Крок 1: перевірка наявності кадрової документації та організація її передавання
Крок 2: проведення кадрового аудиту
Крок 3: розроблення правил внутрішнього трудового розпорядку
Замість висновку

Новопризначений кадровик: з чого почати роботу

45

21.05.2026

Посада кадровика — це не лише ведення особових справ, а й відповідальність за правову чистоту документів, своєчасність кадрових процедур та підтримку довіри колективу. Зайняття нової посади — завжди виклик, а для кадровика — ще й величезна юридична відповідальність.

Новопризначений спеціаліст має одразу вибудувати систему роботи так, щоб уникнути помилок і забезпечити стабільність кадрових процесів, зокрема, в умовах воєнного стану, постійних змін трудового законодавства, цифровізації кадрових процесів та підвищеної уваги контролюючих органів до оформлення трудових відносин.

Новопризначений кадровик часто стикається із ситуацією, коли кадрова документація ведеться фрагментарно, частина документів втрачена, окремі процедури не оформлені належним чином, а локальні акти роками не оновлювались. А може бути й так, що попередник звільнився поспіхом або кадровий облік вівся абияк.

З чого почати, за що хапатися в перші дні та як мінімізувати ризики порушення трудового законодавства? Першочерговим завданням стає не лише поточне ведення кадрових справ, а й проведення комплексного кадрового аудиту та організація системної роботи. Тож розглянемо чіткий покроковий алгоритм дій, який стане надійним помічником для кадровика на його новому місці роботи.

Але передусім наведемо перелік основних нормативних актів, якими має керуватися цей фахівець:

КЗпП;
Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX;
Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР;
Закон України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР (далі — Закон № 108/95);
Закон України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 р. № 2297-VI (далі — Закон № 2297);
Закон України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.1992 р. № 2232-XII (далі — Закон № 2232);
спеціальні закони, що регулюють організацію трудових відносин в окремих сферах чи галузях, залежно від специфіки діяльності суб’єкта господарювання;
Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5);
Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58 (далі — Інструкція № 58);
Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 р. № 1487 (далі — Порядок № 1487);
Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 17.01.2018 р. № 55;
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).

Крок 1: перевірка наявності кадрової документації
та організація її передавання

Першою дією новопризначеного кадровика має бути офіційне прийняття кадрової документації. Рекомендуємо оформити акт про приймання-передавання документів, що має містити опис наявних кадрових документів та їх фізичний стан, перелік відсутніх або пошкоджених документів, інформацію про кадрові процедури (виконані чи незавершені), передані електронні ключі, ресурси та доступи.

Звертаємо увагу: якщо якихось кадрових документів немає або документи велися неналежно, кадровик не несе відповідальності за порушення, допущені його попередником, за умови фіксації стану ведення документації на момент прийняття справ. Найкращий спосіб це перевірити — здійснити ревізію кадрової документації на відповідність номенклатурі справ та обов’язково зафіксувати цей факт документально.

Якщо номенклатури справ кадрової служби немає, що трапляється нерідко, пропонуємо скористатись Переліком № 578/5 та передусім перевірити позиції, наведені в таблиці 1.

Таблиця 1. Перелік кадрових документів, наявність яких потрібно перевірити в разі відсутності номенклатури справ кадрової служби

№ з/п	Перелік кадрових документів
1	Положення про кадрову службу
2	Посадові інструкції працівників кадрової служби
3	Правила внутрішнього трудового розпорядку
4	Колективний договір з додатками та зміни до нього
5	Інші локальні акти, що регулюють трудові відносини
6	Штатний розпис та зміни до нього (копії)
7	Структура установи
8	Положення про структурні підрозділи установи
9	Посадові інструкції працівників
10	Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (прийняття, переведення, звільнення, сумісництво, спеціальні звання, оплата праці, надбавки, відпустка для догляду за дитиною тощо)
11	Накази про надання щорічних та навчальних відпусток
12	Накази про короткострокові відрядження
13	Накази про дисциплінарні стягнення
14	Накази з основної діяльності (копії)
15	Особові справи працівників
16	Особові картки № П-2 / електронні персональні облікові дані
17	Трудові книжки, трудові договори та контракти
18	Заяви працівників, що не увійшли до особових справ
19	Документи до наказів з кадрових питань
20	Графіки відпусток
21	Повідомлення про початок відпустки
22	Повідомлення про зміну істотних умов праці
23	Повідомлення про вивільнення / скорочення
24	Повідомлення про прийняття на роботу
25	Табелі обліку використання робочого часу
26	Документи щодо атестації робочих місць, підвищення кваліфікації та навчання працівників
27	Документи з військового обліку працівників
28	Списки військовозобов’язаних та резервістів
29	Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
30	Журнал реєстрації наказів про надання відпусток
31	Журнал реєстрації наказів про відрядження
32	Журнал реєстрації наказів про стягнення
33	Журнал обліку особових справ
34	Журнал обліку трудових книжок і вкладишів до них
35	Журнал реєстрації тимчасової непрацездатності
36	Журнал реєстрації довідок з місця роботи
36	Журнал ознайомлення працівників з локальними актами
37	Журнали обліку видачі посвідчень (інших документів, бланків суворої звітності, штампів, печаток)
38	Листування
39	Звітність з кадрових питань
40	Штампи, печатки, ЕЦП, КЕП тощо
41	Номенклатура справ кадрової служби
42	Описи справ кадрової служби
43	Акти про вилучення для знищення документів
44	Акти про приймання-передавання справ і документів

Крок 2: проведення кадрового аудиту

Одразу після перевірки наявності та прийняття справ варто провести їх внутрішній кадровий аудит на відповідність вимогам законодавства. Розглянемо найважливіші питання, які мають бути з’ясовані передусім.

Структура та штатний розпис

Під час перевірки структури та штатного розпису потрібно з’ясувати:

чи затверджена структура;
чи затверджений штатний розпис;
чи вносились зміни до них;
чи співвідносяться між собою структура і штатний розпис (назви структурних підрозділів, посад, кількісні показники);
чи відповідають назви посад Національному класифікатору України «Класифікатор професій» ДК 003:2010 (далі — КП);
чи є вакантні посади;
чи відповідають встановлені розміри посадових окладів законодавству та умовам оплати праці.

Звертаємо увагу, що штатний розпис — це базовий документ, без якого неможливо обґрунтувати прийняття на роботу, скорочення штату чи переведення. Назви посад (професій) мають відповідати КП з урахуванням останніх змін та бути ідентично відтвореними в усіх кадрових документах (штатному розписі, наказах, трудових договорах та особових картках тощо). Мінімальний посадовий оклад не може бути нижчим за встановлені державні мінімальні гарантії.

Накази з кадрових питань

Потрібно перевірити наявність наказів, правильність їх оформлення та формулювання, групування за строками зберігання, комплектність та наявність підстав для їх видання (заяви, довідки, копії відповідних документів тощо), наявність відміток про погодження та ознайомлення, відповідність реєстраційних індексів наказів записам у журналах реєстрації та реєстраційним індексам, визначеним інструкцією з діловодства підприємства.

Особові справи працівників

Відповідно до п. 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення). До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи.

Тож рекомендуємо перевірити наявність обов’язкових складових та дотримання послідовності їх розміщення в особових справах працівників:

заява про прийняття на роботу;
письмовий трудовий договір (контракт);
копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;
особовий листок з обліку кадрів;
доповнення до особового листка з обліку кадрів (вносяться відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади);
автобіографія;
копія паспорта;
копія облікової картки платника податків (крім фізосіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті);
копія військово-облікового документа (у разі наявності);
копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних;
копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво;
копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);
копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);
характеристики;
копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання);
документи з атестації;
заява про звільнення з роботи;
копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи.

Повідомлення до контролюючих органів

Також слід перевірити наявність та дотримання строків подання повідомлень про прийняття працівників на роботу, що подаються до органів ДПС, повідомлень до ТЦК та СП про прийняття на роботу військовозобов’язаних, призовників та резервістів та про звільнення їх з роботи, зміну облікових даних, наявність порушень правил військового обліку, оповіщення працівників за повістками, а також оперативних повідомлень до органів ПФУ про зміни в трудових відносинах військовозобов’язаних працівників. У разі неподання згаданих документів чи порушення строків їх подання передбачена фінансова та адміністративна відповідальність (таблиця 2).

Таблиця 2. Вид відповідальності та розмір штрафу за порушення норм законодавства
щодо подання повідомлень до контролюючих органів

Кадрова дія	Строк	Відповідальність	Розмір штрафу	Підстава
Подання до ДПС повідомлення про прийняття працівника	До початку роботи працівника за укладеним трудовим договором	За неподання або несвоєчасне подання повідомлення до ДПС:
		фінансова	1 МЗП за кожне порушення	постанова КМУ від 17.06.2015 р. № 413, ст. 265 КЗпП
		адміністративна	від 510 до 1700 грн	ст. 41 КУпАП
Фактичний допуск працівника до роботи	Після документального оформлення трудових відносин (видання наказу, подання повідомлення до контролюючих органів, ознайомлення працівника та проведення інструктажів тощо)	За фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудових відносин:
Фактичний допуск працівника до роботи		фінансова	10 МЗП за кожного працівника	ст. 265 КЗпП
Подання відомостей до ПФУ про трудові відносини (прийняття, переведення, звільнення, призупинення, сумісництво тощо)	У складі Податкового розрахунку — щомісячно, протягом 20 к. дн. після закінчення звітного місяця	За неподання / помилки у відомостях до ПФУ / повторне неподання протягом року:
		фінансова	1020 грн / 2040 грн (за повторне порушення)	п. 119.1 ПКУ, Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI
Подання відомостей про трудову діяльність для електронної трудової книжки	Протягом строків, визначених законодавством та ПФУ	За неподання або подання недостовірних відомостей про трудову діяльність для електронної трудової книжки:
	Протягом строків, визначених законодавством та ПФУ	Адміністративна / фінансова	від 510 до 2040 грн (залежно від виду порушення)	Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX, ПКУ, КУпАП
Повідомлення ТЦК та СП про прийняття або звільнення призовників, військовозобов’язаних та резервістів, зміну облікових даних працівника	Протягом 7 днів з дати видання наказу	За порушення правил ведення військового обліку:
	Протягом 7 днів з дати видання наказу	адміністративна	від 34 000 до 59 500 грн	п. 34 Порядку № 1487, ст. 210-1 КУпАП
Подання списків персонального військового обліку	Щороку до 25 січня (станом на 1 січня)	адміністративна	від 34 000 до 59 500 грн	Порядок № 1487; ст. 210-1 КУпАП
Звіряння даних військового обліку з даними ТЦК та СП	Не рідше одного разу на рік	адміністративна	від 34 000 до 59 500 грн	Порядок № 1487
Оповіщення працівників про їх виклик до ТЦК та СП	Негайно після отримання розпорядження / повістки	адміністративна	від 34 000 до 59 500 грн	ст. 210-1 КУпАП
Повідомлення ТЦК та СП про порушення працівником правил військового обліку	У 7-денний строк після виявлення порушення	адміністративна	від 34 000 до 59 500 грн	Порядок № 1487
Призначення відповідального за ведення військового обліку	До початку ведення військового обліку	адміністративна	від 34 000 до 59 500 грн	Порядок № 1487; ст. 210-1 КУпАП
Повторне порушення законодавства про військовий облік протягом року або в особливий період		адміністративна	від 59 500 до 85 000 грн	ст. 210-1 КУпАП

Графік відпусток

Під час перевірки потрібно з’ясувати:

чи затверджений графік;
чи ознайомлені працівники з графіком;
чи в наявності повідомлення працівників за два тижні до дати початку відпустки;
чи є випадки накопичення невикористаних відпусток протягом двох і більше років.

Табелі обліку робочого часу

Перевіряючи табелі обліку використання робочого часу, потрібно звернути увагу на таке:

наявність положення про облік робочого часу;
призначення осіб, відповідальних за ведення табеля;
правильність заповнення, застосування кодів та відповідність внесених даних виданим наказам;
наявність необхідних підписів.

Трудові книжки

Під час аудиту трудових книжок працівників, які ще зберігаються в роботодавця, необхідно:

перевірити їх наявність, звірити із записами в журналі руху обліку трудових книжок;
перевірити кабінет страхувальника на порталі Пенсійного фонду України та з’ясувати, чи всі трудові книжки працівників оцифровані й передані до ПФУ, а також перевірити статус розгляду поданих відомостей.

Локальні нормативні акти

Одним із найважливіших першочергових завдань для новопризначеного кадровика є з’ясування ситуації з наявністю та актуальністю локальних нормативних актів, що регулюють питання трудових відносин (таблиця 3), особливо у випадку, коли на підприємстві відсутній колективний договір.

Таблиця 3. Перелік локальних нормативних актів

№	Локальний акт	Підстава	Що має визначати / містити
1	Правила внутрішнього трудового розпорядку	Стаття 142 КЗпП	Режим роботи, права та обов’язки сторін, дисципліна праці, порядок прийняття та звільнення, правила поведінки, які містять положення, зокрема, про зобов’язання працівників про нерозголошення інформації з обмеженим доступом, зокрема інформації, що становить державну чи комерційну таємницю, а також про умови роботи з конфіденційною інформацією, тощо
2	Положення про оплату праці	Стаття 97 КЗпП, ст. 15 Закону № 108/95	Система оплати праці, оклади, надбавки, строки виплати зарплати
3	Положення про преміювання	Законодавство про оплату праці	Види премій, критерії, порядок нарахування та позбавлення
4	Інструкція з діловодства	Правила № 1000/5	Порядок роботи з документами
5	Положення про захист персональних даних	Закон № 2297	Порядок доступу, обробки та захисту персональних даних
6	Положення про табельний облік робочого часу	КЗпП	Обліковий період, норми часу, відповідальні, механізми взаємодії
7	Положення про службові відрядження	Інструкція № 58	Порядок оформлення та компенсацій
8	Положення про атестацію	Галузеві НПА	Порядок оцінювання працівників
9	Положення про адаптацію / наставництво	Локальне регулювання	Адаптація нових працівників
10	Документи з охорони праці	Закон України «Про охорону праці» від 14.10.1992 р. № 2694-XII	Система охорони праці, інструктажі, відповідальні особи
11	Документи з організації ведення військового обліку	Закон № 2232, Порядок № 1487	Відповідно до законодавства на підприємстві має бути забезпечено ведення військового обліку (перелік документів наведено в таблиці 4)

Таблиця 4. Перелік документів з питань військового обліку

№	Назва документа	Що перевіряє ТЦК та СП / примітки
Розпорядчі та організаційні документи
1	Наказ про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку	Наявність відповідальної особи та особи, що її заміщує
2	Наказ про встановлення доплати за ведення військового обліку	Перевіряється в разі покладення обов’язків як додаткової роботи
3	Посадова інструкція кадровика / інспектора з кадрів	Має містити функції щодо ведення військового обліку
4	Положення про військовий облік або відповідний локальний акт	Наявність внутрішнього регулювання процедури ведення військового обліку
Облікові документи та списки
5	Списки персонального військового обліку	Формуються щороку станом на 1 січня за встановленими групами
6	Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів	Перевірка актуальної чисельності та змін у складі працівників
7	Особові картки працівників (форма № П-2) або електронні персональні облікові дані	Особлива увага — розділ II «Відомості про військовий облік»
8	Копії військово-облікових документів працівників	Військові квитки, тимчасові посвідчення, посвідчення про приписку до призовної дільниці
Реєстраційні журнали
9	Журнал обліку результатів перевірок стану організації та ведення військового обліку	Повинен вестися за встановленою формою
10	Книга обліку бланків суворої звітності	Перевіряється в разі здійснення бронювання
11	Журнал або папка реєстрації вихідних документів до ТЦК та СП	Підтвердження направлення повідомлень, звітів, списків
Документи щодо комунікації з ТЦК та СП
12	Повідомлення про зміну облікових даних працівників	Подання в 7-денний строк після змін
13	Повідомлення про прийняття на роботу або звільнення	Подання в 7-денний строк з дати наказу
14	Документи щодо звіряння облікових даних працівників з даними ТЦК та СП	Графіки, акти, відмітки про щорічне звіряння
Оповіщення та службові розпорядження
15	Накази про оповіщення працівників про виклик до ТЦК та СП	Видаються на підставі розпоряджень ТЦК та СП
16	Аркуші ознайомлення та розписки про вручення повісток	Підтвердження факту оповіщення працівників
17	Повідомлення ТЦК про відмову від отримання повістки або відсутність працівника	Подання в разі неможливості вручення
Бронювання (за наявності)
18	Списки заброньованих військовозобов’язаних	Разом з копіями рішень (наказів) Мінекономіки
19	Відомості про видачу посвідчень про відстрочку	Перевірка оформлення та видачі посвідчень
20	Квартальні звіти про чисельність заброньованих військовозобов’язаних	Перевірка своєчасності подання звітності

Крок 3: розроблення правил внутрішнього трудового розпорядку

Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі — ПВТР) є обов’язковим локальним актом, який регулює організацію праці, режим роботи, права та обов’язки працівників і роботодавця. Тож під час розроблення цього документа пропонуємо дотримуватись примірної структури, наведеної в таблиці 5.

Таблиця 5. Примірна структура ПВТР

№	Розділ ПВТР	Основний зміст
1	Загальні положення	мета та сфера дії ПВТР нормативна база коло осіб, на яких поширюються ПВТР принципи трудової дисципліни обов’язковість виконання ПВТР
2	Порядок прийняття на роботу	порядок укладення трудового договору документи для прийняття на роботу особливості прийняття окремих категорій працівників оформлення акта про прийняття на роботу повідомлення ДПС про прийняття на роботу ознайомлення працівника з локальними актами ведення обліку трудової діяльності встановлення випробування переведення працівників
3	Порядок припинення трудових відносин	звільнення за ініціативою працівника звільнення за ініціативою роботодавця інші підстави для припинення трудових відносин оформлення звільнення строки проведення розрахунку видача документів у разі звільнення передавання справ і майна обхідний лист
4	Основні права та обов’язки працівників	сумлінне виконання посадових обов’язків дотримання законодавства, етичних норм виконання розпоряджень керівництва дотримання трудової дисципліни дотримання вимог охорони праці збереження майна робота з конфіденційною інформацією антикорупційні обмеження використання державної мови підвищення кваліфікації
5	Основні права та обов’язки роботодавця	організація праці забезпечення належних умов праці забезпечення охорони праці забезпечення оплати праці контроль за трудовою дисципліною запобігання мобінгу забезпечення професійного розвитку працівників
6	Робочий час і режим роботи	тривалість робочого часу початок і закінчення роботи графіки змінності перерви для відпочинку та харчування п’ятиденний / шестиденний робочий тиждень скорочення робочого дня особливості роботи під час воєнного стану облік робочого часу порядок залишення робочого місця
7	Гнучкий режим робочого часу	підстави запровадження порядок встановлення фіксований та змінний час облік робочого часу особливості скасування гнучкого режиму
8	Дистанційна робота	підстави для запровадження порядок оформлення режим роботи дистанційного працівника зв’язок із керівником звітність період відключення контроль за виконанням роботи підстави припинення дистанційної роботи
9	Час відпочинку та відпустки	види відпусток графік відпусток щорічні основні та додаткові відпустки поділ відпустки перенесення відпустки відпустки в умовах воєнного стану допомога на оздоровлення
10	Порядок повідомлення про відсутність на роботі	способи повідомлення строки повідомлення підтвердні документи • наслідки неповідомлення порядок надання пояснень
11	Перебування працівників у неробочий час	залучення до роботи у вихідні / святкові дні чергування оформлення чергувань компенсація за роботу понад норму обмеження щодо залучення до роботи окремих категорій працівників
12	Заохочення за сумлінну працю	види заохочень порядок застосування оформлення заохочень
13	Відповідальність за порушення трудової дисципліни	види дисциплінарних стягнень порядок притягнення строки застосування отримання пояснень порядок оскарження
14	Охорона праці та пожежна безпека	обов’язки працівників обов’язки роботодавця інструктажі дії в разі небезпеки відповідальність за порушення
15	Етична поведінка та антикорупційні вимоги	стандарти поведінки недопущення конфлікту інтересів заборона використання службового становища дотримання антикорупційного законодавства
16	Прикінцеві положення	порядок внесення змін до ПВТР порядок ознайомлення працівників дата набрання чинності порядок зберігання ПВТР
17	Додатки до ПВТР	форма журналу обліку робочого часу форма повідомлення про відсутність форма обхідного листа форма акта про відсутність форма акта про передавання справ та майна графік роботи перелік посад із можливістю дистанційної роботи правила користування службовими засобами зв’язку та ІТ-ресурсами правила інформаційної безпеки

Замість висновку

Перші місяці роботи новопризначеного кадровика фактично визначають подальший стан кадрового обліку, рівень правових ризиків та готовність до перевірок контролюючих органів. Саме тому кадрова служба сьогодні — це не лише технічне оформлення документів, а повноцінна система управління трудовими процесами, що потребує високого рівня правової компетентності, організованості та постійного моніторингу законодавчих змін.

Ефективна робота кадровика починається із системності: чіткого алгоритму дій, належно організованого документообігу, актуальних локальних актів та постійного контролю за кадровими процесами. Саме комплексний підхід до організації кадрової роботи дає змогу мінімізувати ризики, уникнути штрафів та забезпечити правову безпеку роботодавця та працівників.

Наталія МОРОЗ
експерт з питань трудового законодавства