборних посад, а також зможуть застосовувати, щоб вести та зберігати особові справи іншого персоналу в ОМС.
В ОМС розроблятимуть власний порядок, щоб вести та зберігати особові справи службовців, з урахуванням Типового порядку. Його затверджуватиме голова відповідної ради. Вестиме, обліковуватиме та зберігатиме особові справи служба управління персоналом в ОМС, де займає посаду службовець.
Типовий порядок регламентує:
- як вести та оформлювати особові справи, зокрема, якщо службовця призначили на іншу посаду в межах одного ОМС;
- з яких документів та в якій послідовності формувати особову справу;
- як систематизувати особові справи та в якій формі їх вести;
- як оформлювати особову картку, зокрема, як змінювати відомості про службовця;
- як зберігати особові справи, оскільки це документи з обмеженим доступом.
НАДС рекомендує у випадку, коли службовця призначатимуть на посаду в ОМС, де він раніше вже займав посаду, використовувати особову справу, яку сформували раніше, та долучати до неї оновлену особову картку.