Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ структурного підрозділу (в т. ч. відділу кадрів) розроблюється не пізніше 15 листопада поточного року, а отже, останнім днем для розробки номенклатури справ відділу кадрів на наступний рік є 14 листопада. Цей обов’язок покладено на посадових осіб, відповідальних за діловодство в структурному підрозділі.
Номенклатура справ розроблюється на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності структурного підрозділу із залученням фахівців, які працюють у ньому, і підписується керівником структурного підрозділу та візується керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів), що передбачено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5.