У сфері державної служби навіть мінімальні коригування роботи працівника вимагають чіткого дотримання правових процедур.
Зокрема, якщо в посадовій інструкції змінюється хоча б один із основних обов’язків державного службовця, кадровим службам необхідно обов'язково письмово повідомити його про зміну істотних умов служби.
Відповідно до Порядку розроблення посадових інструкцій та норм Закону № 889, таке офіційне попередження є невід'ємним етапом, який має передувати розробленню та затвердженню будь-якої нової посадової інструкції.
Для правильного оформлення таких нововведень та уникнення юридичних помилок керівникам держорганів рекомендується дотримуватися чіткої послідовності кроків.
- Спочатку вносяться відповідні зміни до положень про структурні підрозділи, після чого розробляються самі посадові інструкції.
- Наступним обов'язковим кроком є саме письмове повідомлення співробітника про майбутні зміни.
- Лише після цього, залежно від рішення працівника, приймається остаточне рішення про його подальше переведення на оновлену посаду або звільнення у передбаченому законом порядку.
Також слід звернути увагу на важливий технічний нюанс для посад категорій «Б» та «В».
Законодавство дозволяє відтермінувати набрання чинності нової інструкції.
У таких випадках, наприклад, при запланованому введенні в дію нової структури чи штатного розпису з певної дати, у спеціальній графі форми «починає діяти з» заздалегідь прописується конкретне число. Це дозволяє зробити кадровий процес плановим, прозорим та захищеним від судових оскаржень.