Вносимо відомості про трудову діяльність на порталі ПФУ


◦ Кадрова документація
◦ Трудова книжка
◦ Електронна документація

Постановою правління ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1 було затверджено черговий Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (далі — Порядок № 11-1). Тут вжито слово «черговий», оскільки постановою КМУ від 27.11.2019 р. № 1084 вже було затверджено Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (далі — Порядок № 1084).

Порядок № 11-1 не вносить новацій до обліку трудової діяльності працівника в електронній формі, за винятком уточнень, що стосуються вимог до сканованих копій сторінок трудової книжки та документів про стаж (але ці нюанси були вже відомі, оскільки на вебпорталі електронних послуг ПФУ вони висвітлювалися автоматично).

Отже, скановані копії:

  • мають виготовлятися в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж;
  • повинні містити всі сторінки трудової книжки у хронологічному порядку та поля відповідних документів;
  • мають бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів;
  • рекомендована роздільна здатність під час сканування має становити 300 dpi, формат зображення — jpg або pdf;
  • розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Постають запитання до п. 4 Порядку № 11-1, на які наразі складно чітко відповісти. У ньому йдеться про те, що відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ одним із таких способів:

  • у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
  • в оцифрованому вигляді — шляхом створення електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Поняття електронний запис згадується в п. 6 Порядку № 11-1 та складається з переліку відомостей про трудову діяльність працівника:

  • найменування роботодавця або прізвище, ім'я, по батькові та ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та/або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера та повідомили про це відповідний орган і мають відмітку у паспорті);
  • періоди: роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва;
  • переведення з посади на іншу посаду або іншу роботу;
  • найменування посади, професія, спеціальність, кваліфікація, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;
  • причина припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частину, статтю закону);
  • вид документа, його номер і дата, на підставі якого внесено запис про початок та/або припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва.
Зверніть увагу, якщо електронний запис створено з помилками та відправлено, формується новий запис.

Що мав на увазі ПФУ, формулюючи п. 4 Порядку № 11-1, наразі залишається загадкою, тож будемо сподіватися, що невдовзі з’явиться відповідне роз’яснення.

Далі нагадаємо порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника в електронній формі на вебпорталі ПФУ.

 

Подання роботодавцем відомостей про трудову діяльність працівника

Нагадаємо, що відомості про трудову діяльність працівника може подати страхувальник за працівників або сам працівник. Для цього потрібно скористатися вебпорталом електронних послуг ПФУ, куди надсилають документи в електронній формі з обов'язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису (далі — КЕП) страхувальника або працівника, які подають інформацію.

Електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж виготовляють шляхом їх сканування. Якщо замість працівника відомості подаватиме роботодавець (кадровик), необхідно мати згоду працівника на обробку його персональних даних.

 

Приклад згоди працівника на обробку персональних даних

Згода на обробку персональних даних

Я, _____________________________________________________________________________,
                            (прізвище, ім’я, по батькові)

_______ року народження, ___________________________________________________
                                                         (документ, що посвідчує особу, серія та номер)

виданий _______________________, надаю згоду _________________________________
                                                                                                        (повна назва володільця, суб’єкта господарювання)

відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» на обробку моїх особистих персональних даних у картотеках та/або за допомогою інформаційно-телекомунікаційної системи персональних даних працівників суб’єкта господарювання з метою ведення кадрового діловодства, підготовки відповідно до вимог законодавства статистичної, адміністративної та іншої інформації з питань персоналу, а також внутрішніх документів підприємства з питань реалізації визначених законодавством і колективним договором прав та обов’язків у сфері трудових правовідносин і соціального захисту.

 

«___» _______ 20__ р.                                                                                П. І. Б. (підпис)

 

Зверніть увагу, що ні Порядком № 1084, ні Порядком № 11-1 не передбачено, що подавати відомості про трудову діяльність працівника зобов’язаний саме роботодавець, тож це може зробити й працівник. Тому найкращим варіантом було б, якби працівник самостійно вносив ці відомості на вебпорталі ПФУ. А в разі виникнення труднощів працівник відділу кадрів міг би надати йому допомогу.

Отже, далі детально розглянемо процедуру подання працівником відомостей про трудову діяльність в електронному вигляді на вебпорталі ПФУ.

 

Внесення працівником відомостей про трудову діяльність на вебпорталі ПФУ

Користуватися порталом електронних послуг ПФУ можна лише за наявності КЕП. Тож спочатку з’ясуємо, що таке КЕП та як його отримати.

Кваліфікований електронний підпис може бути посиленим і звичайним. Посилений підпис застосовується представниками органів державної влади, місцевого самоврядування та державних підприємств тощо. Він видається акредитованим центром сертифікації ключів (АЦСК) при ДПСУ або органах юстиції. Отримання підпису платне й потребує особистої присутності особи-отримувача в установі. Також є структури, які видають КЕП для своїх співробітників — серед них МВС, Генпрокуратура, Укрзалізниця, Нацбанк тощо.

Звичайний електронний підпис можна оформити через BankID — це спосіб верифікації громадян через більшість банків, що діють в Україні з використанням інтернет-банкінгу. Він виглядає як файл, що створюється шляхом криптографічного перетворення інформації. Усі дані у файлі КЕП зашифровані.

Найпопулярнішим інтернет-банкінгом є Приват24, тож далі розглянемо порядок отримання КЕП на його прикладі.

Увійдіть в особистий кабінет Приват24 і оберіть вкладку «Усі послуги». Серед переліку розділів, наведених ліворуч, натисніть на «Бізнес», після цього в пункті «Електронний цифровий підпис» оберіть «Завантажити сертифікат». Як бачимо на рисунку 1, є можливість скористатися відеоінструкцією. Після перевірки вказаних у формі відомостей натискаємо на поле «Дані вірні». Якщо потрібно змінити внесену інформацію, обираємо поле «Невірні дані».

Рисунок 1

 

Наступним кроком є обрання місця зберігання (директорії) файлу КЕП. Можна зберегти цей файл як на жорсткий диск, так і на флеш-накопичувач, щоб мати змогу користуватися КЕП не лише на стаціонарному комп’ютері. Далі необхідно придумати пароль, який потрібно буде вводити кожного разу під час застосування КЕП. Якщо всі дії виконано правильно, на номер мобільного телефону надійде СМС-повідомлення з кодом. Після його введення та підтвердження коректності надісланих даних у вказаній раніше директорії формується файл КЕП та з’являється повідомлення про успішну обробку заявки на отримання сертифіката підпису.

Щоб скористатися КЕП на будь-якому онлайн-сервісі, потрібно завантажити файл і ввести пароль у форму для входу на сервіс. Згаданий підпис дійсний рік, тож після закінчення цього строку його потрібно випустити знову. Оформлювати новий КЕП слід і в тих випадках, якщо ви ненароком видалили файл, втратили носій, де він зберігався, або файл з паролем стали доступні стороннім особам.

 

Порядок дій на порталі електронних послуг ПФУ

Заходимо на офіційний вебпортал ПФУ (зверніть увагу: не місцевих управлінь фонду, а саме ПФУ) за посиланням www.pfu.gov.ua. На головній сторінці вгорі праворуч натискаємо на поле «Портал електронних послуг» і потрапляємо на його сторінку. Далі наведемо покроковий порядок дій на цьому порталі для перегляду чи внесення певних даних застрахованої особи.

Крок 1. Натискаємо на вкладку «Вхід», розташовану вгорі праворуч (рисунок 2).

 

Рисунок 2

 

Крок 2. Після натискання на «Вхід» відкривається вікно «Увійти до системи». Оскільки нам потрібно увійти за допомогою КЕП, обираємо вкладку «За ЕЦП» (ЕЦП — електронний цифровий підпис, те саме що й КЕП). У розділі «Бажаєте увійти як» вказуємо «Фізична особа», а в розділі «Виберіть АЦСК» обираємо «АЦСК АТ КБ «ПРИВАТБАНК», оскільки саме через цю установу ми отримали КЕП (рисунок 3).

Зверніть увагу: вгорі праворуч розташоване поле «Бажаєте дізнатися більше?». Натиснувши на нього, можна отримати детальну інформацію про використання на вебпорталі електронних послуг ПФУ електронно-цифрового підпису.

 

Рисунок 3

 

Крок 3. Наступним кроком у вікні «Увійти до системи» є перехід до розділу «Оберіть файл ключа». Після натискання на поле «Обрати» програма запропонує вам обрати директорію, де збережено файл КЕП (жорсткий диск, флеш-накопичувач тощо). Зверніть увагу, що цей файл має розширення .jks (рисунок 4).

Далі переходимо до розділу «Пароль ключа», в якому вказуємо пароль, який ми придумали під час оформлення КЕП (рисунок 5). Насамкінець натискаємо на поле «Увійти з ЕЦП».

 

 

Рисунок 4

 

 

Рисунок 5

 

Крок 4. Система автоматично на підставі КЕП перейде до ваших даних, що містяться на порталі електронних послуг ПФУ. Інформація щодо інших застрахованих осіб буде недоступною. Як зрозуміло з рисунка 6, у цьому розділі можна переглянути й інші відомості, зокрема про страховий стаж та електронну трудову книжку.

 

Рисунок 6

 

Якщо ви бажаєте подати відомості про свою трудову діяльність через вебпортал електронних послуг ПФУ, вам потрібно підготувати скановані копії трудової книжки — або кожну сторінку окремо як файл jpg (pdf), або повністю весь документ у pdf-форматі (рисунок 7). Розмір сканованого файлу не повинен перевищувати 1 Мб. У режимі перегляду звернень у цій же системі можна перевірити, чи завантажила система копії документів.

Рисунок 7

Далі необхідно зайти в розділ «Відомості про трудові відносини» (рисунок 8).

Рисунок 8

 

Звертаємо увагу, що тут же ви можете самостійно змінити свої особисті дані, а саме прізвище, ім’я та по батькові, якщо вони були змінені офіційно. Усю іншу інформацію ви маєте змогу лише переглянути.

Крок 5. Далі вносимо відомості про трудову діяльність та обов’язково ставимо позначку в полі «Я даю згоду на передачу та обробку моїх персональних даних» (рисунок 9).

Рисунок 9

Крок 6. Після того, як ви успішно виконаєте всі попередні дії (хоча часто це з першого разу не вдається), на екрані з’явиться інформація, як на рисунку 10.

 


Рисунок 10

ПЕРЕДПЛАТА

за найкращими умовами звертайтесь у відділ передплати

0 800 214 008

або заходьте в

МАГАЗИН

«ЗАПИТАННЯ — ВІДПОВІДЬ»

Безкоштовна пряма телефонна лінія для передплатників

0 800 214 009
044 581 57 07

Пн-Пт з 10:00 до 15:00

ДЕМО ДОСТУП