Головне управління Держпраці у Запорізькій області нагадує, що порядок ведення трудових книжок регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту України та Міністерства праці України від 29.07.1993 р. № 58.
Відповідно до розділу 5 Інструкції, якщо трудова книжка (або вкладка до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася) або загублена, то передусім особа, яка загубила трудову книжку, зобов’язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення — в інші строки, власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладку до неї з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки. Дублікат трудової книжки або вкладка до неї заповнюється за загальними правилами (п. 5.2 Інструкції).
Згідно з п. 5.3 Інструкції, якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то під час заповнення дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Якщо на момент звернення особи підприємство вже ліквідовано, в такому випадку довідки, що підтверджують загальний стаж, можуть бути видані правонаступниками таких підприємств. Отримавши такі довідки, необхідно подати заяву про видачу дублікату трудової книжки за останнім місцем працевлаштування і підтвердити свій попередній стаж роботи, а також обіймані посади цими ж довідками.
У випадках, коли немає, куди звертатися, у зв’язку з ліквідацією підприємства, особа може звернутися по довідку до трудового архіву, в якому зберігається вся документація підприємства, що ліквідувалось. Якщо ж документи в архіві не збереглися, трудовий стаж можна встановити за рішенням суду.