Алгоритм призначення лікарняних і декретних у 2023 році

27.03.2023

Як відомо, з 1 січня 2023 року відповідно до Закону № 2620 діє нова редакція Закону № 1105.

Як і раніше, застрахованим особам у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності надають такі види страхових виплат (ч. 1 ст. 13 Закону № 1105):

допомога по тимчасовій непрацездатності, включаючи догляд за хворою дитиною, догляд за дитиною віком до 14 років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років на весь період надання реабілітаційної допомоги, за наявності медичного висновку про необхідність стороннього догляду за дитиною;
допомога по вагітності та пологах;
допомога на поховання (крім поховання пенсіонерів, безробітних та осіб, які померли внаслідок нещасного випадку на виробництві).

Проте новою редакцією Закону № 1105 дещо змінено порядок призначення допомоги у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю. Тому далі розглянемо основні кроки оновленого алгоритму призначення лікарняних і декретних у 2023 році.

Крок 1. Призначення уповноважених осіб із соціального страхування

З 1 січня 2023 року рішення про призначення страхової виплати приймається страхувальником або уповноваженими ним особами (ч. 3 ст. 22 Закону № 1105). Тому наказом директора потрібно призначити одну або декілька уповноважених осіб, які розглядатимуть листки непрацездатності і прийматимуть рішення про призначення матеріального забезпечення, тобто про виплату лікарняних. Інший варіант - директор сам вирішує питання про призначення та виплату лікарняних.

Створення комісії із соціального страхування Законом № 1105 не передбачено, але й не заборонено.

Крок 2. Прийняття рішення про призначення допомоги

Підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності й по вагітності та пологах є листок непрацездатності, який сформований в Електронному реєстрі листків непрацездатності відповідно до Порядку № 1234.

Інформацію про сформований листок непрацездатності працівника роботодавець отримує через свій кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Листок непрацездатності може мати в Реєстрі такі статуси:

закритий;
готовий до сплати (виданий);
помилково сформований;
недійсний;
оплачений.

Листок непрацездатності вважається виданим через 7 днів після дати закриття листка непрацездатності (п. 3 р. ІІ Порядку № 1234).

Електронний лікарняний може бути оплачений після того, як він набуває статусу "готово до сплати".

Для листка непрацездатності по вагітності та пологах — через 7 днів після дати відкриття.

З 1 січня 2023 року лікарняний варто розглядати в такі строки (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105):

по тимчасовій непрацездатності — не пізніше ніж 10 робочих днів із дня їх надходження,
по вагітності та пологах — не пізніше ніж 3 робочих дні з дня їх надходження.

За результатами розгляду уповноважена особа приймає рішення про виплату допомоги або про відмову. Якщо уповноважений не призначений, то директор своїм наказом приймає рішення про виплату лікарняних або про відмову у виплаті.

Оплату перших 5 днів тимчасової непрацездатності можна здійснювати як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом відповідно до п. 2 Порядку № 440 (лист Мінсоцполітики від 15.02.2023 р. № 494/0/290-23/54).

Візьміть до уваги, що у ч. 1 ст. 16 Закону № 1105 прописані підстави для відмови в наданні допомоги по тимчасовій непрацездатності, а саме:

одержання застрахованою особою травми або її захворювання в разі вчинення нею кримінального правопорушення;
навмисне заподіяння шкоди своєму здоров'ю з метою ухилення від роботи чи інших обов'язків або симуляції хвороби;
перебування під арештом і за час проведення судово-медичної експертизи;
примусове лікування, призначене за судовим рішенням;
тимчасова непрацездатність у зв'язку із захворюванням або травмою, що сталися внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп'яніння або дій, пов'язаних із таким сп'янінням;
перебування застрахованої особи у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв'язку з навчанням;
тимчасова непрацездатність, зазначена у листку непрацездатності, визнаному необґрунтованим.

Повідомлення про відмову в призначенні допомоги з викладом причини відмови надсилають працівнику не пізніше ніж 5 днів після прийняття відповідного рішення (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105).

Крок 3. Нарахування суми допомоги

Нарахування здійснюють на основі таких показників:

страховий стаж застрахованої особи;
розрахунковий період, за який обчислюють середню заробітну плату;
сукупний дохід за розрахунковий період;
середньоденна заробітна плата.

Як і раніше, допомогу по тимчасовій непрацездатності виплачують застрахованим особам залежно від страхового стажу в такому розмірі:

Страховий стаж застрахованої особи	Розмір лікарняних, *% від середньоденної зарплати*
До 3 років	50
Від 3 до 5 років	60
Від 5 до 8 років	70
Понад 8 років*	100
* Також застрахованим особам, віднесеним до 1 - 3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, й іншим особам (ч. 1 ст. 17 Закону № 1105).

Зверніть увагу: декретні належить виплачувати в розмірі 100 % незалежно від страхового стажу!

Розрахунковий період

Розрахунковим періодом, за який обчислюють середню заробітну плату, є 12 календарних місяців за місцем роботи, де стався страховий випадок, починаючи з місяця, що передує місяцю настання страхового випадку. Якщо працівник відпрацював менш як 12 місяців, то враховують відповідний період:

№ з/п	Фактично відпрацьований час і період сплати ЄСВ за працівника	Розрахунковий період	Приклад
1	Понад 12 календарних місяців (п. 25 Порядку № 1266)	Останні 12 календарних місяців (з першого до першого числа), що передують місяцю, у якому настав страховий випадок	Працівник, якого було прийнято на роботу з 20 січня 2022 року, захворів 2 березня 2023 року. Розрахунковий період — 12 календарних місяців (з березня 2022 року по лютий 2023 року)
2	Менш як 12 календарних місяців (п. 26 Порядку № 1266)	Фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа)	Працівник, якого було прийнято на роботу з 12 травня 2022 року, захворів 2 березня 2023 року. Розрахунковий період: червень 2022 — лютий 2023 року
3	Менш як календарний місяць (п. 27 Порядку № 1266)	Фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку	Працівник, якого було прийнято на роботу з 25 лютого 2023 року, захворів 2 березня 2023 року. Розрахунковий період — з 22 лютого по 2 березня (9 календарних днів)
4	Відсутній (страховий випадок настав у перший день роботи) (п. 28 Порядку № 1266)	Відсутній	Працівник, якого було прийнято на роботу 2 березня 2023 року, захворів того ж дня. Виплату здійснюють з огляду на тарифну ставку (посадовий оклад) або її частину, встановлену на день настання страхового випадку

До розрахункового періоду включають:

святкові, неробочі дні, визначені у ст. 73 КЗпП;
дні відпусток (щорічних, додаткових, навчальних, соціальних, чорнобильських тощо);
дні простою на підприємстві.

Виключають із розрахункового періоду відповідно до п. 3 Порядку № 1266 календарні дні, не відпрацьовані з таких поважних причин, як:

тимчасова непрацездатність;
відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами;
відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку;
відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку за медичним висновком;
відпустка без збереження заробітної плати;
призупинення дії трудового договору у зв'язку з військовою агресією рф проти України.

Сукупний дохід за розрахунковий період

Сукупний дохід за розрахунковий період визначають за даними, указаними в додатку Д1 до Податкового розрахунка за відповідні місяці, які входять до розрахункового періоду.

Не включають до сукупного доходу виплати, які не є заробітною платою, зокрема:

суму допомоги з тимчасової втрати працездатності;
суму допомоги по вагітності та пологах;
суму одноразової матеріальної допомоги працівнику;
суму винагороди за договором цивільно-правового характеру.

Середньоденну заробітну плату обчислюють за такими формулами:

Формула 1

Середньоденна заробітна плата	=	Сукупний дохід за розрахунковий період, тобто зарплата, з якої сплачено ЄСВ
		Кількість календарних днів зайнятості в розрахунковому періоді

Формула 2

Кількість календарних днів зайнятості протягом місяця

=

Кількість календарних днів перебування у трудових / цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця

(реквізит 14 додатка Д1)

—

Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності

(реквізит 12 додатка Д1)

—

Кількість календарних днів без збереження заробітної плати

(реквізит 13 додатка Д1)

—

Кількість календарних днів відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами

(реквізит 15 додатка Д1)

—

Кількість календарних днів призупинення дії трудового договору

В окремих випадках суму лікарняних і декретних обмежують. Це стосується осіб, які протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку за даними Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування мають страховий стаж менш як 6 місяців сумарно (ч. 4 ст. 12 Закону № 1105). Для них допомогу нараховують таким чином:

1) допомога по тимчасовій непрацездатності — з огляду на нараховану заробітну плату (дохід), з якої сплачують страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, установленої на час настання страхового випадку. У 2023 році максимум становить:

6700 грн / 30,44 = 220,11 грн;

2) допомога по вагітності та пологах - з огляду на нараховану заробітну плату (дохід), з якої сплачують страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із двократного розміру мінімальної заробітної плати, установленої на час настання страхового випадку. У 2023 році:

• мінімум становить:

6700 грн / 30,44 = 220,11 грн;

• максимум становить:

2 х 6700 грн / 30,44 = 440,22 грн.

Середньоденна заробітна плата для всіх працівників незалежно від стажу не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ із розрахунку на один календарний день (п. 4 Порядку № 1266).

Максимальну величину бази нарахування ЄСВ із розрахунку на один календарний день обчислюють шляхом ділення встановленого її розміру в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

Наприклад, якщо страховий випадок (хвороба працівника) припадає на березень 2023 року, то максимальне обмеження для середньоденної заробітної плати становитиме: (6700 грн х 15) / 30,44 = 3301,58 грн.

Крок 4. Подання довідкового Податкового розрахунка до ДПС

У разі якщо до розрахункового періоду входять місяці, за які ще не подали Податковий розрахунок, то роботодавець для призначення працівникам матеріального забезпечення (лікарняних і декретних) за рахунок коштів ПФУ повинен сформувати й подати Податковий розрахунок із типом "Звітний" як "Довідковий" окремо щодо кожного працівника.

Якщо підприємство не встигає подати "Довідковий" Розрахунок до кінця кварталу, у якому настала подія, то далі варто подати Розрахунок із типом "Звітний". Окремо формувати "Довідковий" Розрахунок після закінчення звітного кварталу не потрібно.

Крок 5. Подання заяви-розрахунка до ПФУ

Підставою для фінансування страхувальників територіальними органами ПФУ є оформлена заява-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам суми страхових виплат за їх видами (ч. 1 ст. 26 Закону № 1105).

Тому після того, як страхувальник (або уповноважені із соціального страхування) прийняв рішення про призначення або відмову в призначенні матзабезпечення, він передає рішення до бухгалтерії підприємства.

Бухгалтерія на підставі паперового та/або е-лікарняного (чи його паперової роздруківки) і рішення страхувальника (або уповноважених із соціального страхування) нараховує лікарняні (декретні) та протягом 5 робочих днів оформлює заяву-розрахунок і подає до відділення ПФУ за місцем обліку через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.

Територіальні органи ПФУ здійснюють фінансування страхувальників протягом 3 робочих днів після надходження заяви-розрахунка, зокрема й в електронній формі.

Сума нарахованих лікарняних надходить від ПФУ на окремий поточний рахунок, відкритий роботодавцем у банку виключно для зарахування страхових коштів (ч. 2 ст. 26 Закону № 1105). Отримані кошти страхувальник повинен обліковувати на окремому субрахунку. Їх можна використати лише для надання матеріального забезпечення та соціальних послуг застрахованим особам. Частина цих коштів має бути утримана в рахунок ПДФО та військового збору, які відповідно до законодавства утримуються із цих виплат і за утримання яких страхувальник як податковий агент несе відповідальність згідно із законодавством України.

У разі якщо сума отриманих страхувальником страхових коштів перевищує фактичні витрати на надання страхових виплат, то протягом 3 робочих днів невикористані страхові кошти повертають до територіального органу ПФУ, який здійснив фінансування (ч. 2 ст. 26 Закону № 1105).