ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ
ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «РОЗМАЙ»
ВІДДІЛ КАДРІВ
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
19.10.2026 р. № 05-26/12
на 2027 рік
|
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Кількість справ (томів, частин) |
Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком |
Примітка |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
03–01 |
Статут підприємства (копія) |
|
ст. 28 Переліку № 578/5* |
Після заміни новими |
|
03–02 |
Колективний договір (копія) |
|
Постійно, ст. 395 «а» Переліку № 578/5 |
До ліквідації підприємства |
|
03–03 |
Правила внутрішнього трудового розпорядку (копія) |
|
3 р. |
Після заміни новими |
|
03–04 |
Структура та штатні розписи, зміни до них |
|
Постійно, ст. 37 «а» Переліку № 578/5 |
|
|
03–05 |
Положення про структурні підрозділи. Положення про відділ кадрів |
|
Постійно, ст. 28 «а» Переліку № 578/5 |
|
|
03–06 |
Положення про оплату праці (копія) |
|
Постійно, ст. 28 «а» Переліку № 578/5 |
Оригінал — у відділі діловодства у справі з наказами з основної діяльності |
|
03–07 |
Положення про порядок обробки та захисту персональних даних працівників і контрагентів (копія) |
|
Постійно, ст. 28 «а» Переліку № 578/5 |
До ліквідації підприємства |
|
03–08 |
Положення про табельний облік використання робочого часу |
3 р. ст. 21 Переліку № 578/5 |
Після затвердження |
|
|
03–09 |
Положення про відрядження |
|
3 р. ст. 21 Переліку № 578/5 |
Після затвердження |
|
03–10 |
Посадові та робочі інструкції працівників, залучених до роботи з важкими, шкідливими й небезпечними умовами праці |
|
75 р., ст. 43 Переліку № 578/5 |
|
|
03–11 |
Посадові та робочі інструкції працівників |
|
5 р. ст. 43 Переліку № 578/5 |
Після заміни новими |
|
<…> |
|
|
||
|
03–15 |
Накази з основної діяльності (копії) |
|
Постійно, ст. 16 «а» Переліку № 578/5 |
Надіслані до відома — доки не мине потреба |
|
03–16 |
Накази з кадрових питань (про прийняття, переведення, заохочення, звільнення тощо) |
75 р., ст. 16 «б» Переліку № 578/5 |
||
|
03–17 |
Накази про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням |
|
5 р., ст. 16 «б» Переліку № 578/5 |
|
|
03–18 |
Накази про надання відпусток без збереження заробітної плати |
|
75 р., ст. 16 Переліку № 578/5 |
|
|
03–19 |
Накази про відрядження |
|
5 р., ст. 16 «б» Переліку № 578/5 |
|
|
03–20 |
Трудові договори (контракти) працівників |
|
75 р., ст. 492 Переліку № 578/5 |
|
|
03–21 |
Трудові договори про дистанційну форму роботи |
|
75 р. ЕПК ст. 492 Переліку № 578/5 |
|
|
03–22 |
Особові картки працівників за формою № П-2 за основним місцем роботи |
|
75 р., ст. 499 Переліку № 578/5 |
Після звільнення |
|
03–23 |
Особові картки працівників за формою № П-2 за сумісництвом |
|
75 р., ст. 499 Переліку № 578/5 |
Після звільнення |
|
03–24 |
Особові картки звільнених з основного місця роботи |
|
75 р., ст. 499 Переліку № 578/5 |
Після звільнення |
|
03–25 |
Особові картки звільнених сумісників |
|
75 р., ст. 499 Переліку № 578/5 |
Після звільнення |
|
03–26 |
Особові справи працівників, які працюють за основним місцем роботи |
|
75 р., ст. 495 Переліку № 578/5
|
Після звільнення |
|
03–27 |
Особові справи працівників, які працюють за сумісництвом |
|
75 р., ст. 495 Переліку № 578/5
|
Після звільнення |
|
03–28 |
Трудові книжки |
|
До запитування, ст. 508 Переліку № 578/5
|
Не затребувані — 50 р. |
|
03-29 |
Списки персонального військового обліку та копії військово-облікових документів офіцерського складу |
|
3 р., ст. 674–677 Переліку № 578/5 |
|
|
03–30 |
Списки персонального військового обліку та копії військово-облікових документів військовозобов'язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу |
|
3 р., ст. 674–677 Переліку № 578/5 |
|
|
03–31 |
Списки персонального військового обліку та копії військово-облікових документів військовозобов'язаних та резервістів з числа жінок |
|
3 р., ст. 674–677 Переліку № 578/5 |
|
|
03–32 |
Списки персонального військового обліку та копії військово-облікових документів працівників з числа призовників |
|
3 р., ст. 674–677 Переліку № 578/5 |
|
|
03–33 |
Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів |
|
3 р., п. 33 Порядку № 1487**, ст. 674–677 Переліку № 578/5 |
Зберігається зі списками персонального військового обліку |
|
0–34 |
Документи з організації та ведення військового обліку (повідомлення про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів, повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника або посадових осіб, відповідальних за організацію та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів, копії розпорядчих документів про оповіщення) |
|
5 р., ст. 669 Переліку № 578/5
|
|
|
03–35 |
Документи (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки) до наказів з кадрових питань (особового складу), що не увійшли до складу особових справ |
|
3 р., ст. 491 Переліку № 578/5 |
|
|
03–36 |
Документи про стажування на підприємстві (плани, графіки, висновки) |
|
5 р., ст. 512 Переліку № 578/5 |
|
|
03–37 |
Документи про проходження студентами навчальних закладів виробничої практики на підприємстві (заяви, копії наказів, характеристики тощо) |
|
1 р., ст. 594 Переліку № 578/5 |
|
|
03–38 |
Документи щодо проведення службових розслідувань (пояснення, доповідні записки, акти тощо) |
|
5 р., ст. 80 Переліку № 578/5 |
Після винесення рішення |
|
03-39 |
План роботи відділу кадрів |
|
3 р. ЕК*** |
|
|
03–40 |
План роботи з персонального військового обліку та бронювання |
|
5 р., ст. 661, 662, 668 Переліку № 578/5
|
План затверджується до 1 лютого |
|
03–41 |
Табелі обліку використання робочого часу працівниками відділу кадрів |
|
1 р., ст. 408 Переліку № 578/5 |
|
|
03–42 |
Звіти про виконання роботи за дистанційною формою |
|
Доки не мине потреба, ст. 75 Переліку № 578/5 |
|
|
03–43 |
Статистичні звіти з особового складу (копії) |
|
Постійно, ст. 302 «б» Переліку № 578/5 |
|
|
03–44 |
Графіки відпусток |
|
1 р., ст. 515 Переліку № 578/5 |
|
|
03–45 |
Графіки роботи |
|
1 р., ст. 515 Переліку № 578/5 |
|
|
03–46 |
Графік звіряння списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють на підприємстві, з обліковими даними документів ТЦК та СП (органів СБУ, підрозділів СЗР) |
|
Протягом року, п. 34 Порядку № 1487 |
До заміни новим |
|
03–47 |
Листування з питань військового обліку з Міноборони (ТЦК та СП) |
|
5 р., ст. 669 Переліку № 578/5 |
|
|
03–48 |
Листування з органами державної влади |
|
5 р., ст. 669 Переліку № 578/5 |
|
|
03–49 |
Листування з питань господарської діяльності підприємства |
|
5 р., ст. 669 Переліку № 578/5 |
|
|
03–50 |
Книга обліку видачі довідок (про стаж, місце роботи, заробітну плату тощо) |
|
3 р., ст. 535 Переліку № 578/5 |
|
|
03–51 |
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них |
|
50 р. після закінчення книги, ст. 530 «а» Переліку № 578/5 |
|
|
<…> |
|
|
||
|
03–55 |
Журнал реєстрації заяв працівників з кадрових питань |
|
3 р., ст. 122 Переліку № 578/5 |
|
|
03–56 |
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань |
|
75 р., ст. 121 «б» Переліку № 578/5 |
|
|
03–57 |
Журнал реєстрації наказів про надання оплачуваних відпусток (щорічних основних, додаткових тощо) |
|
5 р., ст. 121 «б» Переліку № 578/5
|
Форми, в яких реєструють короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення |
|
03–58 |
Журнал реєстрації наказів про надання відпусток без збереження заробітної плати |
|
75 р., ст. 16 Переліку № 578/5 |
|
|
03–59 |
Журнали реєстрації наказів про відрядження |
|
5 р., ст. 16 «б» Переліку № 578/5 |
|
|
03–60 |
Журнал реєстрації трудових договорів |
|
75 р., ст. 527 Переліку № 578/5 |
|
|
03–61 |
Журнал реєстрації особових справ |
|
75 р., ст. 528 Переліку № 578/5 |
|
|
03–62 |
Журнал обліку посвідчень про відрядження |
|
5 р., ст. 533 Переліку № 578/5 |
Після закінчення журналу |
|
03–63 |
Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, звіряння їх облікових даних з даними районних (міських) ТЦК та СП (органів СБУ, підрозділів СЗР) |
|
7 р., ст. 673 Переліку № 578/5, п. 34 Порядку № 1487 |
Після закінчення |
|
03–64 |
Номенклатура справ відділу кадрів |
|
3 р., ст. 112 «в» Переліку № 578/5 |
Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву підприємства |
* Перелік № 578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5.
** Порядок № 1487 — Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 р. № 1487.
*** ЕК — експертна комісія підприємства, яка займається організацією та проведенням експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві підприємства.
РОЗ'ЯСНЕННЯ
до примірної номенклатури справ відділу кадрів
Примірну номенклатуру справ відділу кадрів розроблено за принципом ієрархічної і логічної послідовності документів — від тих, що визначають правові й організаційні засади діяльності підприємства та відділу кадрів, до документів, які створюються в процесі виконання кадрових функцій.
Під час формування номенклатури справ рекомендовано дотримуватися такої послідовності:
- Локальні нормативні акти — статут, положення про підприємство, положення про структурні підрозділи, правила внутрішнього трудового розпорядку, колективний договір, інструкції та інші документи, що встановлюють правила, принципи й порядок організації діяльності підприємства та роботи з персоналом.
- Розпорядчі документи — накази, розпорядження та інші документи керівника, якими оформлюються управлінські рішення, зокрема з кадрових питань, організації праці та діяльності персоналу.
- Документи, що створюються в процесі діяльності підприємства, — штатний розпис, посадові інструкції, трудові договори та інші документи, які оформлюються, ведуться або використовуються у процесі управління персоналом.
- Планові документи та графіки — плани роботи, графіки відпусток, графіки роботи та інші документи, що визначають заплановані заходи й організацію роботи.
- Звітні документи — статистичні, текстові та інші звіти про діяльність, виконання планів і стан кадрової роботи.
- Службове листування — листи, запити, відповіді та інші документи з питань, що належать до компетенції відділу кадрів.
- Журнали реєстрації та обліку — журнали, книги та інші облікові форми, які використовуються для реєстрації документів і контролю за відповідними кадровими процесами.
- Номенклатура справ відділу кадрів — документ, що систематизує перелік справ підрозділу, визначає їх індекси та строки зберігання.
Основний принцип побудови: спочатку розміщують документи, які встановлюють правила й визначають, як організована діяльність підприємства; далі — документи, якими керівник приймає та оформлює рішення; потім — документи, що виникають у процесі практичної кадрової роботи; після них — документи з планування, звітності, листування й обліку.
Такий підхід допоможе послідовно сформувати номенклатуру справ навіть фахівцю, який складає її вперше. Наведена структура є орієнтовною: конкретний склад справ визначають з урахуванням функцій відділу кадрів і документів, що фактично створюються і надходять у процесі його діяльності.