Згідно з листом Мінпраці від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07 штатний розпис — це документ, що встановлює для підприємства, установи, організації структуру, штати та посадові оклади працівників.
У штатному розписі містяться назви посад, чисельність персоналу та оклади щодо кожної посади. Прийняття, затвердження керівником підприємства штатного розпису проводиться шляхом видання спеціального локального нормативного акта (наказу), що визначатиме кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства.
Отже, покласти на працівника виконання обов’язків за посадою, яка не передбачена штатним розписом, та здійснювати відповідні доплати неможливо. Держпраці радить у такому разі укласти договір про ведення бухгалтерського обліку, керуючись частиною четвертою ст. 8 Закону про бухоблік.