Згідно зі ст. 23 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105-XIV підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є сформований на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, встановлення опіки над дитиною, листок непрацездатності. Листок непрацездатності формується в Реєстрі на підставі інформації про медичний висновок (медичні висновки) у разі ідентифікації пацієнта як застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Під час формування листка непрацездатності враховується інформація про основне місце роботи застрахованої особи, визначене за даними повідомлення про прийняття працівника на роботу.
Сформований листок непрацездатності надсилається страхувальникам, з якими застрахована особа перебуває у трудових відносинах (за основним місцем роботи та за сумісництвом) через кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України. У разі необхідності (відповідно до вимог п. 8 наказу Міністерства охорони здоров’я України «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність та проведення їхньої перевірки» від 01.06.2021 р. № 1066) лікар закладу охорони здоров’я може видати паперовий листок непрацездатності.
Оформлення паперового листка непрацездатності має відповідати вимогам Інструкції про порядок заповнення листка непрацездатності, затвердженій наказом Міністерства охорони здоров’я України, Міністерства праці та соціальної політики України, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 03.11.2004 р. № 532/274/136-ос/1406.
За порушення порядку оформлення листка непрацездатності накладання штрафу чинним законодавством не передбачено. Відповідно до п. 4.1 Розділу IV Порядку перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів Фонду соціального страхування України та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання, затвердженого постановою правління Фонду соціального страхування України від 02.10.2020 р. № 23, фінансові (штрафні) санкції можуть бути застосовані у разі виявлення порушень порядку використання страхових коштів (у т. ч. щодо оплати листків непрацездатності).
Підставою для прийняття рішення про повернення страхових коштів Фонду та застосування фінансових санкцій є акт перевірки, яким задокументовані випадки порушення страхувальником порядку використання страхових коштів Фонду.