Трудова книжка працівників на сьогодні може зберігатися як у роботодавця (якщо працівник прийнятий до 10.06.2021 р.), так і у працівника (за умови його працевлаштування після 10.06.2021 р.).
Якщо трудова книжка зберігалася в роботодавця, відповідно до п. 4.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58 (далі — Інструкція № 58), у разі смерті працівника вона видається на руки його найближчим родичам під розписку (заяву) або надсилається поштою на їх вимогу.
Тож для отримання трудової книжки померлого працівника родичі повинні надати свої документи:
- паспорт;
- документ, що підтверджує родинний зв’язок з померлим (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження тощо);
- письмову заяву з копіями документів (засвідченими в установленому законодавством порядку), що підтверджують родинний зв’язок і місце реєстрації заявника.
Якщо родичі не звернулися (чи їх немає, не зацікавлені) за трудовою книжкою, в такому випадку трудову книжку безвісти зниклого чи визнаного померлим працівника слід зберігати у відділі кадрів підприємства.
Статтею 508 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 р. № 578/5, визначено, що оригінали незатребуваних трудових книжок мають зберігатися не менше 50 років. Те саме передбачено й п. 6.2 Інструкції № 58.
Якщо трудова книжка зберігалася у працівника, внесення запису про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника, відповідно до п. 8-2 ст. 36 КЗпП, може стати необхідним, наприклад, для призначення пенсії по втраті годувальника, а отже, внести такий запис потрібно.
Незважаючи на те, що ст. 48 КЗпП не передбачає можливості родичам вимагати внесення такого запису до трудової книжки працівника, яка зберігалася в нього, на прохання одного з родичів запис про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю може бути внесений, адже та сама стаття не забороняє цього. Тож, на думку автора, за заявою одного з родичів (прохання про внесення запису до трудової книжки може бути зафіксоване в заяві про виплату заробітної плати та інших виплат, на які мав право працівник за життя) такий запис може бути внесений.