Тобто якщо керівник структурного підрозділу підготував і передав до кадрової служби графік відпусток, а директор підприємства вважає, що запропоновані періоди не відповідають виробничим потребам, він може повернути графік на доопрацювання і запропонувати змінити періоди відпусток.
Спеціального повідомлення працівників про непогодження графіка директором законом не передбачено, адже графік ще не затверджений, а отже, працівник не має права вимагати надання відпустки в період, зазначений у проєкті графіка.
Слід розуміти, що графік відпусток — це не список побажань працівників. Працівник не може вимагати, щоб усі 24 або більше календарних днів його відпустки обов’язково припали, наприклад, саме на серпень, якщо надання відпустки в такий період суперечить затвердженому графіку та організації роботи підприємства.
Позиція «директор вирішив, хто й коли йде у відпустку» — також занадто спрощена. І роботодавцю, і працівнику слід розуміти, що законодавство не забороняє скласти графік так, щоб усі працівники використали щорічні відпустки влітку. Головне — забезпечити реальну можливість роботи підприємства, врахувати законодавчі гарантії окремих працівників і правильно організувати черговість надання відпусток.
Завдання кадровика підприємства, якщо директор поверне графік відпусток на доопрацювання, проаналізувати та розподілити літній період між працівниками так, щоб кожен отримав можливість відпочити, а підприємство не залишилося без необхідної кількості працівників.
Тож перший крок ― визначаємо, скільки працівників може одночасно перебувати у відпустці. Це найважливіший практичний етап. Кадровику варто разом з керівниками структурних підрозділів визначити:
- які працівники можуть заміняти один одного;
- які посади є критичними для безперервної роботи;
- скільки працівників кожного підрозділу може одночасно бути у відпустці;
- у які періоди підприємство має найбільше або найменше навантаження;
- чи можна організувати роботу із заміною працівників.
Наприклад, якщо у відділі працює 10 осіб, а для нормальної роботи достатньо 7, можна планувати одночасну відсутність трьох працівників. Таким чином, замість боротьби «хто перший подасть заяву про надання відпустки» кадровик отримує чіткий ліміт на кожен період.
Другий крок — перевіряємо, хто має право на відпустку в зручний час. Це принципово важливо. Адже не всі працівники перебувають в однаковому становищі. Закон передбачає категорії працівників, яким щорічні відпустки надаються в зручний для них час. Серед них, зокрема, неповнолітні, особи з інвалідністю, окремі категорії працівників із сімейними обставинами та інші особи, визначені законодавством.
Тому перед тим як розподіляти літні місяці між усіма працівниками, кадровику потрібно перевірити, чи є серед них особи з гарантованим правом на відпустку в зручний для них час. Інакше може виникнути ситуація, коли працівнику, який має відповідне право, запропонували серпень, хоча він просив липень, а липень віддали іншому працівнику, який такого права не має.
Третій крок — з’ясовуємо побажання працівників. Закон не вимагає перетворювати складання графіка на конкурс із поданням заяв від усіх працівників. Але з практичної точки зору кадровику варто заздалегідь зібрати інформацію про бажані періоди відпочинку. Це можна зробити, наприклад, шляхом опитування або заповнення внутрішньої форми. Умовно працівник зазначає, наприклад: бажаний період ― 01.07–24.07, альтернативний період ― 01.08–24.08. Так кадровик одразу розуміє, де виникне найбільша конкуренція за дати.
Четвертий крок — розподіляємо відпустки «хвилями». Якщо всі хочуть улітку, необов’язково обирати між «усі в липні» й «ніхто влітку». Набагато ефективніше розподілити працівників на кілька хвиль:
|
Період |
Працівники |
Принцип |
|
01.06–24.06 |
Група 1 |
Перша хвиля |
|
15.06–08.07 |
Група 2 |
Часткове перекриття |
|
01.07–24.07 |
Група 3 |
Друга хвиля |
|
15.07–07.08 |
Група 4 |
Часткове перекриття |
|
01.08–24.08 |
Група 5 |
Третя хвиля |
Ми навели лише приклад ― конкретні періоди визначаються з урахуванням тривалості відпусток, режиму роботи та можливості заміни працівників. Головна ідея ― за правильної організації роботи літній період можна розподілити між працівниками так, щоб кожен мав можливість використати щорічну відпустку влітку, але не одночасно з усіма.
Якщо два працівники хочуть піти у відпустку саме в липні, то кадровику краще не використовувати принцип «хто перший попросив — той і отримав». Спочатку перевіряємо:
- чи має хтось з працівників законодавче право на відпустку в зручний для нього час;
- чи є можливість задовольнити побажання обох працівників;
- чи можна запропонувати одному працівнику альтернативний період, який також припадає на літо;
- чи можна поділити відпустку на частини за домовленістю з працівником.
При цьому поділ щорічної відпустки на частини здійснюється за правилами ст. 12 Закону про відпустки: основна безперервна частина має становити не менше 14 календарних днів. Наприклад, один працівник може використати 14 календарних днів у липні, а решту — у серпні. Інший працівник — 24 календарні дні в серпні.
Отже, взявши до уваги виробничі потреби підприємства, побажання працівників, законодавчі гарантії окремих категорій працівників та правильно розподіливши періоди відпочинку, роботодавець матиме змогу затвердити графік відпусток так, щоб максимально врахувати бажання працівників відпочивати в літній період і водночас забезпечити нормальну роботу підприємства. Саме затверджений графік стане основою для організації відпусток і дасть змогу забезпечити право працівників на відпочинок без порушення нормальної роботи підприємства.
Людмила ПОЛІЩУК
головна редакторка журналу «Кадровик України»