Працівник, який уклав контракт на проходження військової служби у Збройних силах України, повинен надати роботодавцю документи, що підтверджують його зарахування на службу. Лише після цього відділ кадрів може оформити увільнення від роботи та виконати інші передбачені законодавством процедури. Згідно з частиною третьою статті 119 Кодексу законів про працю України, працівник має подати до відділу кадрів документальне підтвердження початку проходження військової служби.
Це може бути військово-обліковий документ із відповідними відмітками, довідка або витяг із наказу військової частини про зарахування до списків особового складу чи копія контракту про проходження військової служби.
Після отримання цих документів кадровик долучає їх до особової справи працівника, видає наказ про увільнення від роботи у зв'язку з проходженням військової служби за контрактом зі збереженням місця роботи та посади, вносить зміни до табеля обліку робочого часу з дати, підтвердженої військовими документами, а також оновлює дані військового обліку.
Якщо працівник лише повідомив про укладення контракту, але не надав документів, що підтверджують початок служби, наказ про увільнення видавати не можна. Підставою для його оформлення є виключно документальне підтвердження.
Для працівників, які проходять військову службу за контрактом, діють ті самі трудові гарантії, що й для інших військовослужбовців. Зокрема, за ними зберігаються місце роботи та посада відповідно до статті 119 Кодексу законів про працю України. При цьому роботодавець не виплачує таким працівникам заробітну плату, якщо інше не передбачено колективним договором або внутрішніми нормативними актами підприємства.