Організація діловодства у воєнний час: цікавий нюанс


◦ Трудовi вiдносини
◦ Звільнення
◦ Кадрове діловодство
1645

29.01.2024

Напевно, багато хто з роботодавців скористався нормами частини другої ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-ІХ (далі — Закон № 2136) і запровадив альтернативні варіанти кадрового діловодства у відносинах з працівниками, які працюють дистанційно чи вдома. І ми неодноразово в консультаціях на прямій лінії звертали увагу наших передплатників, що не настільки важливо, як доставлятимуться електронні повідомлення — поштовими голубами чи електронною поштою, — як підтвердження їх отримання.

Нагадаємо, ст. 7 Закону № 2136 встановлено, що у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

Cхожу норму закріплено й у ст. 29 КЗпП: ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації, про наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору, що доводяться особисто під підпис.

І ось маємо цікаве рішення Верховного Суду у справі № 299/2706/20, допис щодо змісту якого розмістила адвокат Ганна Лисенко на своїй сторінці у фейсбуці.

Працівник надіслав електронною поштою заяву про звільнення останнім днем відпустки. Згодом передумав і надіслав електронною поштою на електронну адресу директора товариства, начальника відділу кадрів та керівника відділу фінансів заяву про відкликання заяви про звільнення. Проте роботодавець звільнив працівника за власним бажанням. Працівник оскаржив це рішення.

Верховний Суд став на бік роботодавця: працівник не надав доказів одержання адресатами електронних повідомлень відправника, що є порушенням ст. 11 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV (далі — Закон № 851).

Статтею 11 Закону № 851 визначено таке. Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу (частина перша).

Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядку підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження (частина друга).

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом (частина третя).

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним адресатом за їх місцезнаходженням (для фізичних осіб — місцем проживання), у тому числі якщо інформаційна, електронна комунікаційна, інформаційно-комунікаційна система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства (частина четверта).

У справі № 299/2706/20 про частину четверту ст. 11 Закону № 851 не згадують і не аналізують ні роботодавець (позивач), ні Верховний Суд. Але ми не про це.
 

Укотре звертаємо вашу увагу, що важливим моментом реалізації норм ст. 7 Закону № 2136 і ст. 29 КЗпП є не стільки спосіб обміну повідомленнями, як спосіб підтвердження їх одержання сторонами. Стаття 11 Закону № 851 стосується документів, що відповідають вимогам цього Закону, і є варіант, коли стандартно вважається, що документ одержаний. А якщо йдеться про месенджери, як-от вайбер, фейсбук-месенджер тощо, то підтвердження направлення/отримання повідомлень слід обумовлювати окремо.

 

ПЕРЕДПЛАТА

за найкращими умовами звертайтесь у відділ передплати

0 800 214 008

або заходьте в

МАГАЗИН

«ЗАПИТАННЯ — ВІДПОВІДЬ»

Безкоштовна пряма телефонна лінія для передплатників

0 800 214 009
044 581 57 07

Пн-Пт з 10:00 до 15:00

ДЕМО ДОСТУП