У ГУ Держпраці у Київській області зазначають, що на вимогу працівника, якого вперше приймають на роботу, трудову книжку оформлює роботодавець в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Також саме роботодавець, але лише на вимогу працівника, зобов’язаний вносити до трудової книжки, яка зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
З 10.06.2021 р. запроваджено облік трудової діяльності в електронній формі. Ці зміни передбачено Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX.
Тобто обов’язок зберігати трудові книжки покладений на працівника. Роботодавець повинен забезпечити внесення записів до трудової книжки на вимогу особи.
Після завершення робіт щодо внесення ПФУ відомостей про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб, на які відведено п’ять років, всі наявні трудові книжки видають працівникам в обов’язковому порядку.
Також роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, провести з ним розрахунок, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, яка зберігається у працівника.