Запровадження електронної трудової книжки: роз’яснення ПФУ


26.03.2021

Головне управління Пенсійного фонду України в Хмельницькій області надало відповіді на 10 головних запитань щодо запровадження в Україні обліку трудової діяльності в електронній формі, що передбачено Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX.
 

1. Що зміниться із підписанням Закону про електронні трудові книжки?

Оскільки Закон набуде чинності 10.06.2021 р., то з цієї дати всі роботодавці мають подавати до Реєстру застрахованих осіб відомості з паперових трудових книжок про трудову діяльність своїх працівників. Також протягом перехідного періоду, який становить п’ять років, можна буде використовувати як паперову трудову книжку, так і електронну форму вже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність.


2. Що стало приводом для такого нововведення?

Приводом для запровадження електронних трудових книжок стало багато чинників, пов’язаних із цифровізацією нашої держави. Основні з них — це перспектива автоматичного призначення пенсії та низка інших переваг, таких як зменшення витрат роботодавців на ведення паперового документообігу та спрощення доступу до інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, насамперед у разі тимчасової втрати працездатності.
 

3. Яка інформація буде міститися в електронній трудовій книжці? Чи відрізнятиметься вона від тієї, що є у паперовій?

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперових трудових книжок, тому в електронній трудовій книжці відображатиметься вся інформація про стаж, наявна в паперовій книжці.
 

4. Як можна оформити електронну трудову книжку, хто це має робити і де?

Відомості про трудову діяльність можуть вноситись як застрахованою особою, так і роботодавцем через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді сканованих або оцифрованих копій передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо) з обов’язковим накладанням страхувальником або застрахованою особою кваліфікованого електронного підпису. Після внесення відомостей про трудову діяльність роботодавець зобов’язаний видати оригінал паперової трудової книжки працівнику на руки під підпис.
 

5. Коли електронні трудові книжки почнуть офіційно діяти для всіх?

Закон набуває чинності через три місяці з дати опублікування, тобто 10.06.2021 р.
 

6. Яка наразі ситуація у Хмельницькій області? Скільки оцифровано паперових трудових книжок?

За 2020 р. до Головного управління Пенсійного фонду України в Хмельницькій області надійшло 3348 сканованих трудових книжок для переведення їх в електронний формат, що фактично є основою для електронної трудової книжки. За січень – лютий 2021 р. Головним управлінням отримано та опрацьовано 4600 відомостей про трудову діяльність жителів області.
 

7. Закон передбачає 5-річний перехідний період. У чому його особливості? Що буде із паперовими книжками?

За цей період має відбутися включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою.

Після оцифрування оригінал паперової трудової передається на зберігання працівнику як офіційний документ. Якщо працівник виявить бажання продовжити її ведення, то роботодавець на його вимогу буде зобов’язаний паралельно з електронним обліком трудової діяльності також внести до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.
 

8. Як наявність електронної трудової книжки впливає на процедуру виходу на пенсію?

Електронна трудова книжка дасть можливість уповноваженим органам призначати особі пенсію автоматично (без звернення) та збирати документи за всю її трудову діяльність. За особою зберігатиметься право вибору для поліпшення запропонованого розрахункового розміру, а саме:

  • або особа надає відомості про отримувану заробітну плату за період до 2000 р. (до запровадження персоніфікованого обліку);
  • або відтермінує свій вихід на пенсію для одержання підвищення до пенсії на 0,5–0,75 % за кожний повний місяць роботи після досягнення пенсійного віку;
  • або використовує право на призначення пенсії.
     

9. Як можна знайти й подивитися свою електронну трудову книжку?

Переглянути наявну про себе інформацію, в т. ч. свій трудовий чи страховий стаж, можна на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua). Якщо в особи виникають будь-які питання, в цьому випадку реалізована можливість подання звернення, в якому можна описати їх суть. У встановлені законом терміни особа отримає відповідь. Крім того, можна звернутися до найближчого сервісного центру або за номером гарячої телефонної лінії Головного управління Пенсійного фонду України у відповідній області.

Також Пенсійним фондом України розроблено мобільний додаток «ПФУ» для системи «Андроїд», який можна завантажити на Google Play (Гугл плей). Він забезпечує доступ з мобільних пристроїв до електронних сервісів Пенсійного фонду України та робить спілкування з Пенсійним фондом максимально зручним та ефективним.


10. Чи будуть захищені дані, які міститимуться в електронній трудовій книжці? Чи зможуть шахраї скористатися цими даними?

Дані акумулюються в Реєстрі застрахованих осіб та мають відповідний кіберзахист, який унеможливлює шахраям скористатися відомостями, що містяться в електронній трудовій книжці.

 


◦ Кадрова документація
◦ Трудова книжка
ДЕМО ДОСТУП