Як провести новорічний корпоратив


◦ Персонал
◦ HR: рішення, інструменти, практика

Останні два роки світ живе з карантинними обмеженнями, до яких ми вже звикли. Носіння масок та вакцинація стають нормою, проте святкування прийдешнього Нового року в колі колег є важливою частиною робочого життя. Як можна організувати новорічний корпоратив? Як правильно документально його оформити? Відповіді на ці та інші запитання знайдете у статті.


 

Як можна святкувати Новий рік на підприємстві?

Кожне підприємство святкує Новий рік по-своєму. Зазвичай це залежить від фінансових можливостей, а також від сфери діяльності підприємства.

На практиці майже всі підприємства прикрашають свої приміщення до свята Нового року. Також багато хто дарує працівникам та/або їхнім дітям подарунки. Ну і, звісно, найбільшим заходом є проведення новорічного корпоративу для працівників.

Кожен із варіантів святкування Нового року пов’язаний із певними витратами підприємства, основні види яких наведемо в таблиці.

 

Новорічні заходи та витрати підприємства 

Новорічні заходи
Розшифровка витрат
Прикрашання офісу
Витрати на придбання ялинки (ялинок) і новорічних іграшок, декоративних товарів із новорічною символікою, кульок
Витрати на оплату послуг дизайнера (якщо підприємство вирішить звернутися до нього за допомогою)
Придбання подарунків працівникам та їхнім дітям
Залежно від фінансових можливостей підприємства новорічні подарунки працівникам та їхнім дітям можуть бути різної вартості, тож і розмір витрат також буде різним
Виплата працівникам премій до свята Нового року
Розмір премій працівникам визначається наказом керівника підприємства, тому на кожному підприємстві витрати на виплату новорічних премій будуть різними
Оренда приміщення для проведення корпоративу
Витрати на оренду приміщення необхідні, якщо корпоратив відбувається за межами офісу в ресторані, кафе, банкетній залі тощо
Якщо на підприємстві є власна їдальня, кафе чи будь-яке інше приміщення, придатне для проведення корпоративу, то підприємство може провести корпоратив у такому приміщенні та, відповідно, зекономити на таких витратах
Послуги ведучого корпоративу
Витрати на послуги ведучого можуть бути не в кожного підприємства, оскільки на них можна зекономити, обравши ведучим когось зі своїх працівників
Сума витрат на послуги ведучого визначається у договорі з ним
Музичний супровід свята
Якщо корпоратив відбуватиметься в ресторані чи кафе, то, як правило, такі заклади мають музичну групу (в такому разі одночасно із бронюванням місця для проведення корпоративу обговорюється і питання музичного супроводу свята
Деякі підприємства запрошують окремих артистів 
У випадку святкування Нового року в офісі підприємства найчастіше влаштовують музичний супровід свята власними силами та досить рідко запрошують артистів
Святкове меню
Якщо корпоратив відбувається в офісі, то підприємство самостійне складає меню та купує продукти, напої, посуд
Якщо корпоратив проходить в ресторані чи кафе, меню обговорюється із працівниками цих закладів і суми витрат визнаються на підставі документів від них
Доставка працівників до місця проведення корпоративу
Святкування Нового року може відбуватися на території підприємства або працівники можуть дістатися до місця святкування самостійно
Якщо на підприємстві є власний транспорт, можна скористатися ним і зекономити кошти 
Якщо підприємство організовує перевезення працівників шляхом залучення транспортної організації, то вартість витрат у такому випадку встановлюється договором
Подарунки партнерам або гостям корпоративу 
Вартість подарунків партнерам або гостям свята може бути різною залежно від фінансових можливостей підприємства 

 

Як можна організувати новорічний корпоратив? 

Існують декілька варіантів проведення новорічного корпоративна, інформацію про які наведемо в Таблиці 2

 

Таблиця 2. Варіанти на проведення новорічного корпоративу
 
Варіант
Мета корпоративу
Присутні особи
Корпоратив як свято
Якщо керівництво підприємства хоче, щоб на новорічному корпоративі працівники просто відпочили та розважилися, то корпоратив проводиться як звичайне свято 
Зазвичай на такому заході присутні тільки працівники підприємства: це позитивно впливає на згуртованість, злагодженість колективу, появу корпоративного духу, що надалі позначається на успішній спільній праці
Корпоратив як річні збори колективу
Деяким керівникам підприємств подобається поєднувати святкування Нового року із загальними зборами колективу на тему, яка є актуальною саме наприкінці календарного року. Наприклад, метою зборів може бути підбиття підсумків роботи за рік, визначення планів роботи в наступному році, розробка стратегії розвитку підприємства на найближчі роки тощо. В такому випадку зазвичай спочатку проводять річні збори трудового колективу, а вже після них — безпосередньо новорічний корпоратив 
Оскільки проведення загальних зборів колективу належить до внутрішніх питань підприємства, то на такому заході, як правило, бувають присутні тільки працівники підприємства та його власники (члени правління)
Корпоратив як представницький (рекламний) захід
Реклама продукції (товарів, послуг) і налагоджування ділових зв’язків є важливою складовою роботою кожного підприємства. Зважаючи на це, деякі підприємства практикують суміщення офіційного прийому партнерів (наявних і потенційних) з новорічним корпоративом трудового колективу, під час якого відбувається презентація продукції (товарів, послуг). Таким чином під час новорічного корпоративну «приємне» поєднується з «корисним»
На такому корпоративі, крім працівників, присутні ділові партнери
Корпоратив як маркетинговий захід
Метою проведення новорічного корпоративу за таким варіантом є вивчення попиту на продукцію (товари, послуги) підприємства. Тобто під час корпоративу відбувається не презентація продукції (товарів, послуг), а опитування партнерів як споживачів
На корпоратив, що проводиться з представницькими (рекламними) цілями, запрошують ділових партнерів 

 

Як документально оформити святкування Нового року на підприємстві?

Щоб під час перевірок з боку контролюючих органів не виникало зауважень чи претензій щодо віднесення витрат, пов’язаних із проведенням новорічних заходів, до складу витрат підприємства у бухгалтерському та податковому обліку, потрібно правильно оформити всі необхідні документи. 

Залежно від того, який саме варіант святкування Нового року обере підприємство, кількість документів буде різною. 

Умовно документальне оформлення заходів, пов’язаних зі святкуванням на підприємстві Нового року, можна поділити на дві частини: 

  • оформлення офісу;
  • проведення новорічного корпоративу. 

Оформлення офісу, як правило, пов’язане із придбанням новорічної атрибутики (гірлянди, мішура, ялинкові іграшки, ялинки живі та штучні тощо), отже, це необхідно підтвердити документами:

  • про оплату вартості вказаних предметів (чеки, квитанції, банківські платіжні доручення);
  • на отримання товарів із новорічною атрибутикою від постачальників (накладні, товарні чеки, податкові накладні);
  • на оприбуткування зазначених товарів на підприємстві та їх видачу відповідальним особам. 

Документальне оформлення та відображення в обліку новорічного корпоративу залежить від його спрямованості, тобто від того, буде це просто свято, річні збори чи представницький або маркетинговий захід. Кожен із варіантів проведення новорічного корпоративу має свої нюанси, тому розглянемо їх окремо.

 

Новорічний корпоратив — звичайне свято 

Якщо на підприємстві новорічний корпоратив буде проведено просто як святковий захід, то варто мати такі документи:

  • наказ керівника підприємства про проведення корпоративу. В ньому слід зазначити мету (привід) для свята й осіб, відповідальних за його організацію. Наприклад, можна вказати, що метою проведення такого заходу є підтримання корпоративного духу підприємства, розширення дружніх зв’язків між працівниками та керівництвом тощо;
  • план (програма) проведення свята із зазначенням заходів, які планується провести, та відповідальних осіб.

    Такий план (програма) може включати, наприклад, такі пункти: 
     
  • привітання від керівника підприємства;
  • надання працівникам (або працівникам та їхнім дітям) подарунків;
  • святковий стіл;
  • самодіяльність (караоке);
  • виступи артистів;
  • конкурси;
  • дискотека;
  • договір оренди приміщення — якщо корпоратив відбуватиметься не в офісі;
  • договір із транспортною організацією про доставку працівників до місця проведення корпоративну — за необхідності;
  • договори на послуги ведучого корпоративу, артистів — у разі їхнього запрошення;
  • первинні документи, які підтверджують витрати:
    • товарні чеки (квитанції) на придбання новорічних прикрас, подарунків, продуктів, напоїв, оплату послуг ресторану (кафе), ведучого, артистів;
    • акти наданих послуг;
    • податкові накладні та інші документи (залежно від того, де та як проходило свято). 

 

Новорічний корпоратив — річні збори колективу 

Якщо новорічний корпоратив буде проведено під виглядом річних зборів колективу, потрібно оформити такі документи:

  • наказ керівника підприємства щодо проведення річних підсумкових зборів органів управління та трудового колективу. Бажано, щоб проведення таких зборів саме в кінці року було передбачено положеннями колективного договору підприємства. У преамбулі наказу можна вказати, що ці збори проводяться з метою підбиття підсумків роботи за рік і презентації керівництвом підприємства нових стратегій і рішень у розвитку компанії на наступний рік. Окремим пунктом можна вказати про проведення святкового фуршету (обіду чи вечірки) на честь закінчення року, що минає;
  • план (програма) проведення річних зборів із зазначенням заходів, які планується провести, і відповідальних осіб;
  • договір оренди приміщення — якщо корпоратив відбуватиметься не в офісі;
  • договір із транспортною організацією про доставку працівників до місця проведення корпоративну — за необхідності; 
  • звіт (протокол) проведення річних зборів. Для того, щоб ніхто не сумнівався, що річні збори були справді проведені, потрібно затвердити звіт (протокол);
  • первинні документи, які підтверджують витрати: 
    • товарні чеки (квитанції) на придбання новорічних прикрас, подарунків, продуктів, напоїв, оплату послуг ресторану (кафе), ведучого, артистів;
    • акти наданих послуг, податкові накладні та інші документи (залежно від того, де та як святкували). 

 

Новорічний корпоратив — представницький (рекламний) захід 

Якщо новорічний корпоратив заплановано провести у вигляді представницького (рекламного) заходу, то документів знадобиться дещо більше:

  • наказ керівника підприємства про проведення представницького (рекламного) заходу, який буде включати корпоратив. У ньому необхідно визначити коло осіб, які братимуть участь у переговорах із представниками ділових партнерів, і дати бухгалтерії вказівку щодо визначення фінансових витрат на організацію та проведення такого прийому;
 

Зразок наказу про проведення новорічного корпоративу 
як представницького (рекламного)заходу

  • офіційні запрошення для гостей і представників ділових партнерів. Спочатку потрібно скласти перелік запрошених осіб: зазвичай, до нього включають представників ділових партнерів, з якими вже налагоджена співпраця, та потенційних ділових партнерів. Запрошення для підприємств (компаній) може бути оформлено в довільній формі. В ньому слід вказати мету приїзду, дату та час проведення заходу, кількість запрошених осіб. Якщо попередньо проводилися переговори та відомо, хто конкретно приїжджатиме, у запрошенні можна зазначити їхні прізвища, ім’я, по батькові;

 

Зразок офіційного запрошення представників ділових партнерів 

 

  • план (програма) проведення новорічного корпоративу як представницького (рекламного) заходу. В цьому документі, враховуючи рекламний характер свята, додатково слід вказати також види та кількість продукції (товарів), які будуть представлені та вручені гостям і представникам ділових партнерів;
  • кошторис витрат на проведення представницького (рекламного) заходу, який затверджує керівник підприємства. Цей документ розробляється на основі плану (програми) проведення новорічного корпоративу та в ньому, як правило, вказують:
  • місце і дату проведення заходу;
  • календарний план підготовки до нього;
  • кількість запрошених осіб;
  • розмір передбачуваних витрат на оренду приміщення, святкове меню для працівників підприємства та запрошених гостей, транспортне обслуговування, оплату послуг ведучого корпоративу (артистів), придбання подарунків працівникам (гостям);
  • суму витрат на безоплатну роздачу матеріальних цінностей під час такого корпоративу; 
  • договір оренди приміщення — якщо корпоратив проходитиме не в офісі;
  • договір із транспортною організацією про доставку працівників до місця проведення корпоративну — за необхідності; 
  • договори на послуги ведучого корпоративу та артистів — у разі їхнього запрошення;
  • звіт про проведення представницького (рекламного) заходу. В такому документі вказуються фактичні витрати, понесені на організацію та проведення корпоративу представницького (рекламного) характеру. Складає його особа, відповідальна за проведення прийому гостей та ділових партнерів. Для зручності складення такого звіту можна використовувати план (програму) проведення корпоративу, щоб по пунктах з’ясувати фактичне їх виконання та вартість кожного заходу;
  • первинні документи, які підтверджують витрати, понесені на проведення новорічного корпоративу як представницького (рекламного) заходу. В цілому це ті ж самі документи, як і в разі проведення новорічного корпоративу як звичайного свята або у вигляді річних зборів, але додатково потрібно оформити документи на роздану продукцію (товари). 

Якщо окремі витрати на проведення новорічного заходу проводились у готівковій формі, то особа, відповідальна за проведення прийому гостей, має скласти та подати до бухгалтерії авансовий звіт про використання підзвітних коштів (у термін згідно із законодавством). У такому випадку у пунктах звіту про проведення представницького (рекламного) заходу слід зробити посилання на авансовий звіт. 

Складати зазначений вище кошторис витрат на проведення представницького (рекламного) заходу зобов’язані тільки підприємства, які фінансуються з бюджету. Однак і всім іншим підприємствам доцільно його зробити, щоб мати уявлення, скільки коштуватиме святкування новорічного корпоративу. 

 

Новорічний корпоратив — маркетинговий захід 

Якщо новорічний корпоратив проводиться як маркетинговий захід, то його документальне оформлення подібне до корпоративу представницького (рекламного) характеру. 

Але, зважаючи на те, що метою корпоративу у вигляді маркетингового заходу є вивчення попиту на продукцію (товари, послуги) підприємства, а не їхня реклама, то, ймовірно, запрошеним гостям будуть роздаватися не зразки продукції чи товарів, а якісь невеличкі подарунки. 

 

Які податкові наслідки проведення корпоративу
для працівників і гостей?

Витрати підприємства на організацію свята, в т. ч. новорічного корпоративу, податківці зазвичай розглядають дуже уважно. Зважаючи на це, для адміністрації підприємства одним із важливих питань є питання оподаткування вартості святкового меню та подарунків для працівників і гостей свята. Також потрібно пам’ятати про оподаткування доходів запрошених акторів і ведучих. 

 

Наслідки для працівників 

За нормами Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі — ПКУ) до загального доходу працівника як платника податків має включатись дохід, отриманий у вигляді додаткового блага від роботодавця: наприклад, безоплатне харчування або обслуговування в ресторані. Але це правило застосовується тільки тоді, якщо можна персоніфікувати дохід окремого працівника, тобто, чітко виокремити й ідентифікувати, який саме працівник та в якому розмірі скористався таким додатковим благом. Тому безоплатне харчування на новорічному корпоративі не підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) та військовим збором (далі — ВЗ), оскільки фактично неможливо встановити, хто та скільки чого зʼїв під час його проведення. На вартість такого харчування підприємство не має нараховувати і єдиний соціальний внесок (далі — ЄСВ), оскільки його вартість не належить до фонду оплати праці й, знову ж таки, має знеособлений характер.

Якщо окремі витрати все ж можна ідентифікувати, то їх потрібно оподатковувати. Наприклад, якщо корпоратив заплановано провести в іншому місті, а працівники будуть розміщені в готелі, то за первинними документами, отриманими від готелю, можна встановити, хто із працівників і в яких номерах жив. В такому разі вартість проживання підпадатиме під оподаткування. Зокрема, з вартості оплачених підприємством за працівника послуг із проживання слід утримати ПДФО в розмірі 18 % і ВЗ у розмірі 1,5  %. Оскільки дохід працівника має негрошову форму (працівник отримує не кошти, а послуги з проживання), то такий дохід потрібно збільшити на «натуральний» коефіцієнт 1,219512 (за надання додаткового блага в негрошовій формі).

Персоніфіковані подарунки працівникам, вартість яких не перевищує 25 % однієї мінімальної заробітної плати (у розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, на підставі пп. 165.1.39 ПКУ звільняються від оподаткування ПДФО та ВЗ. Зважаючи на те, що на 01.01.2021 р. мінімальна заробітна плата становила 6 000  грн, то у 2021 р. подарунки працівникам від підприємства вартістю не більше 1 500 грн (6 000 грн × 25 %) не оподатковуються. 

Якщо ж вартість подарунків більша за вказану, то сума перевищення оподатковується на загальних підставах.

Якщо замість подарунків підприємство вирішить виплатити своїм працівникам новорічні премії, то вони, так само як і заробітна плата, оподатковуються ПДФО та ВЗ. Також суми премій є об’єктом для нарахування ЄСВ. 

 

Подарунки гостям і діловим партнерам  

Якщо гостям і діловим партнерам під час представницького (рекламного) заходу роздають подарунки, то з їх вартості сплачувати ПДФО, ЄСВ і військовий збір не потрібно, оскільки отримувачами таких подарунків є підприємства, а не особи, які їх представляють. 

 

Доходи артистів і ведучих 

У випадку, коли на корпоратив запрошено ведучого, акторів чи співаків і особисто їм оплачено вартість їхніх послуг, підприємство як податковий агент має оподаткувати ці виплати ПДФО та ВЗ і нарахувати ЄСВ у загальному порядку, прийнятому для договорів цивільно-правового характеру.

Тобто із суми нарахованої винагороди слід утримати ПДФО за ставкою 18 % і ВЗ за ставкою 1,5 %, а на суму винагороди нарахувати ЄСВ у розмірі 22 %.

 


ПЕРЕДПЛАТА

за найкращими умовами звертайтесь у відділ передплати

0 800 214 008

або заходьте в

МАГАЗИН

«ЗАПИТАННЯ — ВІДПОВІДЬ»

Безкоштовна пряма телефонна лінія для передплатників

0 800 214 009
044 581 57 07

Пн-Пт з 10:00 до 15:00

ДЕМО ДОСТУП