У багатьох установах, кадрових службах та бухгалтеріях досі живе переконання, що без відбитка печатки будь-який документ є недійсним. Через це документи часто повертають на переоформлення, не звертаючи уваги на значно важливішу деталь.
На практиці трапляються протилежні ситуації: папір містить і підпис, і гербову печатку, але підписаний особою, яка взагалі не мала на це законних повноважень.
Відповідно до Цивільного кодексу України, для чинності будь-якого письмового правочину принципове значення має саме підпис уповноваженої особи.
Печатка не може замінити підпис, не надає автоматично повноважень і не усуває порушень закону, якщо вони були допущені при підписанні.
Більше того, ще з 2017 року закон скасував обов'язкове використання печаток для приватного бізнесу.
Тому, якщо дві компанії уклали договір і скріпили його лише підписами керівників, такий документ є абсолютно дійсним та законним.
Проте правила відрізняються для державних органів та специфічних категорій документів.
За правилами діловодства, затвердженими Мін'юстом, підпис посадової особи обов'язково скріплюється печаткою установи у трьох випадках: коли документ засвідчує права громадян чи юридичних осіб, коли він фіксує витрату бюджетних чи корпоративних коштів або коли стосується руху матеріальних цінностей (наприклад, акти приймання-передачі майна).
Водночас у звичайному внутрішньому документообігу компанії печатка є зайвою. Її не потрібно ставити на заявах працівників, службових чи пояснювальних записках, планах роботи та кадрових наказах про відпустки чи звільнення.
Також юристи наголошують на базових правилах безпеки: ніколи не ставте відбиток на порожніх бланках і не перекривайте печаткою сам підпис особи — вона має охоплювати лише назву посади.
У сучасному ж цифровому середовищі роль паперових штампів повністю перейняв кваліфікований електронний підпис (КЕП), який має таку саму юридичну силу.
Тому головний висновок для безпеки вашої справи: завжди перевіряйте не наявність синього штампа на папері, а реальні повноваження людини, яка його підписує.
Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради