Трудовим законодавством регламентовано певні правила використання та оформлення роботодавцем найманої праці. Більшість таких документів є обов’язковими і повинні відповідати певним стандартам.
Отже, до обов’язкових кадрових документів належать:
- штатний розпис. Назви посад у штатному розписі зазначаються відповідно до Національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28 липня 2010 року № 327;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- табель обліку робочого часу;
- накази з кадрових питань (щодо особового складу). Накази групуються відповідно до строків зберігання: накази тривалого строку зберігання 75 років і більше та накази тимчасового строку зберігання до 5 років.
- книга наказів (журнал обліку наказів). Реєстрація наказів теж відбувається за терміном їх зберігання;
- особові картки працівників за формою № П-2. Особова картка передбачена Наказом «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника»;
- трудові книжки працівників та Книга (журнал) обліку руху трудових книжок;
- графік відпусто;
- трудові угоди (контракти);
- колективний договір (для юридичних осіб);
- посадові (робочі) інструкції працівників;
- журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами;
- положення про охорону праці;
- дозвіл на обробку персональних даних та зобов’язання про нерозголошення персональних даних;
- зобов’язання про дотримання конфіденційної інформації (угода).
Цей перелік не є вичерпним, законодавством можуть бути передбачені інші документи.
Ведення кадрових документів під час воєнного стану
Відповідно до статті 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», роботодавець самостійно визначає порядок роботи кадрових служб на підприємстві, а також перелік кадрових документів, які будуть вестися на період воєнного стану.
Бажано, щоб кадрова служба створила цифрові копії згаданих документів, які доцільно розмістити на декількох носіях у різних регіонах (жорсткі диски комп’ютерів, флеш-накопичувачі, зовнішні жорсткі диски, картки пам’яті), зберегти в хмарних сховищах (google-диск, файлообмінники, тощо). Це убезпечить від втрати документів у разі фізичного знищення одного з носіїв.
Джерело: ФПУ