Як бути в ситуації, коли у трудовій книжці частина, що передбачає ведення записів українською мовою, закінчилася? Чи можна записувати, наприклад, у частині, що передбачена для ведення російською мовою?
Відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, коли в трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем. Тому не варто робити записи у частині, що передбачена для заповнення російською мовою, і так само в розділах «Відомості про заохочення» та «Відомості про призначення пенсій».
Які мають бути дії кадровика, який уже почав уносити відомості в розділ, що не передбачений для записів про роботу?
У такому разі можна скористатися загальним правилом, визначеним Інструкцією про порядок ведення трудових книжок, щодо виправлення неправильних записів. Після запису про прийняття на роботу після відповідного порядкового номера, дати внесення запису пишеться: «Запис за № таким-то є недійсним», після чого відповідно до розділу 3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок видається вкладиш до трудової книжки. Слід зазначити, що видається він у тому самому порядку, як і трудова книжка, і без неї він недійсний.
Чи дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020 під час написання в трудових книжках прізвища та імені?
Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) затверджено наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 1 липня 2020 року № 144 «Про прийняття та скасування національних стандартів». Він набув чинності 1 вересня 2021 року.
Згідно з ДСТУ 4163:2020 розшифрування особистого підпису посадової особи в усіх відповідних реквізитах, що потребують підписання, складається з 2 елементів: власного імені посадової особи та її прізвища, яке друкують великими літерами. Ця вимога стосується й прізвища посадової особи, якій адресують документ. Таке нововведення базується на приведенні ДСТУ 4163:2020 у відповідність до вимог постанови Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17 січня 2018 року № 55 (далі — Постанова № 55).
Реквізити, де зазначаються власне ім'я та прізвище:
15 «Адресат».
16 «Гриф затвердження».
17 «Резолюція».
22 «Підпис».
24 «Віза документа».
25 «Гриф погодження (схвалення) документа».
26 «Відмітка про засвідчення копії документа».
28 «Відмітка про ознайомлення з документом».
29 «Відмітка про виконання документа».
Питання заповнення трудових книжок не віднесено до питань, які регулюються нормами стандарту або Постанови № 55. Отже, відомості на титульному аркуші виконуються повністю із зазначенням прізвища, імені та по батькові працівника. Дані ж про особу, що засвідчує своїм підписом відомості в трудовій книжці, тобто керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи, записуються у форматі «ініціали та прізвище», що виконується звичайним рукописним текстом з дотриманням норм правопису.