Ситуація 1: втрата документів під час релокації закладу
Заклад вищої освіти під час широкомасштабної збройної агресії РФ проти України був захоплений російськими військами. Можливості зберегти та вивезти документи освітнього закладу, в тому числі кадрові, не було. Пізніше, після релокації закладу, постала потреба зафіксувати, які документи втрачені, щоб у подальшому їх відновити.
Для відновлення кадрових документів у пригоді стане інформація, внесена до електронної системи кадрового та бухгалтерського обліку, де, зокрема, зазначені контактні дані працівників, адже їх потрібно поінформувати про нове місцезнаходження роботодавця, запровадження простою чи призупинення дії трудового договору.
Крім того, доцільно розмістити інформацію про місце, куди був переміщений заклад, на офіційній сторінці його вебсайту. Так працівники зможуть знайти інформацію про нове місцезнаходження закладу для прибуття з метою продовження трудових відносин. Також керівник може оголосити про нове місце розташування закладу через телебачення, радіо, соцмережі тощо.
Після вирішення питання релокації керівник зобов’язаний подати заяву про незаконне захоплення приміщення закладу військовослужбовцями армії РФ до Головного управління Національної поліції за місцем тимчасової реєстрації з проханням невідкладно зареєструвати заяву та розпочати досудове розслідування у формі досудового слідства у зв’язку з вчиненням дій, які мають ознаки складу злочину. Також бажано відслідкувати, щоб заява була зареєстрована в інформаційно-комунікаційній системі «Інформаційний портал Національної поліції України».
Оскільки на законодавчому рівні питання фіксації втрати документів та їх відновлення після релокації закладу не врегульовані, керівнику потрібно самостійно визначити порядок фіксації їх втрати та відновлення.
Тож щоб зафіксувати втрату документів, керівник має видати наказ про створення комісії з фіксації втрати документів, у преамбулі якого слід зазначити: «З метою визначення переліку документів відділу кадрів, які були втрачені під час захоплення приміщення (вказати назву установи), розташованого в (зазначити населений пункт), військовослужбовцями армії РФ та з метою їх відновлення…». У розпорядчій частині наказу потрібно, зокрема, вказати: «Створити комісію з фіксації втрати кадрових документів у складі…» і навести склад комісії. Оскільки після релокації закладу освіти не всі працівники можуть бути на зв’язку, до складу комісії потрібно включити працівників тих структурних підрозділів, які прибули на нове місце розташування освітнього закладу незалежно від їх посадових обов’язків.
Наголосимо, що для належного оформлення кадрової документації працівники відділу кадрів передусім мають зафіксувати відсутність працівників та зв’язку з ними. Якщо ж відсутні саме працівники відділу кадрів, слід призначити виконувача обов’язків начальника відділу кадрів (з тих працівників, які переїхали на нове місце розташування закладу).
Комісія з фіксації втрати кадрових документів у довільній формі складає акт, в якому наводяться втрачені документи. Передусім комісія має зафіксувати втрату документів, з яких формується номенклатура справ відділу кадрів, а саме:
- накази з кадрових питань (про прийняття, звільнення, переведення тощо);
- накази про надання щорічних відпусток тощо;
- накази про надання відпусток без збереження зарплати;
- накази про відрядження;
- особові справи працівників за основним місцем роботи;
- особові справи працівників за сумісництвом;
- особові справи звільнених працівників;
- особові картки працівників за основним місцем роботи;
- особові картки працівників за сумісництвом;
- особові картки звільнених працівників;
- табелі обліку використання робочого часу;
- журнали реєстрації наказів.
Розглянемо на прикладі, чому фіксація втрати цих документів є надважливою. Припустимо, що працівник після релокації закладу вирішив звільнитися. У разі звільнення відповідно до ст. 116 КЗпП роботодавець зобов’язаний виплатити працівнику всі кошти, які належать йому від підприємства, в тому числі компенсацію за невикористану частину щорічної відпустки чи соціальну відпустку. Проте серед втрачених документів — особові картки працівників, куди вноситься, зокрема, інформація про надані відпустки. Тож роботодавець не матиме можливості визначити кількість днів невикористаної відпустки та провести нарахування та виплату компенсації за її невикористану частину, а отже, не зможе повністю виконати свої зобов’язання перед працівником.
Якщо заклад освіти є державним, використання бюджетних коштів, в тому числі на заробітну плату, контролюється. Не підтверджена документально сума нарахованих і виплачених коштів вважатиметься нецільовим використанням бюджетних коштів. Тож роботодавець не має змоги нарахувати та виплатити будь-яку суму як компенсацію за невикористану щорічну відпустку. Але працівник може наполягати на виплаті компенсації за невикористану відпустку, яка, на його думку, в нього залишилась.
У зазначеній ситуації за працівником зберігається право на звернення до Держпраці або суду для вирішення трудового спору стосовно виплати компенсації за невикористану частину щорічної чи соціальну відпустку. Щоб спростувати чи довести Держпраці або суду факти порушення роботодавцем трудового законодавства, необхідні докази, а саме інформація, внесена до особової картки працівника в розділ «Відпустки», накази про надання відпусток, бухгалтерські відомості, яких Держпраці або суд також не матиме. Однак буде наказ про створення комісії з фіксації втрати кадрових документів, акт про визначення втрачених кадрових документів, звернення до поліції тощо, які підтвердять неможливість надання особової картки, наказів, бухгалтерських відомостей тощо.
Якщо ж вищезгадані документи втрачені, але про них забули зазначити в акті про фіксацію втрати документів, роботодавець не матиме змоги надати аргументованого підтвердження щодо неможливості визначення суми виплат під час звільнення працівника. Водночас наявність документів, які підтверджують факт втрати кадрових документів (наказ про створення комісії з фіксації втрати кадрових документів, акт про визначення втрачених кадрових документів, звернення до поліції тощо), свідчитиме про те, що роботодавця не може бути притягнуто до відповідальності за недотримання вимог трудового законодавства.
Ситуація 2: знищення документів за форс-мажорних обставин
Підприємство деякий час було змушене працювати під час тимчасової окупації, оскільки не було змоги релокувати його на підконтрольну Україні територію. До тимчасової окупації на підприємстві вівся військовий облік, а отже, зберігалися копії військово-облікових документів і дані про всіх військовозобов’язаних працівників, у т. ч. мобілізованих. Відповідно, така інформація не повинна була стати доступна країні-агресору. Тож роботодавець прийняв рішення знищити дані щодо військового обліку, зокрема копії військово-облікових документів і документи, які містили відомості про військовий облік. Але в такій ситуації скликати експертну комісію, яка мала б скласти акт про вилучення для знищення документів, було неможливо з кількох причин.
По-перше, відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5, знищення документів у діловодстві потребує оформлення акта про вилучення для знищення документів з дотриманням певних законодавчих вимог, що за форс-мажорних обставин дуже складно зробити. По-друге, слід було перевірити строки зберігання документів та одержати схвалення акта про вилучення для знищення документів експертною комісією, на що також не було часу. Крім того, більшість працівників, зокрема і члени комісії, не виходили на роботу, побоюючись за власну безпеку.
Тож керівник підприємства, який несе як адміністративну, так і кримінальну відповідальність за знищення документів, прийняв рішення про знищення документів, яке оформив наказом, і разом з інспектором з кадрів та головним бухгалтером знищив кадрові документи, які містили інформацію про військовозобов’язаних працівників.
Наказ про знищенння кадрових документів
До 05.01.2023 р. (дати набрання чинності постановою КМУ від 30.12.2022 р. № 1487, якою було затверджено новий Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів) персональний військовий облік призовників і військовозобов’язаних вівся згідно з Порядком організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженим постановою КМУ від 07.12.2016 р. № 921, тож вся інформація стосовно військового обліку працівників вносилась до типової форми № П-2 «Особова картка працівника», затвердженої спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656. Тому саме особові картки були знищені разом з копіями військово-облікових документів. З метою оформлення процедури знищення документів було складено акт про вилучення для знищення особових карток працівників за форс-мажорних обставин.
Акт про вилучення для знищення особових карток працівників за форс-мажорних обставин
Перед знищенням особових карток начальник відділу кадрів має скласти довідку щодо кожного військовозобов’язаного працівника та призовника за підписом керівника, начальника відділу кадрів та скріпити печаткою (за наявності). У довідці має бути зазначено дату прийняття на роботу (ця інформація потрібна, зокрема, для правильного розрахунку відпускних) та кількість днів невикористаних відпусток.
Законодавці досі не розробили окремого порядку знищення документів під час воєнного стану. Лише постановою КМУ від 24.06.2022 р. № 710, яка набрала чинності 29.06.2022 р., було внесено доповнення до п. 96 Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою КМУ від 19.10.2016 р. № 736 (далі — Типова інструкція № 736), згідно з яким в умовах особливого періоду та в разі виникнення реальної загрози захоплення документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування», а також неможливості забезпечення їх вивезення в безпечні місця вони знищуються шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який унеможливлює їх прочитання та відновлення.
Незважаючи на те що особові картки працівників та копії військово-облікових документів не є документами для службового користування, доречним буде дотримання вимог п. 96 Типової інструкції № 736 і щодо знищення кадрових документів у разі загрози їх захоплення під час війни противником.
Ситуація 3: втрата документів внаслідок ракетної атаки
Розглянемо таку ситуацію: під час ракетної атаки приміщення підприємства, розташованого не в зоні бойових дій, було знищено, внаслідок чого, зокрема, згоріли документи. У такому разі керівник підприємства повинен:
- викликати ДСНС (у разі виникнення пожежі);
- звернутися до поліції для документування злочину та отримання доказів;
- звернутися до місцевої влади для складання акта обстеження нерухомого майна юридичних осіб, зруйнованого (пошкодженого) внаслідок надзвичайної ситуації воєнного характеру та подальшого оформлення заявки на компенсацію через «Дію» або ЦНАП;
- шляхом видання наказу терміново створити комісію для фіксації втрати документів, зокрема кадрових, яка має скласти акт про знищення документів під час ракетної атаки, в якому потрібно зазначити всі документи, що були створені в структурних підрозділах підприємства.
Наказ про створення комісії з фіксації втрати документів
Людмила ПОЛІЩУК
головна редакторка журналу «Кадровик України»