Організація кадрового діловодства

Ведення кадрового діловодства: покрокові дії

Складовою загального діловодства є кадрове, що охоплює процеси створення, оформлення, обліку та зберігання документів, які регулюють трудові відносини (прийняття, переведення, звільнення, навчання, підвищення кваліфікації працівників тощо). Для забезпечення належної організації кадрового діловодства керівник відділу кадрів призначає працівника, відповідального за його ведення. Якщо ж на підприємстві всі кадрові функції покладено на одного працівника, обов’язки з ведення кадрового діловодства передбачають у його посадовій інструкції. Далі розглянемо покрокові дії щодо організації кадрового діловодства.

Крок 1. Розроблення штатного розпису

Основою кадрового діловодства є складання штатного розпису — документа, що встановлює структуру, штати та посадові оклади працівників підприємства і містить назви посад, чисельність персоналу та оклади за кожною посадою (лист Міністерства праці та соціальної політики України від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07). Незважаючи на те що Господарський кодекс України, який передбачав обов’язкове застосування штатного розпису, втратив чинність 28.08.2025 р. на підставі Закону України «Про особливості регулювання діяльності юридичних осіб окремих організаційно-правових форм у перехідний період та об’єднань юридичних осіб» від 09.01.2025 р. № 4196-IX, автор все ж рекомендує не відмовлятися від застосування цього локального документа. Далі пояснимо, чому.

Штатний розпис визначає структуру підприємства (які підрозділи будуть у його складі), назви посад і професій згідно з Національним класифікатором України «Класифікатор професій» ДК 003:2010 та їх кількість, посадові оклади, тарифні ставки. При цьому важливим нюансом під час складання штатного розпису є врахування вимог Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР (далі — Закон про оплату праці), зокрема, щодо розміру посадового окладу, який повинен бути не меншим за прожитковий мінімум для працездатних осіб станом на 1 січня календарного року. Якщо постійною складовою заробітної плати, крім посадового окладу, є, наприклад, премія, її також потрібно зафіксувати у штатному розписі.

Під час складання штатного розпису слід користуватися уніфікованою формою, наведеною в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 р. № 7 (далі — Збірник уніфікованих форм).

Штатний розпис найчастіше затверджується до початку нового календарного року (хоча заборони затверджувати його в будь-який період року немає) наказом керівника підприємства, в якому зазначається дата введення його дію, адже дата наказу та дата введення в дію штатного розпису можуть не збігатися. Упродовж року до штатного розпису можуть вноситися зміни у зв’язку з додаванням нових посад чи скороченням наявних, зменшенням чи збільшенням кількості працівників, зміною структури підприємства, розмірів посадових окладів, тарифних ставок. Тож для уникнення трудових спорів потрібно зазначати дату, з якої штатний розпис набирає чинності.

Штатний розпис затверджується проставленням грифу «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади керівника, його особистого підпису, власного імені, прізвища та дати затвердження. Наприклад:

Але звертаємо увагу, що штатний розпис може бути затверджений і наказом керівника з проставленням грифу «ЗАТВЕРДЖЕНО», із зазначенням назви виду розпорядчого документа в називному відмінку, його дати і номера. Наприклад:

Також під час складання штатного розпису потрібно враховувати, чи є підприємство окремою юридичною особою. Якщо воно не є юридичною особою, а філією, представництвом, відокремленим підрозділом, штатний розпис зазвичай затверджує керівник юридичної особи (головного підприємства) шляхом видання наказу або розпорядження.

Додамо також, що штатний розпис визначає, зокрема, кількість вакантних посад (робочих місць), що важливо для уникнення плутанини під час прийняття працівників на роботу, переведення та звільнення, зокрема в разі скорочення штату чи посад.

Крок 2. Розроблення та затвердження ПВТР

Наявність правил внутрішнього трудового розпорядку (далі — ПВТР) передбачена ст. 142 КЗпП. Це обов’язковий для будь-якої юридичної особи організаційний документ, що регламентує організацію праці, зокрема визначає порядок прийняття на роботу та звільнення з роботи працівників, взаємні зобов’язання керівництва та працівників, режим робочого дня (час початку і закінчення роботи, час перерв), час відпочинку, види заохочень за успіхи в роботі, а також відповідальність за порушення трудової дисципліни.

Під час складання ПВТР потрібно керуватися Типовими правилами внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затвердженими постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1984 р. № 213 (далі — Типові правила № 123), які на сьогодні є чинними на підставі постанови Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.1991 р. № 1545-XII. Крім того, рекомендуємо скористатись поясненнями щодо їх оформлення, наведеними у Збірник уніфікованих форм.

Правила внутрішнього трудового розпорядку затверджуються не одноосібно керівником підприємства, а зборами трудового колективу за поданням роботодавця і виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) на основі типових правил. Тобто ПВТР, підготовлені керівником і виборним органом первинної профспілкової організації, виносяться на обговорення трудового колективу, що обов’язково фіксується протоколом зборів трудового колективу, який у подальшому погоджує та затверджує їх. ПВТР вводяться в дію наказом керівника підприємства.

У разі прийняття на роботу перед її початком працівника обов’язково ознайомлюють з ПВТР, що передбачено ст. 29 КЗпП. Крім цього, ПВТР (їх засвідчена копія) повинні бути розміщені в кожному структурному підрозділі в доступному та видному для всіх місці. Звертаємо увагу, що як для юридичних осіб, так і для ФОПів наявність цих правил є обов’язковою.

Крок 3. Розроблення та затвердження посадових (робочих) інструкцій

Відповідно до ст. 29 КЗпП до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати його, зокрема, про права та обов’язки, умови праці. Норма цієї статті не містить формулювання на кшталт «роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника з посадовою (робочою) інструкцією», що ставить під сумнів обов’язковість такого документа на підприємстві.

Проте саме в посадовій (робочій) інструкції визначаються обов’язки, права та відповідальність працівника під час виконання ним роботи на певній посаді (за професією). Посадові (робочі) інструкції дають працівникам змогу зрозуміти їх трудові обов’язки та ключові завдання.

Проєкт посадової (робочої) інструкції розроблює безпосередній керівник працівника (робітника), діяльність якого регламентує цей документ, і подає її на погодження до правової служби (юрисконсульта) і/або кадрової служби юридичної особи. Погоджену інструкцію підписує керівник структурного підрозділу, до якого належить працівник (робітник), що обіймає зазначену в інструкції посаду (професію), та затверджує наказом керівник юридичної особи.

Згідно з п. 6 Загальних положень розділу І Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» ДКХП, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004 р. № 336 (далі — Випуск 1 ДКХП), та роз’ясненнями, наведеними в Збірнику уніфікованих форм, посадові інструкції складаються з розділів: «Загальні положення», «Завдання та обов’язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги» та «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою».

Пунктом 6 Загальних положень розділу II Випуску 1 ДКХП та Збірником уніфікованих форм передбачено, що робочі інструкції складаються з розділів: «Завдання та обов’язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги». За необхідності робоча інструкція може бути доповнена розділами «Загальні положення», «Приклади робіт», «Взаємовідносини (зв’язки) за професією».

Гриф затвердження посадової (робочої) інструкції складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, особистого підпису, власного імені, прізвища особи і дати затвердження, якщо документ затверджує посадова особа, до повноважень якої належить вирішення питань, наведених у цьому документі. Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа. Наприклад:

Якщо посадова (робоча) інструкція затверджена розпорядчим документом підприємства, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви виду розпорядчого документа в називному відмінку, його дати і номера. Наприклад:

Відповідно до законодавства на сьогодні суб’єкти господарювання не зобов’язані використовувати печатки на грифі «ЗАТВЕРДЖЕНО» чи «ЗАТВЕРДЖУЮ» — її непроставлення не впливає на юридичну силу документа. Ознайомити працівників з посадовими (робочими) інструкціями слід під підпис — це можна зробити як безпосередньо на посадовій (робочій) інструкції, так і на окремому листі ознайомлення.

Крок 4. Складання наказів про прийняття на роботу

Найважливішим документом під час працевлаштування є наказ про прийняття на роботу. Згідно з поясненням щодо оформлення наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, наведеним у Збірнику уніфікованих форм, наказ про прийняття на роботу ― це розпорядчий документ, який видає керівник юридичної особи на підставі трудового договору або заяви працівника про прийняття на роботу. Тож письмовий трудовий договір є підставою для видання наказу про прийняття на роботу. Якщо трудовий договір укладено в усній формі, підставою для видання наказу є заява про прийняття на роботу.

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, типова форма якого затверджена наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489 (далі — Наказ № 489), переважно оформлюється на бланку підприємства. У ньому, з урахуванням, зокрема, змісту типової форми № П-1, обов’язково зазначається:

• з якої дати особа приймається на роботу (у разі оформлення строкового трудового договору (контракту) також вказується дата, до якої він працюватиме на відповідній посаді (роботі));
• на яку посаду (за якою професією) приймається особа та в який структурний підрозділ;
• за основним місцем роботи чи за сумісництвом;
• тривалість робочого тижня (наприклад, 40-годинний робочий тиждень);
• на яких умовах приймається особа (наприклад, з випробувальним строком три місяці, на період відпустки для догляду за дитиною іншого працівника);
• розмір посадового окладу чи тарифної ставки на дату прийняття;
• надбавки та доплати (за наявності) (наприклад, за стаж педагогічної, медичної роботи, за ранг державного службовця, за вчене звання, за науковий ступінь, за складність і напруженість у роботі, за використання в роботі дезінфікувальних та хімічних засобів тощо).

Накази про прийняття на роботу формуються у справу «Накази з кадрових питань (прийняття, переведення, звільнення)» і є документами тривалого зберігання (75 років) (ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5; далі — Перелік № 578/5).

Перед підписанням наказу про прийняття на роботу керівником підприємства його обов’язково візують посадові особи в такій послідовності: 

• керівник кадрової служби (особа, відповідальна за роботу з кадрами);
• керівник структурного підрозділу, до якого приймають працівника на роботу;
• головний бухгалтер,
• заступник керівника юридичної особи, який керує роботою відповідного структурного підрозділу.

Крок 5. Оформлення особової картки за формою № П-2

Після видання наказу про прийняття на роботу працівник кадрової служби повинен впродовж 5–7 днів з дати прийняття (що відповідає строкам оформлення трудових книжок) заповнити особову картку працівника. Типову форму первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» затверджено спільним наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25.12.2009 р. № 495/656 (далі — Наказ № 495/656).

Ведення особової картки працівника є обов’язковим як для працівників за основним місцем роботи, так і за сумісництвом. На сьогодні заповнюються всі розділи особової картки, крім розділу «Відомості про військовий облік» — роботодавці самостійно вирішують, чи потрібно його заповнювати, оскільки відповідно до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 р. № 1487, персональний військовий облік на підприємствах ведеться за списками персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 5 до цього Порядку).  

Особливу увагу під час заповнення особової картки працівника слід звернути на п. 11–12 розділу І «Загальні відомості», де зазначається місце фактичного проживання (зокрема, номер контактного телефона) та місце реєстрації, адже через воєнний стан працівники досить часто з тих чи інших причин не виходять роботу. У разі тривалої відсутності працівника, а саме понад чотири місяці поспіль, та інформації про причини такої відсутності в роботодавця з’являється право звільнити такого працівника відповідно до п. 8-³ ст. 36 КЗпП. Проте для цього він повинен мати вагомі докази спроб зв’язатися з відсутнім працівником.

Для з’ясування місцезнаходження працівника роботодавець зобов’язаний виконати певні дії, насамперед зв’язатись з ним за номером телефона, зазначеним у його особовій картці. В актах про спроби зв’язатися з працівником, які складаються обов’язково, роботодавець чи фахівець кадрової служби зазначає номер телефона, вказаний в особовій картці. Наприклад, в акті можна зазначити: «Ми, працівники ТОВ «Розмай», що нижче підписалися, намагалися зв’язатися 15.02.2026 р. об 11 год. 15 хв. з кур’єром транспортного відділу Іваненком Назаром Романовичем за номером телефона (099) 355 52 41, який зазначений у його особовій картці». Дані, внесені до особової картки працівника, є офіційними. Тому посилання на офіційну інформацію з особової картки в разі звернення працівника до суду з оскарженням звільнення допоможе довести правомірність дій роботодавця.

Особові картки працівників формують в окрему справу, з розміщенням їх в алфавітному порядку незалежно від посад працівників. Особові картки після звільнення працівників зберігаються 75 років (ст. 499 Переліку № 578/5).

Крок 6. Формування особових справ працівників

Згідно з п. «а» ст. 493 Переліку № 578/5 обов’язковість ведення особових справ передбачена для:

• керівників організацій;
• відомих політичних діячів;
• членів творчих спілок;
• осіб, які мають найвищі ступені відзнаки, почесні звання.

Також ведення особових справ є обов’язковим для таких категорій працівників:

• особи, які мають наукові ступені і вчені звання (п. «б» ст. 493 Переліку № 578/5);
• службовці, професіонали, фахівці, наукові працівники, які не мають наукових ступенів і вчених звань, штатні та виборні працівники громадських організацій (п. «в» ст. 493 Переліку № 578/5);
• особи, які працюють за сумісництвом (ст. 495 Переліку № 578/5);
• особи, на яких поширюється сфера дії Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889-VIII (особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 р. № 64);
• особи, на яких поширюється сфера дії Закону України «Про Національну поліцію» від 02.07.2015 р. № 580-VIII (ст. 79 згаданого Закону передбачено, що особові справи поліцейських формуються відповідно Порядку формування та ведення особових справ поліцейських, затвердженого наказом Міністерства внутрішніх справ України 12.05.2016 р. № 377).

Для всіх інших працівників потреба вести особові справи визначається за рішенням керівника. Незважаючи на це, автор рекомендує вести особові справи на всіх працівників підприємства.

Порядок формування особової справи визначено п. 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5. Тож в особових справах документи, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).

До особової справи кожного працівника обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи. Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносяться до доповнення до особового листка з обліку кадрів.

Особові справи працівників формуються у справи, яким присвоюється індекс, що складається з двох номерів, перший з яких є однаковим для всіх справ. Оскільки кількість особових справ дорівнює кількості працівників підприємства, вони формуються в томи. Наприклад: особова справа ЛИСЕНКО Ганни Вікторівни № 15–18, том 12, де 15 — номер, що відповідає номеру номенклатури справ відділу кадрів, 18 — порядковий номер справи, 12 — номер особової справи за алфавітом. Строк зберігання особових справ працівників становить 75 років (ст. 495 Переліку № 578/5).

Крок 7. Складання графіка відпусток

Графік відпусток — це обов’язковий кадровий документ як для юридичних, так і фізичних осіб. Його наявність передбачена ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) та ст. 79 КЗпП. Форма графіка відпусток законодавством не затверджена, а отже, його форму підприємство може визначити самостійно. Проте слід врахувати, що графік відпусток слід обов’язково погоджувати з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

Графік відпусток складають напередодні нового календарного року, але не пізніше 5 січня, що передбачено п. 20 Типових правил № 213. З графіком працівників ознайомлюють під підпис і письмово повідомляють про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Повідомлення про початок відпустки готують у двох примірниках, один з яких зберігається у відділі кадрів, а другий передають працівнику. Такі повідомлення найчастіше зберігають разом з графіком відпусток, строк зберігання якого становить один рік (ст. 515 Переліку № 578/5).

Крок 8. Складання наказів про надання відпусток

Накази про надання щорічної відпустки видаються на підставі графіка відпусток або за заявою працівника, якщо відпустка надається поза графіком або не внесена до графіка. У наказі обов’язково слід зазначити, на підставі якої норми надається відпустка. Наприклад, працівнику з інвалідністю відповідно до ст. 25 Закону про відпустки надається відпустка без збереження заробітної плати, що зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку. А відпустка без збереження заробітної плати за сімейними обставинами за ст. 26 Закону про відпустки, надана цьому ж працівнику, не зараховується до стажу роботи, який дає право на щорічну відпустку.

Накази про надання відпусток мають різні строки зберігання, тож вони повинні зберігатися в різних справах і реєструватись у різних журналах реєстрації. Наприклад, накази про надання щорічної відпустки та відпустки у зв’язку з навчанням слід зберігати п’ять років, а строк зберігання наказів про надання відпусток без збереження заробітної плати становить 75 років (ст. 16 «б» Переліку № 578/5).

Крок 9. Облік робочого часу працівників

Відповідно частини другої ст. 30 Закону про оплату праці роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи. Для цього він повинен вести табель обліку використання робочого часу, типова форма якого затверджена Наказом № 489. Це первинний документ, у якому фіксують фактично відпрацьований робочий час, тимчасову непрацездатність, відпустки, неявки на роботу, відсутність на роботі у зв’язку з виконанням громадських обов’язків тощо.

Типова форма табеля обліку використання робочого часу носить рекомендаційний характер, а отже, її можна доповнювати позначеннями, необхідними для обліку робочого часу на підприємстві. Правила ведення табеля законодавством не визначені, тому підприємство має затвердити локальний нормативний документ — положення про табельний облік, в якому визначити алгоритм дій стосовно роботи з табелем. Автор рекомендує такий основний порядок дій:

• табельник або інша особа, відповідальна за ведення табеля в структурному підрозділі (призначена наказом), заповнює та підписує цей документ;
• керівник структурного підрозділу перевіряє та підписує табель;
• табель передається до відділу кадрів, де звіряється з даними ПФУ (щодо перебування працівників на «лікарняних») та перевіряються дані щодо відсутності чи наявності відпусток у звітному періоді;
• підписаний працівником відділу кадрів табель обліку робочого часу передається до бухгалтерії, де й залишається як підтвердний документ для нарахування заробітної плати працівникам підприємства.

У положенні про табельний облік слід передбачити, зокрема, кількість примірників табеля, чи потрібно виготовляти його копії й надавати у відділ кадрів (адже саме цей відділ відповідає за облік робочого часу) та структурні підрозділи. Звертаємо увагу, що якщо на підприємстві працюють внутрішні сумісники, табель обліку робочого часу щодо цих працівників у структурному підрозділі заповнюється і подається окремо.

Строк зберігання табелів обліку робочого часу згідно зі ст. 408 Переліку № 578/5 — один рік після завершення звітного періоду. Проте відповідно до пп. 44.3.4 п. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI строк зберігання документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (до яких належить і табель обліку робочого часу), становить 1095 днів. Враховуючи зазначене, рекомендуємо встановити трирічний строк зберігання табеля за рішенням експертної комісії.

Крок 10. Ведення журналів реєстрації документів

Ведення таких журналів передбачено з метою реєстрації документів, відслідковування їх руху, для обліку персоналу тощо, а також убезпечує адміністрацію підприємства від безладу та можливого виникнення спорів. Їх ведення є обов’язковим для дотримання норм трудового законодавства.

Основними журналами реєстрації кадрових документів є:

• книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (це один з найважливіших документів, наявність якого суворо перевіряється);
• журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання (75 років) — про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення;
• журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання (75 років) — про надання відпусток без збереження зарплати;
• журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового зберігання (п’ять років) — про надання щорічних, навчальних відпусток, відрядження, стягнення;
• журнал реєстрації заяв з кадрових питань (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, надання довідки з місця роботи);
• журнал обліку особових справ працівників;
• журнал реєстрації трудових договорів (за умови укладення в письмовій формі) та контрактів.

Журнали мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою підприємства (за наявності). Напис «У журналі пронумеровано, прошнуровано та скріплено печаткою (за наявності) __ аркушів» виконується на окремому аркуші паперу та завіряється керівником або іншою уповноваженою особою, де вказується посада, ім’я та прізвище, поточна дата та підпис. Вилучення аркушів із журналів та виправлення не допускаються.

Крок 11. Формування номенклатури справ

Обов’язковим складником ведення кадрового діловодства є формування номенклатури справ — це систематизований перелік назв справ, що формуються в кадровому підрозділі, із зазначенням строків їх зберігання, який забезпечує впорядкованість, швидкий пошук документів та їх підготовку до архівного зберігання.

Усі документи, що створюються під час роботи кадрового підрозділу, формуються у справи, які й створюють номенклатуру справ відділу кадрів. Під час формування номенклатури справ слід враховувати важливість документів, що входять до справи, та їх взаємозв’язок. Відповідно п. 13 глави 1 розділу IV Правил № 1000/5, під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховуються важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі — щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Архітектурна побудова номенклатури справ відділу кадрів

Людмила ПОЛІЩУК
головна редакторка журналу «Кадровик України»