Дії підприємства в разі призначення тимчасового заступника головного бухгалтера на час його відпустки

Пряма лінія

 

Згідно із затвердженим графіком відпусток головний бухгалтер підприємства з 28.01.2019 р. йде у щорічну відпустку на 18 к. дн. Як призначити тимчасового заступника головного бухгалтера? Чи потрібно повідомляти про це держреєстратора, податковий орган та банк? Як бути з ЕЦП?

 

Щорічна та інші види відпусток головного бухгалтера оформлюються так само, як і для інших працівників. На час перебування головного бухгалтера у відпустці виконання його обов’язків потрібно комусь доручити. Тимчасове покладання обов’язків головбуха на іншу особу можна оформити як тимчасове заміщення або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Найчастіше тимчасово виконувати обов’язки головбуха доручають його заступнику або іншому бухгалтеру. Але підприємство має право залучити й стороннього фахівця, уклавши з ним строковий трудовий договір на час відпустки головбуха.

Чи потрібно повідомляти держреєстратора про тимчасову заміну головбуха? Ні, держреєстратора повідомляти про це необов’язково, оскільки дані про головного бухгалтера не включаються до Єдиного державного реєстру (ЄДР). Тобто навіть якщо головбух звільнився і призначений новий, юридична особа не зобов’язана повідомляти про це держреєстратора. Разом з тим п. 13 частини першої ст. 9 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 р. № 755-IV передбачено, що за своїм бажанням юридична особа має право внести до ЄДР дані про головбуха та особу, яка його замінює. У такому випадку тимчасовий заступник голов­буха вноситься до ЄДР як особа, яка має право діяти від імені юридичної особи без довіреності.

Чи потрібно повідомляти орган ДФС за формою № 1-ОПП про тимчасового заступника головного бухгалтера? Ні, не потрібно. Законодавством не встановлено обов’язку подавати до органу ДФС заяву за формою № 1-ОПП у разі тимчасової заміни головного бухгалтера. Але щоб у ДФС не виникло претензій під час приймання податкової звітності, рекомендуємо додатково подавати копію документа, що підтверджує повноваження тимчасового заступника головного бухгалтера, до звітності, яку він підписує.

Чи потрібно переоформляти картку зі зразками підписів в обслуговуючих банках? Якщо особа, яка заміщує головного бухгалтера, не підписуватиме банківські документи замість головбуха, то переоформляти картку зі зразками підписів не потрібно.

Чи потрібно видавати тимчасово виконуючому обов’язки головбуха ЕЦП? Так, потрібно, якщо він підписуватиме під час свого заступництва, зокрема, податкову звітність. Звітність в електронному вигляді засвідчується електронним підписом директора та головбуха, тому на час їх відсутності у працівників, які їх замінюють, має бути цифровий підпис.

Звертаємо увагу, що тимчасовий заступник не може користуватися ЕЦП головбуха. Для надання права підпису йому необхідно звернутися до центру сертифікації ключів й отримати ще один ключ. При цьому ключ головбуха на період відпустки скасовувати не потрібно.

Також про надання права підпису (хоч і тимчасово) іншій особі слід повідомити орган ДФС. Повідомлення про новий сертифікат відкритих ключів для тимчасового заступника головного бухгалтера достатньо надіслати в електронному вигляді (п. 11 розділу III Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 р. № 557) за формою згідно з додатком 2 до цього Порядку.

На ваші запитання відповідала Ірина КРАСОВСЬКА,

консультант з питань бухгалтерського та податкового обліку

«ЗАПИТАННЯ — ВІДПОВІДЬ»

Безкоштовна пряма телефонна лінія для передплатників

0 800 214 009
044 581 57 07

Пн-Пт з 10:00 до 15:00

ПЕРЕДПЛАТА

за найкращими умовами звертайтесь у відділ передплати

0 800 214 008

або заходьте в

МАГАЗИН